Com ha de pensar el personal de recursos humans en qüestions cada dia

La pregunta dels empleats sembla senzilla, directa i ha de ser fàcil de respondre. Dret? No, si el vostre treball està en Recursos Humans. Fins i tot la pregunta més senzilla sobre els empleats planteja innombrables banderes vermelles per a l’equip humà de l’empresari. Un cop més, camineu pel camí de cinc puntes. Com satisfeu els cinc agents interessats mentre tracteu l’empleat actual?

Què és millor per a l'empresari? Què és millor per a l’empleat? Què és legal o requereix una agència governamental? Què marca el precedent per a les decisions futures i el tractament just dels empleats? Quina decisió us farà demandar amb tots els costos i agreujaments concurrents?

No podeu prendre una decisió, tret que la decisió satisfaci els cinc grups d'interès, fins a cert punt. És realment una meravella que de vegades siga l’interessat dels empleats que pateix? A continuació, s’explica de quina manera els pobles de Recursos Humans han de pensar i prendre decisions per respondre a una pregunta dels empleats. Utilitzem la modificació d’aquesta política de viatges de fires d’empreses com a exemple.

Com es pensa, fa decisions, i respostes?

La pregunta proporcionada per un lector semblava bastant simple. Un empleat, que viatja per negocis com a empresa per a fires i altres esdeveniments de clients, va voler estendre el seu temps a la ciutat de l'esdeveniment utilitzant el temps de vacances. No hi ha cap problema.

No hi ha cap problema, és a dir, fins que HR no li va informar de com es cobraria la jornada pel seu temps de vacances pagat. Amb simpatia tant per l’HH com per l’empleat, heus aquí com ha de pensar i prendre decisions.

L’empleat va viatjar diumenge a una fira. (No hi ha cap problema amb aquest temps de viatge; l'empresa, per política, que tots els empleats entenen, no paga el temps de viatge de cap de setmana per als empleats exempts.) L'empleat va treballar de dilluns a dimecres a la fira i va voler començar a utilitzar el dia de vacances després de l'esdeveniment..

Bé, va dir que el gerent de recursos humans, dijous i divendres són dies de vacances. No, va respondre l’empleat; el dijous normalment anava de tornada a la companyia; ja que aquest dia es pagaria com a part de la meva setmana laboral normal, no és just fer-me prendre un dia de vacances per cobrir dijous. Estàs amb mi?

El pensament de recursos humans i la presa de decisions comença a rodar

Bé, diu el gerent de RRHH, la primera inclinació és cobrar el dijous un dia de vacances, ja que, de fet, l'empleat no fa servir el dia per viatjar de tornada a l'empresa. La persona amb recursos humans, amb raó, no vol haver de prendre decisions de desocupació dels empleats en cada cas, per als empleats que assisteixen a esdeveniments patrocinats per l'empresa.

Comprovant amb un parell de CEO i una altra persona amb recursos humans, ambdues decisions tenien simpatitzants. Si s'esperava que l'empleat tornés de la conferència el dimecres i treballés el dijous, el dijous hauria de ser un dia de vacances.

Si el dijous normalment fos un dia de viatge, es comptabilitzaria com a dia de treball, no com a dia de vacances. En circumstàncies normals, ell viatjava de totes maneres i la companyia no havia de penalitzar-lo perquè va estendre la seva estada amb unes vacances.

Però ha optat per no viatjar, però anar de vacances, van dir els dissidents. Aquest no és el problema de l’empresa i només paguem el temps de viatge si l’empleat fa servir el dia de la setmana per viatjar de nou. Com que no paguem cap temps de viatge els caps de setmana i no hi ha cap dia de viatge, els empleats només haurien de pagar si estan treballant.

A més, normalment, un empleat, tret que tingués assignat un desavantatge a l'estand, tingués previst viatjar el dimecres i informar-se del treball el dijous.Podria arreglar-se per arribar tard amb el seu gerent si el seu vol era d'ulls vermells.

En aquest cas, cap pregunta: el dijous s'hauria de cobrar com a dia de vacances. Però, quina ha estat la pràctica passada a l'empresa? S’espera que els empleats viatgin el dimecres, si és possible, o el dijous el dia normal de viatge per tornar.

