Quan es pot acollir legalment el pagament d'un empleat exempt?

Perquè pugueu classificar a un empleat com a assalariat assalariat –és a dir, exempt de les regles de la Llei de normes laborals justes, incloent-hi les hores extres–, heu de complir nombroses condicions. Els deures reals que realitza un empleat han de quedar dins d'una de les categories d'exempció, com ara les vendes externes, la gestió o una exempció d'administració.

Però, una descripció de feina adequada no és l'única cosa que es requereix per a que un empleat estigui exempt de pagaments extres: l’empleat ha de rebre el mateix xec cada període de pagament.

Això significa que si un empleat treballa cinc hores o 55 hores en una setmana, el xec de pagament és el mateix. Els directius no poden deduir els pagaments d'un empleat exempt quan prenen dinars llargs o arriben tard a la feina.

Però, l’empleat no té dret a obtenir un cèntim més en el xec de pagament per fer una setmana de 80 hores per complir un termini. (Les empreses, sens dubte, poden donar bons als empleats, i en situacions que impliquen terminis propers o recollir la pèrdua d’un empleat que surt, es recomanen els bons i altres reconeixements).

Aquesta regla és dura i ràpida. Una vegada que comenceu a deduir-vos del xec de pagament d'un empleat exempt, només l'heu convertit en no exempta. Ara és elegible per al pagament de la pròrroga cap enrere i endavant. Això no és un error que vulgueu fer.

Però, es pot deduir el pagament del xec de l’empleat exempt? Hi ha algunes vegades.A continuació, s’indiquen cinc vegades quan podeu deduir el pagament de l’import de l’empleat exempt.

1. Primera i última setmana

Només has de pagar als empleats els dies treballats la primera i la darrera setmana. Si els vostres períodes de pagament es fan de dilluns a diumenge, amb un cap de setmana de dos dies, i el vostre empleat comença el dimecres, només heu de pagar-la dimecres, dijous i divendres. De la mateixa manera, si el seu últim dia de feina és dimecres, només heu de pagar per dilluns, dimarts i dimecres.

En cas contrari, si un empleat treballa una setmana parcial, per qualsevol motiu, encara heu de pagar la setmana sencera, tret que qualifiqui sota una altra deducció permesa (vegeu els quatre següents).

2. Deduccions ordenades per un tribunal

Aquestes deduccions no són reals: l’empleat continua guanyant la mateixa quantitat de diners; és només que el seu sou és més petit. Si està sotmesa a una ordre judicial per manutenció, pensió alimentària o per pagar els deutes, es pot (i cal) deduir el que la llei requereix i donar-li els diners allà on els tribunals la dirigeixin.

Amb freqüència, amb aquestes deduccions judicials, els empleats no estan feliços amb el que us estan fent. Assegureu-vos que feu clarament dolorós al vostre empleat que només esteu seguint la llei i haureu de fer el que els tribunals han ordenat. Recordeu que en realitat no us estareu amarrant; només pagues algunes de les factures automàticament.

3. Un dia complet sense vacances (vacances)

Si el vostre empleat ha esgotat tot el seu temps de vacances i vol prendre un dia lliure, és possible que es prengui el dia lliure. No haurà de pagar-la per aquest dia si el temps lliure és per a un dia lliure sense relació amb la malaltia. És l’equivalent a un dia de vacances, no a un dia de malaltia.

Per descomptat, depèn de vosaltres si no esteu permès aquest dia lliure sense pagar. Si concediu el dia (o dies) no remunerats, recordeu al vostre empleat que no faran cap treball durant aquests dies lliures. Fent fins a 15 minuts de treball pot provocar el toc de la regla de la paret. Com que els empleats exempts són pagats igual, independentment del nombre d'hores que treballen, fer 15 minuts de treball significa que se'ls paga durant tot el dia.

Si no confieu en que el vostre empleat s’abstingui de respondre correus electrònics, de fer trucades telefòniques o de fer uns pocs minuts de treball en aquest projecte a la setmana vinent, mantingueu el portàtil a l’oficina i apagueu els correus electrònics durant l’hora en qüestió.

4. Un dia complet desactivat (un altre)

Segons la divisió del Departament de Treball, Salaris i Hores dels Estats Units, només es pot deduir un dia complet per motius diferents de la malaltia si no només té un "pla de bona fe, política o pràctica de proporcionar una indemnització pel salari perdut per malaltia; compensar els imports que els empleats reben com a honoraris de jurat o com a testimonis, o com a pagament militar; per les sancions imposades de bona fe per infraccions de regles de seguretat de gran importància; o per a suspensions disciplinàries impagades d'un o més dies complets imposats de bona fe per infraccions de les normes de conducta del lloc de treball."

En altres paraules, no podeu decidir sobre la marxa per atrapar el salari d'un empleat exempt quan heu suspès un empleat per una infracció de la regla.

Heu de tenir un pla que expliqui les condicions en què no pagareu els empleats exempts. En cas contrari, es tracta d'una deducció il·legal si s'acobla a la remuneració d'un empleat exempt i el treballador ha treballat durant una setmana, només ha anul·lat l'exempció.

5. FMLA

Si teniu un empleat que està fora de FMLA durant diverses setmanes, és obvi que no haureu de pagar el treballador exempt durant aquest temps. Ha marxat per dies complets i forma part d'un pla de bona fe. Però, què passa amb la FMLA intermitent?

Així, quan un empleat està autoritzat a passar unes hores a la vegada per fer front als problemes mèdics, ja sigui per problemes propis o per un membre de la família qualificat. La Llei de baixes mèdiques familiars us permet específicament deduir el salari exempt quan utilitza FMLA.

Per tant, si el vostre empleat ha de prendre dues tardes a la setmana per a diàlisi, no us haureu de pagar durant aquest temps.

No obstant això, heus aquí una precaució sobre aquesta deducció. Com que els empleats exempts es paguen per la feina i no per l’hora, si el vostre empleat continua treballant 40 hores senceres i deduïu una paga de mig dia cada setmana quan va a la seva cita mèdica, esteu legalment, però moralment i èticament incorrecte.

Regla general sobre l'acoblament del pagament d'un empleat exempt

Com a regla general, no oblideu deduir res del salari d’un empleat exempt. Si l’empleat es desactiva unes hores durant la meitat del dia, arriba tard o surt aviat, es pot deduir del seu banc de presa de força, però continueu amb precaució quan ho feu. Si l'empleat d'una altra manera és un bon empleat que faci la seva feina, no la castigueu per l'eficàcia amb què fa servir el seu temps.

Si decidiu que voleu deduir el pagament per aquest temps lliure, recordeu que sempre és legal pagar a les persones cada hora. Si feu aquest recorregut, però, el vostre empleat ara és apte per a cobrament de les hores extraordinàries, independentment que compleixi les altres qualificacions per a l'exempció. Així doncs, el vostre desig d’estalviar uns quants dòlars perquè realitza dinars llargs serà superat per l’enorme pagament de la pròrroga que rebrà durant la temporada intensa.

El més important és recordar que els empleats exempts són contractats per fer la feina, no per treballar hores específiques. Tractar-los com a professionals responsables i les possibilitats són, al final, tot sortirà fora.

------------

Suzanne Lucas és periodista independent especialitzada en recursos humans. El treball de Suzanne ha estat present en publicacions de notes, incloses Forbes, CBS, Business Inside r i Yahoo.