Pla de comunicacions de beneficis empresarials corporatius

Segons estudis realitzats per ADP, proveïdor líder de serveis de gestió de recursos humans i de nòmines, el 80 per cent dels responsables de decisions sobre recursos humans pensen que és important que els empleats entenguin les seves opcions de benefici complet. Malauradament, estimen que només al voltant del 60% dels seus empleats ho fan. Això indica un desglossament entre les expectatives dels líders en RRHH i la realitat que molts empleats no entenen el valor dels seus beneficis patrocinats per l’ocupador.

Els seus empleats saben quins avantatges ofereix la vostra empresa? Es comunica això als empleats existents o és alguna cosa que només veuen durant el reclutament i la incorporació? Teniu un pla de comunicació de beneficis per mantenir-los actualitzats perquè els competidors no els atrauen?

Canviar una varietat de beneficis per a empleats

Els empresaris dediquen molt de temps i diners a assegurar-se que els seus empleats tenen els millors beneficis possibles. Tot això és fer que els empleats siguin feliços i saludables per ser productius a la feina. Basant-se en la investigació més recent, les organitzacions dels EUA gasten al voltant de 0,43 dòlars per cada dòlar de nòmina només per beneficis dels empleats, incloent-hi una assegurança de salut, dental, de visió i de prescripció, assegurança de vida, fons de jubilació, opcions sobre accions, temps de pagament pagat i empleat programes d’assistència.

Aquestes xifres ni tan sols tenen en compte les moltes avantatges i beneficis que les empreses inverteixen per millorar el lloc de treball, com ara la programació flexible, els programes de descompte de les empreses i els vestits de treball informals. I els beneficis continuen augmentant. En una edició especial de 20 anys del seu informe anual de recerca sobre beneficis per a empleats, publicat el 2016, la Societat per a la Gestió de Recursos Humans ha publicat Informe de recerca sobre beneficis per a empleats de 2016, va assenyalar que, en comparació amb la dècada dels noranta, els empresaris ofereixen als empleats un paquet de beneficis molt més rics que mai, com a resultat d’intentar augmentar les taxes de retenció i millorar els esforços de contractació en un mercat competitiu.

Comunicar els avantatges dels empleats

El problema és que les empreses no estan fent prou per comunicar el valor dels seus programes perquè els empleats els coneguin o entenguin les seves opcions. Massa empreses sovint limiten els seus esforços de comunicació a moments específics, com durant els períodes de contractació, incorporació o obert.

La bona notícia és que en el món actualment basat en la tecnologia de la tecnologia, hi ha diverses maneres de comunicar els avantatges dels empleats amb la vostra plantilla. És important assenyalar que cada empresari voldrà avaluar com els empleats prefereixen ser informats i després desenvolupar plans per aprofitar aquests recursos quan creen comunicacions. Seguiu llegint per conèixer algunes de les diferents maneres en què els empresaris comparteixen informació sobre plans de beneficis amb els empleats.

Materials impresos

Des de pàgines impreses simples fins a campanyes de màrqueting a gran escala, moltes empreses recorren a documentació escrita i impresa per compartir informació sobre els beneficis del grup d'empleats. Això pot ser molt efectiu perquè la informació es pot difondre ràpidament a tots els empleats en qualsevol època de l’any. Les comunicacions de màrqueting també es poden reforçar durant les hores punta, com ara la matrícula oberta i el processament d’un treballador. Addicionalment, es pot editar la documentació escrita i impresa de la informació sobre els beneficis, ja que canvien els plans de beneficis.

És important assenyalar que tota la documentació escrita hauria d’incloure l’accés a una explicació detallada dels beneficis proporcionats pels administradors del pla. Creeu un conjunt de documents de beneficis impresos per als empleats que incloguin horaris i quantitats de cobertura, i un conjunt de documents que estiguin dissenyats per proporcionar informació bàsica sobre els beneficis als candidats abans que siguin contractats per a ocupació. Si el vostre lloc de treball és multicultural, és possible que també vulgueu crear un conjunt de documents que es tradueixin a altres idiomes per facilitar-ne la comunicació per a tots els empleats.

Reunions d'informació

Ja siguin tractats de manera informal o mitjançant sessions formals facilitades pels administradors del vostre pla de beneficis, les reunions de beneficis poden ser una manera eficaç de respondre ràpidament la informació i les preguntes del pla. Fes que sigui una política que tots els nous contractistes tinguin l'oportunitat de parlar amb un administrador del pla de beneficis abans de seleccionar els beneficis per a l'any que ve.

L’administrador de beneficis in situ també pot estar disponible per programar reunions amb els empleats si tenen preguntes específiques sobre com utilitzar els seus beneficis. Això pot ser especialment important si hi ha problemes de reclamació. Durant la inscripció oberta, assegureu-vos que l’equip administratiu del pla també està disponible per dur a terme converses per destacar les actualitzacions importants del pla de beneficis i animar a més empleats a participar en les ofertes del grup.