La majoria dels empleats volen tornar a casa i treballar al més aviat possible. Així doncs, viatgen a casa dimecres si qualsevol vol és possible, en lloc de passar una nit soltes en una ciutat estranya sense res a fer.

Aquesta és també una qüestió del sector dels empleats públics i privats. Si sou un empleat del sector públic, que sovint treballa sota les condicions negociades d’un contracte sindical, esperareu consideracions com a pagament per cada minut que treballeu. Si no es tracta d’una indemnització directa, un empleat del sector públic espera que el temps de lliurament de les hores treballades s’espera que també es pagui per viatjar el cap de setmana.

Aquest pensament és anatema per a un empresari del sector privat que espera que els empleats exempts superin la feina i compleixin els objectius. De fet, pensar com un empleat per hora impedirà la vostra carrera i us farà menys valorat com a empleat. A continuació, es mostren alguns pensaments anteriors sobre compensar els empleats pel temps de viatge.

Si l’empleat és un empleat per hora o no exprés, els empresaris han de tenir en compte el temps de viatge pagat, més les hores treballades a la fira. Quan un empleat té dret a superar el temps, aquestes normes s'apliquen fins i tot a la carretera.

(Aquesta és una de les teories sobre per què els empleats no exempts són tan poc sol·licitats per viatjar per esdeveniments i entrenaments dels clients. Les regulacions governamentals fan que el seu cost d'assistència sigui prohibitiu –o si més no– un dolor en els darrers per donar compte i pagar pels empresaris. I, tant com aquestes normes poden inhibir l’ús i el creixement professional dels empleats per hora, les simpaties dels recursos humans són amb els empresaris.)

Consideracions sobre la decisió de recursos humans sobre la política de fires comercials

El següent problema que ha de tenir en compte l’HR, en aquest cas, és que molts empleats viatgen amb freqüència per fer fires i altres esdeveniments d’empresa. Una decisió presa, en aquest cas, té conseqüències de gran abast per a l'empresari i les decisions sobre altres sol·licituds de treballadors en el futur.

Realment vol que prengui aquestes decisions en cada cas? En quin moment comença el treball i les vacances? Quan la fira finalitzi a les 4 pm. dimecres?

Quan surt l'últim avió a la ciutat natal de l'empleat el dimecres al vespre? Què passa si no hi ha avió dimecres? Quina quantitat de documentació i investigació haurà de requerir en RH en el futur d’altres empleats per garantir que les decisions comptables de l’empresa estiguin coherents i justes?

En algun moment, l’HR ha de determinar que una decisió a favor d’utilitzar aquest dijous com a dia de vacances té massa conseqüències per a peticions similars en el futur. L'empleat se sentirà comprensible malament.

Però, ningú en recursos humans, que jo sàpiga, vol passar el seu temps de treball com a policia de càrrega de temps per a persones amb discapacitat. L’empleat està optant per no viatjar amb temps de pagament; pot viatjar de tornada si vol el seu sou i després anar de vacances. Qualsevol altra decisió obre una forma massa gran d’una llauna de cucs.

Un últim pensament per a la persona amb recursos humans implica com s'han tractat els empleats en el passat. Els empleats solen viatjar els dimecres a la nit o al dijous? Si dijous, s’espera que apareguin a l’oficina? Si dimecres a la nit, quant de dijous haurien de treballar?

Si, en el curs normal dels negocis, tornaria dimecres a la nit, el dijous havia de comptar com a vacances. Si, en el curs normal del negoci, viatja el dijous, però també es presentarà al lloc de treball el dijous, i el dijous s'haurà de cobrar com a dia de vacances.

Ah, és la primera vegada que hagis trobat aquesta pregunta? Genial. Teniu l’oportunitat d’establir el precedent i establir la política i les pràctiques de viatge de la vostra empresa.

Probablement, fins i tot arribareu a afegir la vostra decisió al manual dels empleats, de manera que tots els empleats sàpiguen el terreny per guiar-ne la presa de decisions en el futur.

HR aconsegueix una solució

Què li sembla per a una solució a la pregunta actual? Com ha gestionat la companyia els viatges dels empleats a fires i esdeveniments de clients en el passat? Els empleats volen aquella nit i treballen l'endemà o la companyia els dóna marge de maniobra i els permeten volar el dia després de l'esdeveniment i informar-se de treballar l'endemà?

