10 hàbits dels gestors de projectes amb èxit

Per què determinats gestors de projectes porten els seus projectes a temps, amb pressupostos i amb clients satisfets, mentre que altres tenen dificultats? Vegem els deu hàbits que els gerents de projectes amb gran èxit comparteixen per esbrinar-ho.

Aquests hàbits s'esmenten una vegada i una altra en les avaluacions del rendiment i en les revisions de final de projecte en què el client, l'equip o el patrocinador ofereix comentaris al gestor del projecte.

No necessiteu deu anys d’experiència per oferir-vos amb èxit cada vegada. Si canvieu els vostres hàbits i reduïu les vostres habilitats, podeu millorar dràsticament les possibilitats que el vostre projecte sigui un èxit i que també us doni un temps menys estressant a la feina.

Ús de l’equip adequat

Els gestors de projectes més efectius i amb més èxit coneixen les capacitats dels seus membres. Això significa que poden assignar el treball adequat a les persones adequades.

L’ús d’un recurs equivocat en una tasca pot portar-lo a trigar o ser mal fet. Ajuda a conèixer els punts forts i els punts febles de les persones que treballen amb vostè perquè pugueu assignar-les millor a les tasques del projecte.

Gestió de problemes del projecte

Tots els projectes van impactar de tant en tant. Els gestors de projectes d'èxit no els deixen preocupar-se. Coneixen els processos de gestió d’emissions i també la millor manera d’afrontar els problemes a mesura que s’originen.

També podeu fer-ho. Una vegada que sàpigues com avaluar un problema del projecte, descobriràs que la gestió de problemes es converteix en un hàbit fàcil d'incorporar a la teva rutina setmanal. Deixeu una mica de temps per passar pel vostre registre de problemes cada setmana i aviat trobareu que és una feina fàcil mantenir-se al capdavant de la gestió dels problemes.

Com fer front als canvis

Els projectes estan dissenyats per canviar les coses, però aquest tipus de canvi està passant a altres persones. És més difícil gestionar els canvis dirigits directament a l’equip del projecte, alterant el calendari detallat del projecte i creant nous treballs i tot un munt de documentació actualitzada.

Els gestors de projectes encertats tenen un procés de gestió del canvi que segueixen. Seguint els passos definits, és més fàcil convertir qualsevol acció en un hàbit perquè és estructurada i repetitiva.

El procés de gestió de canvis té aquest aspecte:

• Rebre informació sobre el canvi.
• Avaluar el canvi.
• Establiu la quantitat de feina necessària per fer el canvi.
• Prepareu una recomanació sobre si val la pena seguir endavant.

Un cop hàgiu preparat una recomanació, demaneu al vostre patrocinador que prengui una decisió sobre si hauria d'incorporar el canvi o no. Podeu aprovar vosaltres mateixos alguns petits canvis sempre que estiguin dins dels vostres nivells de competència i autoritat. Els responsables de projectes d'èxit saben que fer front als canvis és part de la feina i tenen un pla per tractar-los quan i quan sorgeixin.

Gestió dels costos del projecte

És molt probable que el vostre projecte incorri en costos, fins i tot si no teniu el control total de les cadenes de monedes. Ser capaç d’administrar elements financers al vostre control ha de ser un hàbit. Si no l’acostes regularment i de manera rutinària, trobareu que la feina esdevé tan enorme que és impossible fer-ho bé.

Els gestors de projectes fantàstics es queden al capdavant de les despeses amb els sistemes de presentació que treballen per a factures, pressupostos i estimacions. Acostumeu a utilitzar el vostre programari de pressupost (encara que sigui només un full de càlcul).

No podeu gestionar els costos del vostre projecte fins que no tingueu un pla del que gastareu. Llegiu això sobre com crear un pressupost del projecte perquè pugueu començar.

Fer equip

És possible que l’equip de projecte no estigui treballant directament per a vostè. Per tant, per què el treball en equip forma part dels hàbits de gestors de projectes encertats? És perquè necessiteu que el vostre equip treballi conjuntament de manera eficaç i que necessiteu que les persones implicades en el projecte arribin ràpidament a un punt en què es puguin confiar mútuament. Ho aconseguireu a través de la construcció de l’equip. Tingueu en compte les situacions en què el vostre equip es desfà. El comportament d’intimicació, en particular, és inacceptable.

