Visió general dels fitxers de personal i política de fitxers de mostra

Un fitxer de personal és la documentació estalviada pels empresaris de l’historial i l’estat de tota la relació de treball amb un empleat individual. L’empresari manté aquesta documentació d’ocupació en un fitxer de personal per tres motius.

• L’empresari ha de tenir informació precisa i pràctica quan necessiteu accés a la informació per qualsevol motiu. Els canvis en els contactes d’emergència, les adreces dels empleats, el seguiment de les avaluacions del rendiment, les cartes disciplinàries, el reconeixement dels empleats i els materials de la sol·licitud d’ocupació són exemples dels tipus d’informació que l’empresari haurà de poder accedir ràpidament.
• L’empresari ha de conservar la documentació sobre qüestions relacionades amb el personal, com ara la selecció dels empleats, el rendiment, l’historial de treball, la justificació de la compensació i les aplicacions de promoció interna, per esmentar només algunes.

  Una reclamació EEOC, una demanda o fins i tot la necessitat de justificar la manca d’un augment o promoció a un empleat requereix que l’empresari hagi recollit i conservat aquest tipus de documentació de l’empleat.

• Alguns registres federals o estatals requereixen que alguns empleats tinguin registres dels empleats. Organitzar la informació dels empleats en un fitxer de personal té sentit per a l'accés, el compliment legal i la disponibilitat.

Tipus de fitxers de personal

En general, un empresari manté diversos tipus d’arxius de personal, per a ús comercial, per a la confidencialitat dels empleats, la privadesa mèdica i el compliment legal. No conec cap llei que digui quants fitxers ha de conservar un empresari.

No obstant això, hi ha moltes lleis i hi ha bones pràctiques de personal per a la confidencialitat dels empleats, que regeixen el contingut dels fitxers de personal i qui té accés a aquesta informació. Aquests són els fitxers de personal que mantenen la majoria dels empresaris nord-americans. (Les lleis i pràctiques mundials poden ser diferents.)

• Fitxer de personal: Aquest és el fitxer principal dels empleats que conté la història de la relació laboral.
• Fitxer de nòmina: Voleu mantenir un fitxer independent per a tots els problemes de nòmina relacionats amb els salaris i els beneficis.
• Fitxer mèdic dels empleats: La Llei federal de portabilitat i rendició de comptes de l’assegurança sanitària de 1996 (HIPAA) requereix que els empresaris protegeixin els registres mèdics dels empleats de manera confidencial.
• Formularis per a empleats I-9: Necessiteu mantenir un fitxer independent per a tots els formularis I-9 dels empleats (no per empleat), ja que no voleu que hi hagi empleats públics, que estiguin autoritzats a comprovar aquests formularis sota una varietat de circumstàncies..

Accés als empleats als fitxers de personal

Als empleats se'ls permet accedir als fitxers de personal dels seus empleats sota la direcció i supervisió del personal de Recursos Humans. Es considera que els fitxers de personal dels empleats són propietat de l’empresari que té la responsabilitat de mantenir-los i protegir-los.

Exemple de política de fitxers de personal

A continuació es mostra una política de fitxers de personal per utilitzar a la vostra empresa. Es discuteixen els diferents fitxers que es recomanen i qui haurien de tenir accés a cada fitxer.

Política de mostra

La companyia manté tres fitxers de treballadors per a cada empleat.

A fitxer de personal es manté per a cada empleat de (El vostre nom d’empresa). Aquests fitxers de personal contenen documents confidencials i són gestionats i mantinguts pel personal de Recursos Humans.

L'accés a aquest fitxer es limita al personal de recursos humans i assumeix que el gerent de cada empleat manté el seu propi fitxer amb documents rellevants per al rendiment del treballador.

Els documents típics d’un fitxer de personal inclouen la sol·licitud d’ocupació, un formulari de contacte d’emergència familiar, un historial d’accions disciplinàries documentades, un full de vida, un manual de l’empleat i els fulls de sortida de l’empresari, informació personal actual i referències de feina.

No tots els fitxers de personal contenen els mateixos documents, però cada fitxer de personal té alguns documents que són iguals.

Fitxers de nòmines també es mantenen; Els fitxers de nòmina contenen un historial de treballs, departaments, canvis de compensació dels empleats, etc. L’accés al fitxer de nòmina està limitat al personal de comptabilitat i recursos humans adequats.

An fitxer mèdic dels empleats també es manté. El contingut de l’arxiu mèdic no està disponible per a cap persona, excepte per al personal designat pels Recursos Humans i per l’empleat, els registres es conserven al fitxer. Al nom de la vostra empresa), els fitxers mèdics reben el màxim grau d’emmagatzematge i confidencialitat segurs.

Un empleat pot veure el seu fitxer de personal contactant amb un membre del personal de Recursos Humans durant els horaris comercials normals. Cap empleat pot alterar o eliminar qualsevol document del seu fitxer de personal que ha de ser vist en presència d’un personal del personal de recursos humans.

També conegut comfitxers dels empleats, registres dels empleats, fitxers de recursos humans, documentació

Exempció de responsabilitat: Nota:

Susan Heathfield fa tot el possible per oferir assessorament acurat, de sentit comú, de gestió de recursos humans ètics, empresarials i de llocs de treball, tant en aquest lloc web com en aquest lloc web, però no és un advocat i el contingut del lloc, mentre autoritzat, no es garanteix la exactitud i la legalitat, i no es pot interpretar com a assessorament legal.

El lloc té una audiència mundial i les lleis i regulacions laborals varien d’un estat a un altre i de país a país, de manera que el lloc no pot ser definitiu en tots els llocs de treball. En cas de dubte, busqueu sempre assessorament legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals per assegurar-vos que la vostra interpretació legal i les vostres decisions siguin correctes. La informació d’aquest lloc només serveix d’orientació, idees i assistència.