Mètodes de comunicació digital

Ara vivim en un món on la comunicació digital s'ha convertit en la norma. La comunicació digital inclou correus electrònics, missatges de text, missatgeria instantània, aplicacions per a mòbils i molt més. Penseu en com podeu obtenir informació sobre beneficis als vostres empleats de manera regular per recordar-los tots els avantatges que tenen.

Per exemple, durant la primera part de l'any, molts dels vostres empleats estaran pensant en fer-se en forma, perdre pes o desenvolupar altres hàbits més saludables. Utilitzeu aquesta vegada com a oportunitat per compartir informació sobre el programa de benestar de l'empresa o com es compromet a ajudar els empleats a deixar de fumar. Durant els mesos d’estiu, quan les activitats a l’aire lliure augmenten i els nens estan fora de l’escola, és possible que vulgueu incloure informació sobre com quedar-vos al sol amb seguretat i beneficis familiars.

Una bona regla quan es fa servir la comunicació digital és mantenir els missatges breus i puntuals.

Portals i llocs web de beneficis corporatius

Les enquestes d’ADP indiquen que nou de cada deu grans empreses i set de cada deu empreses mitjanes disposen d’un portal de beneficis basat en web per a allotjar informació i recursos sobre els empleats. Aquesta és una manera segura perquè els empresaris comparteixin informació important sobre les prestacions i instruccions per inscriure's als plans de beneficis. Els llocs web de beneficis s'han de xifrar al més alt nivell possible i s'han dissenyat amb un procés d’inici de sessió únic per protegir la informació de salut personal i altres dades, bloquejades després de les credencials de l’usuari.

Aprofitar al màxim un portal web per a la comunicació de beneficis pot incloure:

• Configurar un sistema senzill per accedir al portal en línia i mitjançant dispositius mòbils
• Afegeix contingut valuós relacionat amb els beneficis i els objectius de benestar dels empleats
• Proporcionar un número de contacte central on els empleats puguin obtenir ajuda en directe
• Compartir actualitzacions i plans de documents que es poden descarregar a la carta
• Enllaçar el lloc web de beneficis amb la intranet de l'empresa
• Garantir que el lloc web compleix 508 perquè tots els empleats tinguin accés
• Inclou contingut que sigui fàcil de traduir a altres idiomes
• Afegir un glossari de terminologia de beneficis bàsics i una biblioteca de temes de beneficis

Comunicacions de xarxes socials

Les xarxes socials també poden ser una manera molt eficaç de comunicar els beneficis dels empleats. Molts empleats consideren que això és una manera amigable de tractar els recursos humans. Cada empresa hauria de tenir accés a la seva pròpia pàgina d’empreses o, si més no, crear-ne una per tal de comunicar-li actualitzacions importants, incloent-hi informació sobre els plans de beneficis.

Seleccioneu una de les principals xarxes de xarxes socials, com ara Facebook o Twitter, per permetre la major quantitat d’opcions d’intercanvi i de contingut. Assigneu un administrador de beneficis i un membre de l'equip de màrqueting per treballar junts per crear missatges de beneficis que fomentin la participació en els plans del grup. Comparteix consells sobre salut i benestar, consells de responsabilitat financera i actualitzacions dels períodes de matrícula. Inclou històries d'èxit i imatges dels empleats que compleixin els seus objectius de benestar.

Declaracions de compensació total

Per tal de tenir un major impacte a l'hora de comunicar els beneficis, es recomana que la seva empresa remeti almenys una declaració anual de compensació total a tots els empleats. Aquest és un document que està organitzat per salaris, beneficis i altres avantatges que la companyia ofereix als empleats. És un document escrit que mostra en blanc i negre la quantitat que la companyia inverteix en cada empleat.

Com ho demostra la investigació, molts empleats no es donen compte de què els beneficia els llocs de treball, de manera que una declaració de compensació total pot crear un diàleg significatiu entre vostè i els empleats.Si no sabeu com crear una declaració de compensació o compensació total, col·laboreu amb un proveïdor de tercers per organitzar totes les vostres dades en un document central. Proporcioneu una còpia de correu electrònic de la declaració de compensació total, així com una còpia digital que podeu enviar per correu electrònic als empleats.

Bones pràctiques addicionals

En preparar els materials, eviteu l'argot. De fet, no assumeixi que els empleats entenguin fins i tot terminologia de beneficis bàsics. Quan es comunica amb els seus empleats, mantingui les coses simples i en termes que puguin entendre. Si hi ha conceptes complexos que necessiten més explicacions, utilitzeu el vostre portal web per crear un glossari de terminologia que puguin revisar quan sigui necessari.

És important planificar tan aviat com sigui possible abans dels períodes punta d’inscripció per tal d’augmentar les possibilitats que els empleats comprenguin els seus beneficis. Utilitzeu una varietat de suports perquè cada generació i cultura absorbeixen la informació de manera diferent.

Busqueu el suport de l’administrador del pla de beneficis quan es recullen materials addicionals, inclosos els materials de màrqueting i els documents de resum del pla. Sigui creatiu i mantingui els beneficis per als empleats. Tindreu més èxit en transferir el valor dels beneficis als vostres empleats, de manera que s’aprofitaran d’aquests avantatges de l’ocupació.