Quant de temps ha de conservar els fitxers dels empleats

Una de les coses més importants sobre Recursos Humans és que tenim un munt de documents. Tones i tones i tones. Per descomptat, molts d'ells són electrònics en aquests dies, però el principi continua. Els recursos humans tenen un registre. I, hem de mantenir aquests registres, però, per quant de temps?

A continuació, es mostren les directrius bàsiques sobre el manteniment de registres de recursos humans. Recordeu, però, que les lleis estatals poden variar d’aquestes directrius. Si les lleis estatals i les lleis federals entren en conflicte, manteniu sempre els registres en funció del requisit que sigui més llarg. És millor mantenir alguna cosa massa temps que no pas prou.

Registres de contractació

Heu de desar tots aquests fulls de vida, notes d’entrevistes, sol·licituds i ofertes de feina, i fins i tot un registre de les vostres recerques a través del sistema de seguiment del sol·licitant durant un any després de la decisió de fer una oferta de feina. Per tant, si entrevistes a un sol·licitant i tot el procés es fa durant tres mesos, no és fins que es prengui la decisió final de contractació que el rellotge comença a marcar-se.

Per què heu de fer això? Si algú pregunta alguna vegada sobre la vostra decisió de contractació, haureu de demostrar que no discriminava de manera il·legal de cap manera, forma o forma. Les lleis, com ara la Llei dels nord-americans amb discapacitats, títol VII i moltes altres, requereixen que demostris que esteu conformes. El manteniment d'aquests registres us ajuda a fer això.

Registres de proves de drogues

Si necessiteu proves de medicaments per a la preocupació, és part del registre de contractació i haureu de conservar una còpia dels resultats durant un any. Si feu proves addicionals de medicaments, ja sigui per un incident laboral o com a part d'una comprovació aleatòria, també haureu de mantenir aquests registres durant un any. Tanmateix, si esteu subjectes a la normativa del Departament de Transport, el termini mínim per als registres de les proves de drogues és de cinc anys.

Nòmines / cronogrames, etc.

La llei requereix que mantingueu aquests registres durant tres anys, però les demandes recents fan que sigui més intel·ligent que les mantinguis durant més temps. Voleu mantenir un registre de quant es va pagar a cada empleat i de quantes hores van treballar durant tota la seva estada a la vostra empresa. Mantingueu els vostres registres com a mínim cinc anys després de la sortida del treballador, independentment de la raó.

Per als empleats exempts, per descomptat, no cal mantenir els registres de temps, ja que el seu salari és el mateix, independentment del nombre d'hores treballades. Tanmateix, si alguna vegada heu classificat malament un empleat com a exempt quan hauria d'haver estat no exempt, els registres que es treballin durant les hores us poden guiar per pagar hores extraordinàries degudes. Assegureu-vos d’incloure com calcula l’empresa el salari. Per exemple, necessiteu fer un seguiment de si es tractava de salari directe, salari més comissió, hores extres, treball a peça o salari horari directe.

Cal fer això no només per qüestions de pagament i impostos, però moltes altres decisions es basen en el nombre d'hores treballades. Per exemple, l’elegibilitat per al FMLA depèn del nombre d’horaris treballats durant un any. Si teniu un empleat exempt a temps parcial, és possible que vulgueu considerar la necessitat d’un registre de temps per determinar l’elegibilitat de la FMLA. També heu de demostrar que heu pagat els vostres treballadors durant totes les hores que vau treballar.

Formulari I-9

Manteniu el formulari I-9 de l'empleat, emmagatzemat per separat dels vostres registres de personal, durant tres anys després de contractar el treballador i durant un any després de la finalització de l'ocupació, si escau.

Informació sobre beneficis per a la salut i les pensions

Heu de mantenir els registres dels vostres plans per a tots els vostres beneficis durant un mínim de sis anys. Els tribunals han afirmat que si un empleat et demana que mereix una pensió més alta, per exemple, és responsabilitat de l’empresari demostrar que no li deu més, ni la responsabilitat de l’empleat per demostrar que sí. Mantingueu totes les descripcions del pla de resum.

Si teniu antics empleats elegibles per a COBRA, estenent els seus beneficis per a la salut, també haureu de mantenir aquests registres durant sis anys per estar segur. La llei no especifica la retenció, però com que es podria aplicar sota la Llei de seguretat de la renda de jubilació dels empleats (ERISA), aquesta llei requereix la retenció durant sis anys. Per estar segur, no llenceu aquests registres.

Records FMLA

Quan un empleat sol·licita el FMLA, haureu de mantenir aquest rastre de paper, fins i tot si negueu el permís durant tres anys. Assegureu-vos que feu un seguiment del permís de cada empleat: quan va començar i quant de temps s’utilitza. Si l'empleat té FMLA intermitent, assegureu-vos de fer el seguiment de cada permís i de documentar el nombre d'hores utilitzades. Cal documentar les dates i el nombre d’hora. Recordeu que el permís intermitent es pot utilitzar durant unes quantes hores diàries o uns quants dies a la setmana. Documentar-ho tot i guardar-los.

Recordeu que aquesta no és una llista completa i només s'aplica als estatuts federals. Pot ser que estigueu subjectes a lleis addicionals de retenció de registres si, per exemple, sou contractista federal o si el vostre estat té normes diferents. En cas de dubte, no ho llenceu.

Podeu accedir a recursos addicionals sobre manteniment de registres i informes obligatoris a la Societat de Gestió de Recursos Humans (SHRM).

Exclusió de responsabilitat: Tingueu en compte que la informació subministrada, tot i que té autoritat, no està garantida per a la seva exactitud i legalitat. El lloc es llegeix per un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d’un estat a un altre i de país a país. Si us plau, sol·liciteu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals per assegurar-vos que la vostra interpretació legal i les vostres decisions siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació és per orientació, idees i assistència.