Com reduir la responsabilitat empresarial a les festes de vacances

El major reconeixement que el consum d'alcohol en esdeveniments patrocinats per organitzacions genera una responsabilitat legal important ha tingut un impacte en aquesta institució tradicional, la festa de la companyia, però aquest impacte no és necessàriament generalitzat o greu. Les organitzacions analitzen acuradament els pros i els contres i confien que els empleats actuïn com a professionals fins ara guanyats

En una extensa enquesta de 2015 als empresaris, la Societat per a la Gestió de Recursos Humans (SHRM) va trobar que la majoria de les organitzacions (el 59%) planejaven servir alcohol en les seves festes de final d'any. I només la meitat d’aquests empresaris (el 47%) van dir que intentarien regular el consum d’alcohol mitjançant mètodes com ara:

• proporcionar entrades de begudes o una beguda màxima (el 71% dels enquestats es trobaven en aquesta categoria),
• servir només certs tipus d'alcohol (per exemple, fer vi i cervesa, però no hi ha begudes alcohòliques a la festa) (25%),
• tenir una barra de diners (18 per cent), o
• un altre (11%).

A més, l’enquesta SHRM 2015 va revelar que durant tot l’any, un terç de les organitzacions (un 33%) tenien una política formal o informal que permet als empleats beure alcohol en esdeveniments relacionats amb el treball. (Cada empleat ha de determinar si beure alcohol en els esdeveniments de la companyia és per a ells.)

Les empreses programen i planifiquen festes de vacances amb les millors intencions, premien els seus empleats, fomenten la moral i fomenten l'esperit d'equip. Però aquestes trobades, especialment quan es serveix l’alcohol, poden convertir-se en un entorn per als avenços sexuals no desitjats i per la conducta potencialment il·legal dels empleats si l’empresari no té cura.

Aquest és el cas especialment quan la festa es celebra a una ubicació fora del lloc (que, segons l'enquesta SHRM 2015, és el cas de prop del 67% d'aquestes funcions). En un entorn social fora del lloc de treball, un empleat amb inhibicions baixes pel consum d'alcohol pot comportar-se en un comportament que ell o ella mai no consideraria fer a la feina.

Les preocupacions dels empresaris s'estenen de l'assetjament a víctimes mortals de treballadors

Les festes de vacances porten sovint més que simples intoxicacions. La felicitat pot significar de vegades creuar la línia, que va des de fer una ofensa a un company de feina a violar la llei. A més, en l’entorn de xarxes socials en temps real, es pot publicar ràpidament en línia per tal que tot el món pugui veure-ho en línia.

Les dues primeres accions que un empresari ha de fer abans de la festa inclouen recordar als empleats que el respecte i la professionalitat s’apliquen no només en temps de treball, sinó també en esdeveniments patrocinats per empreses com ara festes d’oficina. I, en segon lloc, els empresaris han d'establir polítiques de mitjans socials que prohibeixen als empleats publicar fotografies o vídeo sense permís de gestió a les xarxes socials.

Són dos bons passos inicials, però cal fer molt més per fer front als problemes legals més greus.

Els empleats estan protegits de l’assetjament sexual i de la discriminació segons el títol VII de la Civil Rights Act de 1964, que cobreix els empresaris amb 15 o més empleats (incloent-hi els de temps parcial regular). El títol VII proporciona dos requisits de conducta per desencadenar la possible responsabilitat per l'assetjament il·legal:

• La conducta no ha de ser ben rebuda; i
• La conducta ha de ser prou greu o bé generalitzat.

No cal que siguin tots dos. La conducta no és il·legal simplement perquè és inadequat o fa que un company de treball se senti incòmode. No obstant això, fins i tot un incident extrem de greu d'assetjament pot ser suficient per constituir una violació del títol VII, especialment si l'assetjament és físic.

Per tant, si un incident de part de l’oficina segueix incidents anteriors de mala conducta, podria constituir l’evidència necessària per assolir el llindar "sever" o "generalitzat", que s’ha de fonamentar la reclamació del títol VII.

La segona responsabilitat legal principal es crea per la conducció borratxa després d'una festa patrocinada per un empresari. En una decisió judicial de 2013 que va rebre una publicitat substancial, un tribunal d’apel·lació de Califòrnia va revertir la concessió de judici sumari del tribunal per a l’empresari. Van descobrir que un empleat que consumia alcohol en un esdeveniment patrocinat per l'empresa i, després de sortir, va copejar a un altre cotxe i va matar al conductor va crear responsabilitat per l’empresari.

"És irrellevant que es produeixin efectes previsibles de la conducta negligent de l'empleat (aquí, l'accident de trànsit) en un moment en què l'empleat ja no actuava en l'àmbit laboral", va declarar el tribunal.

Passos proactius a considerar a la festa de vacances

Tenint en compte aquests riscos legals, els empresaris prudents han de prendre aquestes sis mesures addicionals proactives per disminuir la seva responsabilitat judicial. Alguns exemples clau d’actuacions que es poden recomanar als empresaris són:

• Teniu a la vostra disposició polítiques exhaustives, escrites i antihàssics, que s’especifiquin clarament als manuals dels empleats i que publiquin aquesta política abans de la festa.
• Envieu un memòria que recordi als empleats que actuï de manera responsable a la festa, expressant clarament la manca de tolerància per a qualsevol comportament inadequat, inclosa l'embriaguesa.
• Introduïu el codi de vestuari del lloc de treball a la festa per evitar qualsevol vestit inadequat o suggerent i deixeu que els empleats conegueu les vostres expectatives amb antelació.
• Assisteix a la festa voluntària i no suggereix que l’assistència beneficiï a la persona d’una empresa.

• Si s’ofereix l’alcoholisme, establiu un to de moderació per endavant a través de memòries intercomunicades, correus electrònics, reunions, insercions en xecs de pagament o altres comunicacions, i insisteixi que el consum excessiu d’alcohol no s’acceptarà.
• Limiteu el nombre de begudes o el temps durant el qual es farà servir l'alcohol i proporcioneu substàncies substancials sense alcohol. Serveixi un munt d’aliments i assegureu-vos que el consum d’alcohol no és el focus de l’esdeveniment.

Aquestes mesures no són una garantia contra els problemes de les festes, sobretot si es pren la decisió de servir alcohol. Però poden ser la base de l’empresari per a una defensa eficaç contra la responsabilitat civil si hi ha problemes. Tingueu en compte que hi ha deu raons per què els empleats sovint detesten les festes d’oficina i consideren això quan planegeu la vostra festa anual.