El que els empresaris no han de conservar als fitxers de personal

Els empresaris no han de col·locar articles específics en els registres de personal generals. El contingut dels fitxers i els registres de personal dels vostres empleats és generalment accessible al personal de Recursos Humans, a l’empleat i al gerent o supervisor de l’empleat en algunes empreses.

En altres, l’accés es limita al personal de recursos humans i els empleats poden sol·licitar accés als seus registres. Els advocats també poden fer la citació dels continguts dels registres de personal de les demandes judicials i de les queixes de la Comissió d'Oportunitats Igual (EEOC). Un antic empleat també pot sol·licitar una còpia dels seus registres de personal.

La millor pràctica fa que el fitxer de personal només sigui accessible pels membres del personal de Recursos Humans. Cal mantenir els fitxers de personal sota clau i clau en una àrea d’emmagatzematge que els converteixi en inaccessibles per a altres empleats.

Amb tots aquests usos potencials i els possibles espectadors dels registres de personal dels vostres empleats, un empresari ha de tenir cura de mantenir la documentació imparcial i factual de l’historial d’ocupació d’un empleat en els registres de personal del vostre empleat.

Per tant, voleu aplicar aquestes directrius generals a la documentació que conserveu als registres de personal de la vostra organització.

Directrius per al contingut del fitxer de personal de l’empleat

La informació en els registres de personal ha de ser real.

Opinions del personal de supervisor o de recursos humans; notes aleatòries; xafarderies; rumors infundats; preguntes, informes o al·legacions d'altres empleats que no s’exploren; les denúncies que no s’han continuat, investigat i conclòs; i qualsevol altra informació, comentaris o notes no factuals hauria de ser exclosa del fitxer de personal d'un empleat.

Un dels pitjors exemples de comentaris ofensius que un gerent de recursos humans va trobar presentat en un registre de personal dels empleats, va implicar les notes d'entrevistes del gerent de contractació. Un va afirmar: "Possiblement massa greix per pujar i baixar les escales segons sigui necessari". Imagini el treballador, un advocat i, fins i tot, futurs empleats i supervisors llegint comentaris com aquests.

En una altra empresa, el gerent va trobar notes no fonamentades que els gerents i altres persones havien col·locat en els fitxers de l’empleat, com ara: "Mary està enfadada perquè no va obtenir un augment. Ella va frenar el seu treball amb intenció que es posés al dia amb el seu gerent". Vegeu el problema?

Els registres de personal s'han d’assignar amb cura a les ubicacions apropiades dels fitxers.

Determineu un protocol per als registres de personal de la vostra empresa basant-se en lleis estatals i federals, lleis sobre el treball, com ara la Llei de rendibilitat i rendició de comptes de l’assegurança de salut (HIPAA) i les millors pràctiques de l’empresari.

A continuació, seguiu el protocol. No voleu trobar excuses mèdiques aleatòries incloses al fitxer de personal quan pertanyin a un fitxer mèdic. Tampoc voleu la justificació i la justificació de la promoció d’un empleat al fitxer de nòmines.

Tampoc vol que els registres d'una decisió de contractació que impliquin comprovacions de fons o notes de converses amb antics ocupadors del fitxer de personal.

Els supervisors, gestors i altres empleats que documentin els registres de personal necessiten formació.

Qualsevol persona que tingui accés i pugui col·locar documents en un fitxer de personal de l'empleat necessita formació per a escriure adequadament la documentació.

Afirmant en una amonestació dels empleats que l’empleat era un cop completat, no guanyaràs els registres de personal. Però se sap que els supervisors no formats escriuen declaracions similars i les col·loquen en fitxers de personal del personal.

Millor encara, limiteu l’accés als fitxers al vostre personal del personal de recursos humans que s’encarrega dels registres i sàpiga què s'ha de col·locar en un fitxer de personal.

Balanceu la informació que introduïu en els registres de personal.

Incloure els aspectes positius i negatius de l’historial d’ocupació d’un empleat. Massa sovint, els registres de personal subratllen cada ocurrència negativa i es perden els components positius que experimenta cada empleat. Penseu en recaptures, promocions, recompenses per excel·lència i còpies d'elogis i notes de gràcies.

Reconeixeu la diferència entre les notes personals d'un supervisor sobre el personal informant i els registres oficials de personal de la companyia.

