Com crear un kit de premsa per a la vostra empresa

És possible que hagueu sentit el terme kit de premsa i potser fins i tot heu rebut un dossier de premsa per alguna cosa. Tot i que la forma i la funció d’un dossier de premsa pot variar molt segons la indústria, la definició acceptada d’una és:

"Un paquet de material promocional proporcionat als membres de la premsa per informar-los, especialment sobre un producte, servei o candidat".

Com que hi ha tanta varietat, anem a examinar els components reals que poden constituir un dossier de premsa i com ensamblar un que doni al vostre producte o servei la millor oportunitat de publicitat gratuïta, també coneguda com a suports guanyats. Si feu el vostre kit de premsa correctament, veureu una devolució moltes vegades superior a la vostra inversió inicial, sobretot si el kit obté el temps de transmissió del producte o del servei a les emissores de notícies o en els enregistraments en línia i als mitjans de comunicació impresos.

Creació del vostre kit de premsa

No hi ha cap llibre de regles sobre la creació de kits de premsa que especifiquin quins components heu d’incloure. Els vostres equips de premsa varien en funció del que esteu promovent i del tipus de suport que rebrà el vostre dossier de premsa.

La majoria dels kits de premsa s’envien per correu electrònic, sovint a persones que tenen assistents administratius, i és la vostra feina crear un dossier de premsa que sigui prou interessant per passar pel porter. El contingut i la presentació són molt importants. També podeu enviar el vostre kit de forma electrònica, tot i que si té deu parts que poden resultar complicades.

El que incloeu és molt important perquè un dossier de premsa ha de ser una manera fàcil de detectar a vostè o al seu negoci. Penseu en ell com a compilació de grans èxits de la vostra empresa, perquè voleu que els mitjans de comunicació sàpiguen sobre vosaltres i els vostres productes i serveis en un paquet ordenat. Els components principals del kit de premsa que vulgueu considerar inclouen els següents elements.

El comunicat de premsa

El comunicat de premsa del vostre dossier de premsa anuncia què publiqueu. Si teniu un producte nou, el dossier de premsa us ajudarà a introduir-lo. Si la vostra empresa es fusiona amb una altra, el comunicat de premsa ho guanyarà.

Podeu incloure diversos comunicats de premsa en el vostre dossier de premsa. Per exemple, un dossier de premsa de fires pot contenir un comunicat de premsa de fusió per a empreses, tres nous comunicats de premsa de productes i un comunicat de premsa que anuncia un nou director general.

Tanmateix, no inclogueu més d’un comunicat de premsa si podeu evitar-ho. Si envieu un dossier de premsa a un editor, només necessitareu un comunicat de premsa. Recordeu, quant més inclareu, més feina feu la gent. Voleu que la seva feina sigui el més fàcil possible.

Una breu carta / taula de continguts

Això és especialment útil per a qualsevol tipus de dossier de premsa que inclogui molts elements diferents, però igualment importants. La vostra carta es pot dirigir als mitjans de comunicació agraint-los el seu interès per endavant i, a continuació, podeu proporcionar un resum del que s’inclou i indicar per què el producte o el servei els seria interessant. Assegureu-vos que el nom i la informació de contacte del vostre contacte multimèdia siguin correctes.

Un fulletó

Els professionals del PR utilitzen kits de premsa per anunciar un producte nou, però també podeu incloure el vostre fulletó. Els fullets són especialment útils per explicar el vostre producte o servei, a més d’un senzill comunicat de premsa. No és només un element visual, sinó que pot proporcionar informació tècnica de manera directa. Per obtenir una fitxa de premsa de fira, podeu incloure diversos fullets que donen a l’editor / reporter una gran quantitat d’informació sobre tots els vostres productes / serveis.

Mostres de productes

Si el vostre producte és prou petit, i podeu fer-ho, haureu de posar una mostra a la carpeta de premsa. Això permet als editors i als periodistes provar el producte pel seu compte. Per descomptat, assegureu-vos que el producte funciona abans d’enviar-lo a un editor. No voleu enviar Amb cable revista un nou tipus de llanterna que s'encén en flames mentre funciona.

