Obteniu suport per al lideratge executiu en la gestió de projectes

Els gestors de projectes tenen una feina difícil. Per la seva naturalesa, assumeixen la responsabilitat de formar un equip eficaç per aconseguir i assolir noves iniciatives. Com que els projectes abasten tota la feina feta en una empresa, incloent iniciatives temporals i úniques, així com la rutina de les operacions diàries, cada projecte és una nova aventura.

Afegiu la realitat que els projectes són com innovem; Com executem l'estratègia i com construïm la infraestructura i les capacitats de la nostra organització, és evident que els líders superiors han de fer tot el que estigui al seu abast per donar suport als gestors de projectes de la seva empresa.

Un dels factors més importants que promou l’èxit del projecte és la presència d’un patrocinador executiu compromès i eficaç. Aquesta posició ha estat associada a l'èxit dels projectes en estudis de la indústria, però una revisió de la literatura que descriu les pràctiques reals al voltant del patrocini suggereix que tenim un llarg camí per recórrer per institucionalitzar la presència i les pràctiques del rol de patrocinador a les nostres organitzacions. Una mica de context és apropiat. Primer, revisem les responsabilitats principals del patrocinador.

Responsabilitats primàries del patrocinador executiu d'un projecte

• Assumir la responsabilitat dels resultats d'un projecte. (Aquest punt es descriu sovint com una responsabilitat compartida amb el gestor del projecte).
• Encarrega el projecte i confereixi autoritat al gestor del projecte i als membres de l’equip principal.
• Donar suport a l'equip del projecte per obtenir recursos i visibilitat.
• Assegurar la presència i el suport de valors d'equip efectius, incloent-hi la responsabilitat i la transparència.
• Donar suport a l'equip davant de dificultats extraordinàries.
• Coneix el gestor del projecte.
• Defensa l’equip del projecte contra les interferències organitzatives.

Què passa quan el patrocinador executiu està fora de la imatge

En absència d’un patrocinador executiu solidari, totes les responsabilitats anteriors s’enfronten al gerent del projecte que ja està sobrecarregat, que normalment no té amplada de banda ni cap polític per complir aquestes tasques. La manca d’un patrocinador eficaç augmenta el risc de problemes del projecte, incloent però no limitant-se a: fracàs, rendiment subtil, contra objectius de temps, costos i qualitat i augment de la confusió de l’equip.

En poques paraules, la presència d’un patrocinador executiu eficaç és un factor diferencial positiu per al treball complex de dur a terme amb èxit les nostres iniciatives temporals i úniques més importants. Tenint en compte la importància òbvia del paper, podria ser raonable suposar que la majoria de les organitzacions treballen amb els patrocinadors executius de debò. Lamentablement, una mica de temps real en el món real suggereix el contrari.

Un cop d'ull a com les nostres organitzacions tracten el paper del patrocinador executiu

Com a instructor de gestió de projectes en gestió de projectes, tinc la sort de conèixer regularment les pràctiques de gestió de projectes dels ocupadors dels meus estudiants en una àrea metropolitana important. De les empreses de la fortuna 100 a les petites empreses emprenedores i les empreses sense ànim de lucre, les organitzacions representades són una mostra de la nostra economia.

Tot i que seria raonable esperar en aquesta època on les pràctiques de gestió de projectes estiguin ben establertes que la majoria de les empreses mostressin pràctiques madures al voltant del paper del patrocinador executiu, en realitat, la situació és exactament el contrari. Algunes troballes no científiques de la meva enquesta informal anual sobre estudiants MBA sobre el paper del patrocinador executiu a les seves empreses:

• De mitjana, més del cinquanta per cent dels estudiants descriuen la seva empresa com que no tenen pràctiques formals al voltant del patrocini executiu.
• Poques empreses tenen una formació formalitzada o una descripció estandarditzada per al paper i les responsabilitats del patrocinador.
• Encara no tinc cap informe d'estudiant que la seva empresa ofereix formació als seus patrocinadors executius.
• Hi ha pocs acordos coherents sobre la responsabilitat del patrocinador per a l'èxit del projecte.
• Quan els estudiants entrevisten els responsables de projectes de les seves empreses sobre la seva satisfacció amb el rendiment i el suport dels patrocinadors, la majoria dels enquestats va expressar la seva frustració.

Una revisió de les enquestes més formalitzades de les associacions industrials i consultores privades reforça la validesa general de les aportacions dels meus estudiants. I mentre l’estat actual de la pràctica del patrocini executiu pot deixar lloc a millores, els gestors de projectes no tenen més remei que seguir avançant amb les seves iniciatives. No obstant això, hi ha alguns passos que els gestors de projectes poden fer per reclutar un suport executiu molt necessari.

Com obtenir el suport executiu del vostre projecte

1. Contractar un patrocinador. Si el vostre projecte té implicacions estratègiques per a la vostra empresa, directament per a clients o indirectament, permetent activitats internes més eficients i eficaces en suport dels clients, haureu de contractar un patrocinador. Treballeu directament amb el vostre administrador d’informes o el cap de la vostra oficina de gestió de projectes per reforçar la importància del projecte i demanar ajuda. Destacar el paper i les responsabilitats del patrocinador tal i com s'ha identificat anteriorment i assenyalar la investigació de la indústria que correlaciona l'èxit del projecte i el patrocini efectiu.

1. Formeu el vostre patrocinador. Emfatitzar el paper com a estratègic, no tàctic ni com a capçalera. La majoria dels executius tenen el paper d’un patrocinador sense formació formal ni fins i tot de context per a les seves responsabilitats. Tot i que esteu en un paper incòmode de formar un executiu, la majoria d’aquestes persones aprecien el vostre context i orientació. Els problemes de rendició de comptes, de reforçament de valors i de protecció de l'equip haurien de ser el principal objectiu a l'hora d'embarcar al vostre patrocinador executiu.
2. Participar activament i involucrar el vostre patrocinador. Les relacions de millor gestor de projectes / patrocinadors executius són molt interactives. És important que les dues parts estableixin un protocol de comunicació clar per actualitzar les activitats del projecte, així com marcar i respondre a emergències. El gestor del projecte hauria d’animar el patrocinador executiu a assistir a reunions d’estatus o d’equip de tant en tant per mostrar interès genuí i servir de animador actiu per a l’èxit de l’equip.

1. Demaneu-vos el suport del vostre patrocinador. Sempre és útil tenir a algú amb més experiència que observant i oferint comentaris i suggeriments constructius i positius sobre el vostre rendiment. Deixi que el vostre patrocinador sàpiga que us donen la benvinguda a aquesta entrada del vostre disc per millorar i, quan es rep, accepteu-la amb gràcia.
2. Aprofiteu el patrocinador amb cura per als grans problemes. Aneu amb compte de no veure ni tractar el vostre patrocinador massa en qüestions tàctiques. El millor i millor ús del vostre patrocinador és ajudar els recursos més segurs; servir de portaveu de l’equip del projecte al grup de gestió més ampli i ajudar-vos a reforçar els valors essencials de l’equip. Hi ha un acte d’equilibri que el gestor del projecte ha de respectar a l'hora de considerar el patrocinador en activitats d'equip.

La línia de fons

El paper del patrocinador executiu és una de les peces més importants del trencaclosques de l'èxit de les iniciatives del projecte. Els responsables de projectes encertats comprenen l'important que és aquest paper i treballen per obtenir un suport executiu al nivell i la intensitat adequats. Si el rol del patrocinador és absent o imprecís, feu-vos-ho capaç de contractar i formar els vostres patrocinadors executius per ajudar-vos, el vostre equip i la vostra empresa a tenir èxit.