Saber com, per què i quan documentar el rendiment dels empleats

En el món dels recursos humans i de l’ocupació, la documentació sobre el rendiment d’un empleat pot fer que trenqui la seva capacitat de disciplinar, acabar o promoure, recompensar i reconèixer de forma equitativa els empleats.

La documentació és essencial per als directius i el personal de recursos humans perquè necessiteu un esforç seriós per registrar tots els esdeveniments de la història laboral dels vostres empleats: incidents positius i negatius de rendiment.

Aquí hi ha tot el que els directius i el personal de recursos humans han de documentar acuradament el rendiment dels empleats.

Per què hauria de documentar el rendiment dels empleats

• La documentació proporciona evidència que els problemes de rendiment es van discutir amb el treballador de manera puntual i concisa.
• La documentació ofereix un historial de millora o incapacitat de l’empleat per millorar el rendiment al llarg del temps. És cronològic i una descripció precisa de les accions dels empleats, les accions del gestor i els esdeveniments a mesura que es produeixen.
• La documentació proporciona evidències que donen suport a les decisions de gestió per prendre mesures desfavorables, com ara la disciplina o la terminació amb un empleat.
• La documentació ofereix la prova que un empleat mereix una promoció o una oportunitat disponible sobre els altres empleats que també són elegibles.

• La documentació proporciona evidència que justifica els augments de salaris, les disminucions o per què un empleat no ha rebut cap aportació.
• En cas d’una demanda, la documentació completa i exhaustiva protegeix els interessos d’un empresari. La documentació pot donar suport a les accions de la direcció en acabar amb un empleat sense èxit. També es pot demostrar que el treballador va ser rescindit per raons legals i no discriminatòries.

Què documenteu?

Els gestors han de documentar el rendiment dels empleats, tant en contribucions positives com en fallades de rendiment. Han de documentar exactament el que va fer i va dir l’empleat i el que va fer i va dir el gerent en resposta durant la reunió o la conversa.

Heu de documentar els acords realitzats durant la conversa, els objectius establerts, les millores requerides i esperades i el calendari de millora. La documentació també ha de contenir compromisos que el gestor fa per ajudar el treballador.

Com es documenta

La documentació s'ha d’escriure durant o immediatament després de la reunió o conversa amb l’empleat. En cap moment s’ha de perdre l’escriptura de la conversa el dia en què s’ha produït. L’esperar fins a més tard afecta la qualitat de la documentació perquè es basa en la memòria.

Un dels pitjors errors que cometen els gestors és creure que poden reconstruir un historial d'assessorament dels empleats segons sigui necessari. No hi ha cap persona que tingui experiència en documentació oportuna i oportuna que sigui enganyada per un registre reconstruït. Els directius que reconstruïxen des de la memòria comporten un risc innecessari i inacceptable per a la seva empresa, ja que una història confeccionada no es mantindrà en una demanda potencial.

Necessiteu que la vostra documentació aparegui professional, ordenada i organitzada. Escriviu la documentació com si estiguéssim parlant de la història a un tercer. Mai no se sap qui pot llegir la seva documentació un dia, així que assegureu-vos que reflecteixi la vostra professionalitat. (La part posterior d'un tovalló de còctel, un sobre o una nota adhesiva no es pot considerar com a documentació professional.)

La vostra documentació hauria de dirigir-se al nou gestor d’un empleat si l’empleat obté un nou treball o bé ho fa a la vostra organització. Per a la vostra memòria i per informar al nou gestor de l’empleat, heu de posar el nom i el títol de l’empleat, el vostre nom i títol i la data completa a cada document.

Escriviu documentació que sigui factual, justa, legal, objectiva, completa i coherent. Eviteu opinions (Mike és descuidat. Alice és mandrós. Tom m'estava mentint.), Cridant de nom, editorialitzant (John és un idiota. Mark té un problema d'actitud.), I l'etiquetatge (Mary és irresponsable. George no és un equip jugador.).

Eviteu també interpretar el comportament de l’empleat. (Marsha no pot agradar aquesta tasca. Paula sembla estar al capdavant.) Minimitzeu l’ús de paraules descriptives, com ara adjectius i adverbis (lentament, descuidat, infeliç, malhumorat, groller). Indiqueu el comportament i les accions específiques de l'empleat, no la vostra opinió o la seva interpretació.

En la documentació, cal tenir un registre precís de la conversa. Seguiu-vos amb els fets i escriviu el que vau dir i el que va dir el treballador. Assegureu-vos que la vostra documentació sigui inequívoca i que els fets siguin directes. (En qualsevol situació legal potencial, els errors en qualsevol dels esdeveniments documentats fan que tot el document sigui sospitós).

Finalment, documenteu els acords, compromisos, terminis, millores necessàries, punts de facturació i altres detalls que puguin desaparèixer de la memòria. Assegureu-vos que establiu una data i una hora per a terminis i dates de devolució perquè no es produeixi un malentès.

Coneixeu la política de documentació del vostre departament de recursos humans, que us indicarà quina documentació necessiteu ubicar al fitxer de personal de l’empleat. Qualsevol documentació de les accions disciplinàries segurament s’inclourà.

On documentar i emmagatzemar

Atès que la documentació sobre els empleats és confidencial i privada per al treballador, cal tenir cura que qualsevol documentació siga confidencial per al gerent, els recursos humans i, possiblement, el proper gerent de l’empleat. Per tant, no es recomana posar documentació en un dispositiu d’ordinador compartit. La documentació manuscrita i la documentació d’un gestor impresa s’han de guardar millor en un emmagatzematge bloquejat.

Si seguiu aquestes directrius, quan aneu a RRHH per demanar ajuda per disciplinar, acabar o transferir un empleat a una feina amb un millor ajust potencial, l'HR l'ajudarà a resoldre el problema o millorarà la situació. Quan l’HR us indiqui la documentació, el document, el document o no us poden ajudar; tindreu cobertes totes les vostres bases.

Exclusió de responsabilitat: Tingueu en compte que la informació subministrada, tot i que té autoritat, no està garantida per a la seva exactitud i legalitat. El lloc es llegeix per un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d’un estat a un altre i de país a país. Si us plau, sol·liciteu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals per assegurar-vos que la vostra interpretació legal i les vostres decisions siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació és per orientació, idees i assistència.