Les notes del supervisor que s’utilitzen per millorar el rendiment, fer un seguiment dels projectes i completar l’objectiu, i de determinar de manera adequada els plans de desenvolupament de rendiment i, per exemple, pertanyen al fitxer privat del supervisor i no als registres oficials de personal de la companyia.

Reconèixer també la necessitat de formar supervisors sobre com prendre notes i mantenir la documentació en el seu fitxer de gestió. A les notes privades s'apliquen els mateixos criteris per als fets, no per a les opinions i per a exemples específics, no a parlar.

Les notes privades del supervisor poden ser citades en l’exemple d’una demanda, de manera que es recomana precaució fins i tot per a notes privades. No es recomana la pràctica dels supervisors que tinguin còpies de registres que existeixin al fitxer de personal oficial del personal en el seu fitxer de gestió.

La contractació de documentació i notes d'entrevistes presenten una mica de dilema.

La millor pràctica és mantenir un fitxer separat per a cada posició que ompliu que inclogui tota la documentació relacionada amb l’emplenament d’aquesta posició des de l’anunci de treball fins a les comprovacions de referència. Els currículums, les cartes de presentació i les sol·licituds dels sol·licitants pertanyen a aquest fitxer excepte que heu de moure la sol·licitud de l’empleat contractat al fitxer de personal de l’empleat.

Aquest fitxer té les llistes de control oficials i els formularis que busquen la representació imparcial de les qualificacions d’un potencial empleat i donen suport a la vostra decisió de contractar el candidat més qualificat. Les opinions i notes de l’administrador de la contractació que es van fer durant el procés de contractació no pertanyen a aquest fitxer.

Els recursos humans poden recollir aquestes notes per mantenir la documentació completa sobre una decisió laboral, però no pertanyen als registres de personal.

Documentació factual sobre les decisions laborals.

Aquesta documentació inclou decisions com la promoció, la transferència a una oportunitat lateral i els augments salarials i pertanyen als registres de personal. Les opinions del supervisor o de l’HH sobre l’empleat no ho fan. La documentació oficial de l’acció disciplinària, com ara l’avís escrit, també pertany al fitxer de personal de l’empleat.

Exemples específics de documentació que no haurien d'estar en registres de personal

La informació següent no ha de ser inclosa als registres de personal. La documentació pot requerir un fitxer independent, es pot classificar com a notes de supervisió o gestió, o no hauria de ser mantinguda en absolut per un empresari.

• Qualsevol informació mèdica pertany al fitxer mèdic.
• La informació de nòmina pertany al fitxer de nòmina.
• Els documents que incloguin números de seguretat social dels empleats o informació sobre classificacions protegides d'un empleat, com ara edat, raça, gènere, origen nacional, discapacitat, estat matrimonial, creences religioses, etc., no s'han de guardar mai als fitxers de personal.
• La documentació de supervisió amb la finalitat de gestionar el treball d’un empleat, establir objectius, retroalimentació i així successivament, s’ha de presentar a una carpeta privada, supervisora ​​o gestora.
• El material d'investigació, inclosa la queixa dels empleats, les entrevistes als testimonis, les entrevistes als empleats, les conclusions, les recomanacions d'advocat i la resolució, a més del seguiment per assegurar-se que no hi ha represàlia, hauria de residir en un fitxer d'investigació separat dels registres de personal.
• Carregueu els formularis I-9 dels empleats en un fitxer o ubicació I-9, lluny dels registres de personal de l'empleat.
• Col·loqueu controls de fons, incloent-hi antecedents penals, informes de crèdit, etc., i els resultats de les proves de medicaments en un fitxer separat que els supervisors, els gerents i el treballador no poden accedir. SHRM recomana aquest fitxer independent o recomana que aquesta informació també es pugui presentar al fitxer mèdic de l'empleat.
• Els registres d'igualtat d'oportunitats dels empleats, com ara els formularis d'auto-identificació i els informes del govern, no s'han de guardar al fitxer de personal ni en cap lloc on el supervisor tingui accés.

Si seguiu aquestes directrius, la vostra organització emmagatzema de manera efectiva historial d’ocupació factual i suportable i registres de personal a les ubicacions adequades.

Exclusió de responsabilitat: Tingueu en compte que la informació subministrada, tot i que té autoritat, no està garantida per a la seva exactitud i legalitat. El lloc és llegit per un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d’un estat a un altre i de país a país. Si us plau, sol·liciteu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals per assegurar-vos que la vostra interpretació legal i les vostres decisions siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació és per orientació, idees i assistència.