Determineu què ha governat la gestió d’aquestes pràctiques en el passat, segons alguns dels vostres directius que són responsables dels empleats que assisteixen a esdeveniments orientats al client. Les pràctiques anteriors determinaran l’ús d’un dia de vacances –o no– per l’absència del dijous.

Què passa si descobreixes –com és probable– que les pràctiques no han estat coherents i no existeix una pràctica prèvia clara? Dibuixa la línia a la sorra. Digueu-li a l'empleat que es demana actualment, que no té normes per guiar-lo, que pugui utilitzar un dia de vacances per al dijous. Llavors:

• Desenvolupa la teva política,
• Afegiu la política al manual dels empleats,
• Formeu els empleats que viatgin sobre la política revisada,
• Que els directius sàpiguen que la discreció de la gestió ja no guiarà les decisions de viatge dels empleats perquè les decisions no han estat consistents i justes, i
• Utilitzeu la nova política per prendre decisions coherents i justes en el futur.

Idioma de política de viatges per al futur

En una empresa on els empleats viatgen amb freqüència per a les empreses i, sobretot, si el grup d’empleats és gran, seria un malson perquè l’empresa prengués les seves decisions de manera cas per cas i l’empresa mai no podria ser justa. Els requisits de documentació dels empleats afegeixen una càrrega innecessària.

Senyalitzant bé, els empleats que contribueixen a un seguiment de temps durant uns minuts són insultants i degradants: el gerent, els recursos humans i el treballador. I, derrota el vostre propòsit de confiar en els empleats, tractar els empleats com a adults i esperar que els empleats prenguin decisions responsables dins de les directrius establertes.

Per tant, depenent de les necessitats de la vostra empresa, aquí apareixerà la política recomanada com a part de la vostra política general de viatges. (Teniu moltes decisions addicionals per a una política integral)

I, oh, per cert, si només teniu un parell d’empleats que viatgen? Ignoreu tot aquest pensament i presa de decisions en RRHH. Duh! Els gestors poden prendre decisions de comptabilitat de temps en cada cas.

Viatge cap a i des dels esdeveniments patrocinats per empreses:

A (nom de l'empresa), els empleats solen viatjar per negocis. Els empleats assisteixen a reunions de formació o d'associacions professionals, visiten proveïdors i competidors, es reuniran amb els clients i assisteixen a fires comercials i altres esdeveniments d'interacció amb els clients, per nomenar només alguns exemples. Com que sovint aquests esdeveniments es realitzen en llocs desitjables, els empleats solen demanar que utilitzin el seu temps de presa de força o de vacances per estendre la seva estada a la ubicació de l’esdeveniment.

En aquests casos, l'empresa és responsable del cost dels desplaçaments dels empleats, incloent avions, taxis, autobusos de l'aeroport i els mitjans de transport necessaris des del dia en què l'empleat viatja fins a l'esdeveniment fins que l'empleat finalitzi el negoci de l'empresa. L’empleat ha de tenir en compte cada dia de la setmana addicional que s’ha tret del treball després de l’esdeveniment com a temps de vacances pagat, temps de presa de força o permís sense pagar amb permís de gestió.

Tots els costos incorreguts per l’empleat o els companys de viatge per a viatges, menjar, allotjament, transport, etc. durant l’estada, s’han de pagar per l’empleat. La part del bitllet d’avió, que l’empresa va adquirir per a la devolució de l’empleat després de l’assistència a l’esdeveniment o el recorregut del quilometratge, normalment pagada per la devolució de l’empresa per part de l’empresa, es pot utilitzar per tornar a l’empleat.

L’empresa no pagarà despeses addicionals. L’empleat ha de tenir en compte cada dia tret després de l’esdeveniment patrocinat per la companyia.

Sí, aquesta és una resposta llarga a la pregunta de l’empleat sobre l’ús de temps de vacances per ampliar el viatge d’esdeveniments de la companyia. Però és un bon exemple de tots els factors que l’HR ha de tenir en compte en el pensament i la presa de decisions dels recursos humans. No és divertit per a RRHH, però és necessari pensar i prendre decisions per satisfer les necessitats dels cinc agents de la companyia.

No us odieu l'argot de la RH? Comenceu amb la paraula: incentivize.