Si el vostre producte és massa gran i us farà una demostració a la vostra instal·lació, inclogueu aquesta informació perquè l’editor / reporter pugui arribar a la vostra ubicació i veure el producte de prop. O, si el vostre stand de fira té una demostració, és una bona manera de donar a molts editors i periodistes de tot el país la possibilitat de veure el vostre producte en acció.

Si només teniu algunes mostres, creeu un paquet de premsa per nivells. Els mitjans de comunicació de primer nivell només poden consistir en cinc o deu punts de venda, però seran els més importants.

Cobertura de premsa anterior

Si abans heu rebut una cobertura multimèdia gratuïta, podeu incloure un full que detalli aquests mitjans de comunicació. Però no envieu la cobertura dels mitjans a un competidor directe o no es cobrirà. Per exemple, si Casa bella heu publicat una peça al vostre producte i no l’heu enviat House & Garden perquè diran que ja estava coberta per una publicació de refugi. Tanmateix, si el vostre producte va aparèixer en un segment de CNN, incloeu-ne l’exposició a la premsa.

Full de dades

Això pot ser una addició excel·lent a un dossier de premsa perquè detalla funcions, avantatges i altres informacions específiques d’una manera que educa el reporter o l’editor sobre la vostra empresa i / o productes amb punts d'informació ràpids. Els fulls informatius es poden utilitzar per a llançaments de productes, kits de premsa sobre noves contractacions, conferències de premsa i altres àrees on vulgueu donar a l’editor fets rellevants que poden voler utilitzar paraula per paraula.

Fons de la companyia

L’escriptura d’una pàgina d’història d’empresa pot ser valuosa per als equips de premsa actuals i futurs. Aquest fons detalla els inicis de la vostra empresa i pot incloure on es dirigeix ​​la vostra empresa. S'han d’incloure els principals èxits, així com els guardons o premis. A més, no oblideu els vostres plans d'expansió i desenvolupament de productes. Assegureu-vos d’actualitzar el vostre fons d’origen anualment per incloure qualsevol èxit addicional i moments de referència.

Bios executiu

Ja sigui un nou conseller delegat, un nou executiu de relacions públiques o un nou membre de la vostra junta directiva, aquest és el lloc per informar la gent sobre els que formen el vostre equip.

El bios executiu, juntament amb imatges d’alta resolució, proporcionen a l’editor informació de fons molt necessària sobre el nivell de gent que hi ha darrere de l’empresa. Algunes publicacions imprimeixen una paraula per paraula bio, així que escriviu la bio en el punt de vista de tercera persona i no en primera persona. Conserva totes les biografies en una pàgina i inclou premis i reconeixements, però no hi ha informació personal que no sigui afiliació a la indústria.

Full de cotització i PMF

Un full de pressupostos, que conté cites de persones de la vostra empresa, és una manera simplificada de donar cita als editors ocupats que necessiten per completar un article sense obligar els editors a localitzar la persona de relacions públiques d’una empresa.

Aquest full pot contenir pressupostos dels vostres executius, desenvolupadors de productes i fins i tot dels vostres clients (també coneguts com a testimonis). Un full de pressupostos pot respondre a les preguntes més evidents que probablement tindrà un editor. Assegureu-vos que cada cita es llegeix correctament en paper, ja que és molt probable que la cita s’utilitzi literalment en paper.

Inclou imatges d'alta resolució en una unitat flash

Hi ha imatges rellevants per al vostre dossier de premsa? Si és així, assegureu-vos que són imatges d'alta resolució emmagatzemades en un pràctic dispositiu de mitjans com una unitat flaix o un CD. També podeu incloure imatges d’alta resolució al vostre lloc web per descarregar els mitjans de comunicació. Assegureu-vos d’incloure l’enllaç directe a la galeria d’imatges en el vostre material de la premsa.