Exemple i paraules clau per reprendre l'ajudant administratiu

Un administrador d'oficines eficaç o un ajudant administratiu manté en ordre tot l’oficina, des dels horaris fins als subministraments, i molt més. Sovint, les persones en aquest paper són fixadores: si no saben la resposta a una pregunta, saben qui pot ajudar. També són hàbils a la resolució de problemes (juntament amb la prevenció). Els administradors d'oficines també poden supervisar el personal.

En un currículum d’orientació per a càrrecs d’assistents administratius, voldreu destacar les vostres habilitats de gestió, administració, organització i comunicació.

Depenent de la indústria, altres habilitats especialitzades també poden ser importants per esmentar. Aquí teniu una llista de les millors habilitats per als gestors d’oficines.

Com utilitzar un curriculum vitae de mostra

Aquí teniu un exemple d’un currículum vitae per a un gestor d’oficines o un assistent administratiu. No copieu el currículum de manera precisa; en comptes d'això, utilitzeu-lo com a inspiració mentre escriviu i formateu la vostra pròpia versió. Escriure un currículum vitae, especialment si esteu començant des de zero, pot ser un repte. La revisió d'aquest currículum de mostra us mostrarà com organitzar la informació, a més d’il·lustrar quins tipus de dades voleu compartir.

Tots els currículums haurien d’incloure seccions per obtenir informació de contacte, experiència i educació. Veureu aquestes seccions a la mostra reprendre a continuació. A més, també podeu incloure opcionalment un perfil, un resum o una secció d’objectius i ressaltar les vostres qualificacions per obtenir un rol d’administrador d’oficina o d’assistent administratiu. També podeu incloure una secció d’habilitats.

Després de llegir el resum de la mostra, trobareu una llista de les paraules clau de l’assistent administratiu, que podeu utilitzar a la secció d’habilitats i en altres llocs del vostre currículum. Aquí teniu alguns consells sobre com incloure aquestes paraules clau.

Exemple d'Assistent administratiu / Administrador d'oficines

Sol·licitant John

123 Main Street

Albany, NY 12345

(111) (111 -1111)

[email protected]

Experiència

Cap d'oficina

Societat de pintura nacional, Nova York, NY

Juny de 2015 - Present

Manteniu la biblioteca de l’oficina, inclosa la catalogació, distribució i conservació de registres. Manteniu les eines d’inventari i d’ordenació per a funcions d’oficina. Gestioneu els membres, inclosos els recordatoris de correu electrònic, la llista de membres i els registres de quotes financeres; ajudar en la planificació i execució de tots els esdeveniments de la societat.

• Co-desenvolupat una pàgina web millorada i simplificada per a usuaris nous, rebent comentaris positius de tots els usuaris enquestats.
• Gestionat els interns d’estiu incloent entrevistes, delegació de tasques i programació.

Assistent Administratiu

Ajuntament de Saratoga Springs, Saratoga Springs, NY

Setembre de 2011 - juny de 2015

Assistir centenars de clients diàriament per correu electrònic, telèfon i en persona; responsable de dirigir els clients al departament apropiat i respondre a totes les preguntes generals. Va realitzar la presentació i la gestió de dades, així com la redacció i edició de memos d'oficines curtes. Ajudat amb totes les altres funcions administratives de l’oficina.

• Va investigar i va dirigir l’adquisició de nou programari de gestió d’oficines que simplificava significativament els processos administratius.

Assistent d'oficina

Registrador, ABC College, Saratoga Springs, NY

Setembre de 2009 - maig de 2011

S'ha introduït totes les dades a la base de dades del registrador. Cites programades i assistència dels estudiants amb informació de registre i cerca.

• Va rebre el premi per una ètica de treball excepcional a l’abril de 2011.

Educació

ABC College, Saratoga Springs, NY

Maig 2011

Llicenciat en Filosofia i Lletres en Anglès, honoraris del departament

Menció d'Administració d'Empreses

Habilitats

• Experiència amb el manteniment del pressupost d'oficina
• Capacitat per treballar amb diversos sistemes operatius, inclosos Windows, Mac OSX i Linux
• Experiència amb HTML, CSS i JavaScript

Paraules clau d'assistent administratiu per a currículums

Utilitzeu aquestes paraules clau i frases de paraules clau quan redacteu l’assistent administratiu per reprendre les cartes i les cartes de presentació per ajudar a garantir que la vostra sol·licitud sigui notificada pels gestors de contractació.

Habilitats de gestió: Col·loqueu-vos per assumir la responsabilitat de supervisió si mencioneu algunes de les següents habilitats de lideratge en el vostre currículum i la vostra carta de presentació:

• Control de despeses
• Eficiències
• Millora de la qualitat
• Prioritzar les tasques
• Solucionar problemes
• Assignació de tasques
• Control de qualitat
• Estalvi de diners
• Prendre iniciativa

Habilitats administratives: A continuació, es mostren les habilitats administratives més habituals que els empresaris busquen als seus candidats:

• Precisió
• Adaptabilitat
• Atenció al detall
• Creació de diapositives de presentació atractives
• Creació de macros complexes
• Fiabilitat
• Disseny gràfic
• Identificació de proveïdors òptims
• Mantenir la confidencialitat
• Gestió de bases de dades
• Microsoft Access
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Microsoft Word
• Produir un alt volum de treball
• Correcció de documents
• Disseny web

Habilitats organitzatives: La capacitat d’organitzar fitxers, dades, horaris, processos i projectes és la marca d’un assistent administratiu amb talent o de l’administrador d’oficines. Intenteu enumerar algunes d’aquestes habilitats en la vostra sol·licitud de feina, acompanyades d’exemples:

• Sempre informant per treballar a temps
• Anticipar les necessitats de supervisors
• Reunions periòdiques coherents
• Altament organitzat
• Malabars amb prioritats competitives
• Aprendre ràpidament les noves tecnologies
• Organització d'esdeveniments
• Organitzar reunions
• Atenció a múltiples supervisors
• Racionalització dels processos
• Gestió del temps

Habilitats de comunicació: Els assistents administratius han de ser capaços de comunicar-se, tant en la parla com en l'escriptura, entre els nivells organitzatius i els clients. Les habilitats de comunicació lingüística i de comunicació interpersonal inclouen:

• Clients insatisfets calmants
• Composició de la correspondència efectiva
• Servei d'atenció al client
• Excel·lent Comandament de la Llengua Anglesa
• Explicant clarament
• Salutant els visitants amb calidesa
• Gestió del telèfon personal
• Resolució de queixes
• Detecció de trucades i visitants
• Comunicació verbal

Habilitats suaus per a assistents administratius

"Soft skills" són els talents personals i interpersonals que permeten que les persones treballin bé amb els altres. A diferència de les "habilitats dures" discutides anteriorment, normalment són més innates que adquirides, tot i que sens dubte es pot enfortir les habilitats suaus amb la pràctica. Entre les tècniques d’interès tècnic més importants per als assistents administratius i els responsables d’oficines destaquen: fiabilitat, simpatia, flexibilitat, minuciositat, precisió, vestit professional i comportament, una sòlida orientació de l’equip, la capacitat de prosperar sota la pressió, la impotència, la comoditat de treballar de manera independent i una actitud positiva.