Ús de diagrames d’organització com a eina de gestió

Els gràfics d’organització o les cartes d’organitzacions es fan servir breument per mostrar a la gent l’estructura desitjada d’una organització. Aquesta organització "formal" se suposa que reflecteix l'estructura de poder de l'empresa. De vegades, els diagrames d’organització només serveixen per confondre a la gent quant a l’estructura realment. Normalment això no és intencional, sinó que REFLEXA la confusió de les persones involucrades.

Tanmateix, també és possible utilitzar un diagrama d’organitzacions com a eina de gestió, per tal d’accelerar l’assoliment dels objectius de la vostra organització. Examinarem exemples típics de gràfics orgànics "estàndard". Veurem els gràfics orgànics confusos. Finalment, parlarem de l’ús de l’Og Chart com a eina de gestió.

Gràfics d’organització "estàndard"

Normalment, els diagrames d’organització estàndard s’utilitzen per mostrar a la gent l’estructura prevista de l’organització. Aquesta organització "formal" se suposa que reflecteix l'estructura de poder de l'empresa. Sovint només reflecteix l'estructura de la responsabilitat. El poder real de l’organització sovint segueix línies de comunicacions en comptes de línies al diagrama d’organitzacions.

Normalment, els diagrames són de forma piramidal. Mostra a la persona responsable al capdamunt. A continuació es mostren subordinats agrupats, generalment en caixes progressivament més petites. Normalment, les persones que es mostren al mateix nivell horitzontal de la Gràfica d'organitzacions es perceben com a "companys" dins de l'organització.

Aquest diagrama d’organitzacions del Departament d’Informàtica (DOC) de l’Imperial College és típic del gràfic piramidal. El cap del departament té cinc directors que li informen directament, més un subdirector i un comitè de recerca. Cada un dels directors té els seus informes directes mostrats als ovals verds per sota dels seus comitès.

Organigrames confusos

De vegades, els diagrames d’organització poden confondre la gent quant a l’estructura realment. Normalment això no és intencional, sinó que reflecteix la confusió de les persones involucrades. Si no esteu segurs de les relacions funcionals del grup o si canvien sovint, és pràcticament impossible fer-ne una diagrama amb precisió.

Potser el lloc més freqüent per trobar confusos Org Charts és al govern federal dels EUA. El diagrama d’organitzacions de la divisió d’informàtica i matemàtiques del Laboratori Nacional d’Oak Ridge no transmet ràpidament la comprensió de l’estructura de l’Organització. Sembla que suggereixen que onze funcions informen directament al director.

Tot i que l’interval de control (el nombre d’informes directes que un directiu pot supervisar de manera efectiva) varia considerablement, ens costa creure que es tracta d’una organització que funciona de manera òptima. És probable que alguns dels líders de les funcions siguin "més iguals". Si anàvem a traçar el flux de comunicacions dins d’aquesta organització i el temps que cada subordinat passés amb el director, alguns dels informes directes haurien de ser reclassificats com a subordinats d’altres funcions.

Organigrames com a eina de gestió

Els gràfics d'Org solen ser un dispositiu reactiu, més que proactiu. Hem creat una organització o hem permès que evolucioni, i ha crescut. Ja no és clar per a les persones de l’organització ni per a les persones amb les quals interactuen, qui és el responsable de què. Per tant, elaborem un munt de caixes i línies per mostrar a tothom qui ho fa. A continuació, afegim línies de disc i dispositius artificials similars per demostrar que el que vam dibuixar primer no és realment sempre el cas.

Una millor opció, però, és elaborar un diagrama d’organitzacions que reflecteixi on voleu que l’organització vagi, en comptes de reflectir simplement com és ara. Si voleu una organització plana i horitzontal, dibuixeu el diagrama d’organitzacions d’aquesta manera. Demostrar que sis o vuit (o fins i tot onze, com vam veure anteriorment) els directius informen al vicepresident. Demostrar que els deu programadors es refereixen directament al gestor del projecte.

Si la vostra organització confia en cercles de qualitat o equips de producció per assolir la seva missió, haureu de mostrar-ho al vostre diagrama d’ordres. No us sentiu obligat a adherir-vos a les agrupacions horitzontals ia les línies verticals. Si els vostres empleats entenguin més clarament els seus papers, podeu fer servir cercles, triangles invertits o qualsevol altra cosa que necessiteu.

Hi ha molts productes de programari al mercat per ajudar-vos a mostrar com voleu que la vostra organització funcioni. OrgPlus és un exemple dels tipus d'eines que es poden utilitzar per aclarir molts aspectes del negoci, incloses les cartes d'Org.

La manera de fer-ho

L’exemple següent és una representació d’una carta d’organitzacions, que em va impressionar molt. Va ser llançat a una nova era per a una empresa que requeria una acció creativa i nova de tots els seus empleats.

Mostra clarament l’estructura plana i horitzontal destinada a fomentar la comunicació i la innovació. Mostra clarament l’equip format pels dos màxims oficials, indicatiu del que els empleats haurien de fer. No obstant això, conserva les línies inequívoces de responsabilitat final. El president clarament lidera la companyia, però tots els altres saben que han de fer la seva part per tenir èxit.

El camí que ha de ser un diagrama d’organitzacions

Encara és aviat per saber si aquest gràfic d’òrgans tindrà l’efecte desitjat. S’ha aplicat només un parell de setmanes. No obstant això, els agents de la companyia l'han utilitzat clarament com a eina de gestió eficaç per ajudar a impulsar la seva organització cap als seus nous objectius.