Comprensió dels processos

El sisè hàbit dels gestors de projectes amb molt d'èxit és que entenguin els processos que existeixen dins del seu àmbit de control. Això vol dir que saben quins procediments de treball cal seguir. No perden temps intentant determinar com escriure un cas empresarial, ja que saben que hi ha un procediment per a això i poden seguir els passos.

Els gestors de projectes més reeixits no són un esclau per processar. Saben quan la cosa correcta és seguir el procés. Saben quan és millor ajustar-lo lleugerament per fer les tasques més fàcils per a tothom. Un exemple d'això seria eliminar la burocràcia d'un petit projecte adaptant els processos en conseqüència.

Actualització de la planificació

Els horaris del projecte no s’han de deixar a l'atzar. Els gestors de projectes més reeixits faran el costum de comprovar regularment els seus horaris de manera precisa i actualitzar-los.

Hi ha moltes maneres de fer el seguiment del progrés del vostre projecte. El més important és que ho feu. Si esteu lluitant per fer d’aquest hàbit propi, reserveu una breu reunió al vostre diari amb vosaltres mateixos i amb el vostre horari una vegada per setmana. Utilitzeu la mateixa hora cada setmana i triga 30 minuts a revisar on sou i on heu de ser. Feu les esmenes necessàries, informeu-les i seguiu el projecte.

Si els canvis de calendari tenen un impacte en la data de finalització del projecte o en la data de lliurament de les principals fites, a continuació, parleu amb el vostre patrocinador. No haureu de canviar els fonaments del vostre pla de referència sense passar per un procés d’aprovació formal.

Gestió del risc del projecte

Saber què incloure en el registre de riscos és una cosa, però la seva revisió habitual i actuar sobre els riscos plantejats és quelcom diferent. No n'hi ha prou d’utilitzar l’inici del vostre projecte per identificar els riscos i no tornar-hi a pensar. La gestió del risc ha de ser part dels hàbits del projecte perquè, sense ella, trobareu que els riscos es converteixen en problemes i us generaran problemes.

És una altra àrea on poden ajudar els processos estàndard i reservar una ranura per fer una revisió del risc. Podeu incloure'l com a part de les vostres reunions d’equip. Habiliteu els seus riscos amb l’equip, tanqueu els que ja no siguin una amenaça i planifiqueu les accions que vulgueu mitigar.

Temps de seguiment

Els gestors de projectes saben molt sobre la gestió del temps del projecte, però això sol ser en el domini de la planificació i la planificació. El que estem parlant és el seguiment del temps cada dia amb més regularitat. Estem parlant de fulls de temps.

Sovint, els equips de projectes no volen utilitzar fulls de temps si no ho han fet abans. Moltes eines de programari de gestió de projectes tenen un seguiment del temps inherent al producte. Això pot fer que sigui més fàcil introduir el canvi en el seguiment del temps com a equip.

Tant si seguiu o no el temps del vostre equip (que es recomana), és important que sàpigues on passa el vostre temps en un dia. Heu de fer l’hàbit de mantenir una nota de com gastareu el temps. Us ajudarà a comprendre si esteu dedicant a les tasques del projecte amb més prioritat. Potser penses que ets, però ets? Els fulls de temps o l’enregistrament del temps d’una forma us ajudaran, fins i tot si es tracta d’un registre horari en un bloc de notes.

Lliurament de canvi de negoci

Finalment, l’hàbit que fa que els gestors de projectes tinguin més èxit és la capacitat d’unificar els resultats del projecte amb els resultats empresarials. Si els usuaris no utilitzen el producte o el programari cau ràpidament fora de servei o els clients no són tan sorprenents com ho són, llavors el vostre projecte ha estat una pèrdua de temps.

Els equips de projecte més reeixits asseguren que saben quins resultats empresarials volen. Construeixen una solució que ofereix aquest canvi de negoci de manera sostenible. El que lliuren quan acaba el projecte s’utilitza totalment i totalment adoptat pel client. És un èxit perquè s'ha construït per ser un èxit des del principi.

Comprendre els objectius de negoci és un criteri clau per a qualsevol gestor de projectes que vulgui incidir en els clients i els grups d'interès. Si podeu demostrar que heu lliurat alguna cosa de valor, és fàcil demostrar l’impacte que teniu i el valor que aporten a l’empresa.

Fes l’habitual de preguntar als teus grups d'interès quin valor empresarial esperen i com volen utilitzar tot el que el vostre projecte els ofereix. Parli amb ells sobre com defineixen l'èxit. Podeu construir-ho en un procés repetible al començament de cada projecte.