Com ser un secretari de litigi

Els secretaris de litigi donen suport a advocats i juristes legals en casos presentats a tribunals i tribunals administratius locals, estatals i federals.

Els secretaris de litigi són empleats en despatxos d'advocats de totes les mides. Alguns secretaris ofereixen un suport purament administratiu. No obstant això, les secretàries de moltes empreses exerceixen un paper híbrid, funcionant com a secretari i com a legalista paral·lel.

A continuació, es mostren algunes de les funcions més habituals d'un secretari de litigis durant tot el cicle de vida del litigi. Els rols de secretaria varien en funció de l'empresa, el tipus de pràctica de litigis i la mida del personal.

Screening de casos

A les firmes demandants, el primer pas d’un cas és examinar el cas per mèrits. El client potencial té una causa d’acció? Hi ha conflictes? El secretari pot ajudar a preparar formularis de detecció de casos i programar reunions inicials entre l’advocat i el client potencial. En alguns casos, la secretària completarà un examen inicial fent preguntes als clients potencials per telèfon. Si el client està signat, la secretària configurarà un nou fitxer de cas i reenviarà el contracte de retenció i altres documents al client.

Investigació

En molts casos, les parts duen a terme una investigació abans de presentar una demanda. Aquesta investigació pot implicar la localització i l’entrevista de testimonis, l’examen del lloc de l’accident i la recopilació de documentals i altres proves. El secretari de litigis pot ajudar en el procés programant reunions i conferències telefòniques en nom de l'advocat, creant llistes de testimonis, organitzant proves i altres documents i creant un sistema de presentació fiable per a documents en paper i electrònics.

Suplicacions

Si es presenta un plet, el secretari prepararà les declaracions en un programa de processament de text. Les declaracions poden incloure una citació, queixa, declaracions jurades, peticions d’admissió i propostes. Sovint, el secretari de litigis crearà carpetes que demanin un pla que organitzin i indexin totes les declaracions per a un cas en particular. El secretari pot presentar aquests documents al jutjat, presencialment o electrònicament, tot i que aquesta tasca sovint és realitzada per un agent legal o un agent judicial.

Descobriment

El descobriment és la fase més llarga del procés de litigi. Durant el descobriment, el secretari de litigis pot realitzar totes o algunes de les tasques següents:

• Preparació de documents de descobriment en un sistema de processament de text, incloent interrogatoris i sol·licituds de producció
• Escriptura, enviament i seguiment de les citacions
• Planificació de declaracions amb diversos agents, incloent l'advocat, els clients, els advocats i els informadors judicials
• Programació d'exàmens mèdics independents i altres nomenaments exigits per les Normes de procediment civil
• Creació de carpetes de descoberta; indexació i presentació de documents de descoberta
• Organització i presentació de documents de cas
• Programació d'exàmens de lloc

• Localització i comunicació amb experts; organització i presentació d’informes experts

Pre-prova

Un cop establerta la data de prova, la secretària ajuda l'equip legal a preparar-se per al judici. El paper del secretari pot incloure:

• Escrivint i formatant documents previs a la prova, incloses les mocions, escrits, citacions i llistes de testimonis
• Recopilació i organització d'exposicions
• Creació, organització i / o indexació de carpetes de proves
• Ajudar a organitzar proves falses
• Seguiment dels terminis i enviament de recordatoris a l’equip legal
• Cites i revisions de documents i documents legals
• Assegurar-se que els documents estan formatats correctament de conformitat amb les normes judicials
• Testimonis coordinadors

Prova

El secretari de litigis exerceix un paper important de suport durant el judici. Les seves funcions poden incloure:

• Preparació, escriptura i formatació de documents de prova
• Coordinar la preparació de gràfics, gràfics i altres imatges visuals de la sala
• Planificació de missatgers, periodistes i experts
• Organitzar, arxivar i gestionar documents, exposicions i carpetes de prova
• Coordinació dels acords de viatge per a advocats, testimonis, clients i altres

Altres tasques administratives

Per a aquells que treballen en el camp de la defensa, el secretari de litigis entrarà en els advocats i paralegals dedicats a cada cas a l'hora i al sistema de facturació de l'empresa. També enviarà factures periòdiques al client i farà el seguiment dels pagaments amb retard. Altres tasques generals realitzades pel secretari de litigis són:

• Producció d’informació mitjançant la transcripció, el format, l’entrada, la recuperació, la còpia i la transmissió de text, dades i gràfics.
• Seguiment dels terminis del cas
• Corresponen a clients, testimonis i consellers oposats
• Respondre al telèfon
• Creació de fulls de càlcul per fer el seguiment de costos, exposicions i altres dades
• Transcripció del dictat
• Manteniment dels sistemes de càrrega
• Enrutament de la correspondència, informes i documents legals
• Organització de conferències de clients i reunions d'advocats
• Preparació dels informes de despeses
• Mantenir el calendari de l’advocat mitjançant la planificació i la programació de conferències, teleconferències, declaracions i viatges

• Comanda de subministraments

Secretari de processos de formació

Molts secretaris de litigis completen un certificat o programa associat en una escola de comerç o universitat comunitària. No obstant això, les secretàries amb títols universitaris de quatre anys tenen les oportunitats més avançades en un bufet d'advocats. La formació en litigis sovint es produeix a la feina. Les secretàries de litigis amb experiència es mouen sovint en altres funcions de l'empresa, incloent-hi càrrecs de gestió de càrregues paral·leles i d'oficines.

Secretari de litigis Competències i coneixements

Les secretàries de litigi han de tenir una varietat d’habilitats interpersonals, tecnològiques i d’oficines, així com coneixements legals i procedimentals. Les habilitats i els coneixements necessaris inclouen:

• Competència en el programari de processament de textos, fulls de càlcul, presentació i temps i facturació; familiaritat amb la suite Microsoft Office
• Competència en equips de transcripció
• Excel·lents habilitats escrites i verbals
• Coneixement de procediments de documentació i de presentació de litigis per a tribunals locals, estatals i federals
• Competència amb bases de dades de documents com Ringtail, Summation i Concordance
• Experiència de presentació electrònica
• Coneixement de procediments d'oficina i terminologia jurídica
• Habilitats d’escriptura fortes
• Competències sòlides d'organització i habilitats multitasca
• Capacitat per interactuar professionalment amb tots els nivells de personal