3 Escenaris quan es comunica en línia no és correcte

Hi ha tantes maneres de comunicar-nos en línia. Hi ha missatges de correu electrònic, missatges de text o missatges de text a través d’una de les moltes aplicacions que hi donen suport. Però l’ús de correu electrònic o de missatgeria no sempre és la manera més efectiva de comunicar-se.

En determinades circumstàncies, hauríeu d’evitar-los. És clar, és fàcil amagar-se darrere de l’ordinador i dir el que vols dir a través del teclat. Però de vegades necessiteu sortir al món i utilitzar la vostra veu.

Aquí teniu tres situacions en què seria millor que no fes clic.

Eviteu colpejar els enviaments per resoldre els conflictes

Hem estat part d’un missatge de correu electrònic o missatge entre dues parts que intenten resoldre un problema. De vegades, pot ser que sigui un dels dos participants principals o, potser, simplement un dels molts que algú es va sentir obligat a incloure'l.

Amb cada resposta de correu electrònic o missatge, el problema augmenta. Al final, el que potser era un tema relativament petit s'ha convertit en un tema molt més gran. Això sol produir una reunió cara a cara entre les dues parts, així com un supervisor o un gestor per resoldre el conflicte.

En lloc d’utilitzar el correu electrònic o la missatgeria per resoldre els conflictes, truqueu la persona o planifiqueu una reunió cara a cara. Si sou el destinatari d'un missatge de correu electrònic o missatge d'algú que intenta resoldre un problema, resisteixi la temptació de respondre per correu electrònic. Prengui el telèfon o entreu a l'oficina de l'altra persona i digueu: "He rebut el vostre correu electrònic i he pensat que podria ser millor si parlem d'aquesta situació en contraposició a per correu electrònic. Teniu uns quants minuts per parlar?"

Si el correu electrònic és la vostra única opció, no copieu-ne altres. Si ho feu, augmenta el problema. Si heu rebut aquest correu electrònic, no feu clic a "respon a tots". Respon només a la persona que ha enviat el correu electrònic. Si "respongueu a tots", la vostra resposta hauria de dir: "Li agraeixo que m'atreveixi aquesta situació. T'enviaré només un minut per discutir". Això alertarà a tothom que s’hagi copiat de la situació que tingueu cura de la situació individualment.

Eviteu colpejar l'enviament quan estiguis trastornat

Després d’una situació o interacció molesta, el que necessitem és un període de refredament. El correu electrònic i la missatgeria no es presten a això; és instantani pel disseny. En el seu lloc, una vegada que s’hagi calmat, truqueu o visiteu l’individu per parlar de la situació. Si esteu rebent el final d’un correu electrònic mordaç, eviteu l’impuls de respondre. Doneu-vos temps per calmar-vos i, a continuació, truqueu-ne la persona i demaneu-ne la discussió cara a cara.

En el futur, decidiu per endavant que mai no s’utilitzarà el correu electrònic o la missatgeria quan esteu molest. Fes això un pacte no negociable amb tu mateix.

Si sentiu la necessitat d’escriure alguna cosa quan us molesta, escriviu un missatge a mà. No ho introduïu en el correu electrònic, fins i tot si no teniu la intenció d’enviar el missatge. No seria la primera persona que va colpejar accidentalment el "enviar" en lloc del botó "desar".

Eviteu colpejar l'enviament per enviar notícies incorrectes

A ningú li agrada rebre notícies dolentes i rebre-la per correu electrònic o un missatge pot afegir sal a la ferida. Alguna vegada has enviat un correu electrònic a un client per dir-los que la seva comanda es va retardar?

Si la resposta a alguna d’aquestes preguntes és sí, deixeu d’utilitzar el correu electrònic o la missatgeria per comunicar una mala notícia. L’ús de correu electrònic o missatgeria per comunicar notícies dolentes pot enviar el missatge que no us importa o que el problema no sigui prou important per justificar la vostra atenció personalitzada. Quan utilitzeu el correu electrònic o la missatgeria per comunicar una mala notícia, no teniu cap manera de jutjar la reacció de la persona. El més probable és que la gent quedarà decebuda o molesta. Si no esteu lliurant les notícies en persona, els seus sentiments de decepció poden augmentar i crear una situació encara pitjor.

Finalment, quan utilitzeu el correu electrònic o la missatgeria en aquest escenari, apareixerà covard. Els clients, companys de treball, caps i amics aprecien les persones que tenen el coratge de comunicar les males notícies en persona.

Si no esteu segurs si el vostre missatge es qualifica de mala notícia per preguntar-vos: "Vull rebre un correu electrònic o un missatge amb aquest tipus de notícies o preferiria comunicar-ho personalment?". A continuació, actua en conseqüència.

Tot i que no hi ha dubte que el correu electrònic o la missatgeria és un mitjà ràpid i eficaç de comunicació, no sempre és adequat. Seguiu les directrius anteriors i eviteu l’ús de correu electrònic o de missatges quan no s’aconsegueixi fer-ho.