Com millora l’eficiència i la productivitat del treball

Com a directius, passem massa temps intentant adaptar-nos a més treballs en menys temps. Una resposta comuna per a professionals amb molta feina a tots els nivells és intentar realitzar diverses tasques realitzant múltiples activitats al mateix temps. El problema és que la multitasca no funciona.

Per què la multitarea no és l’enfocament més efectiu per a la productivitat laboral

Per exemple, imagineu-vos que a mesura que es renti les dents al matí, comenceu a pensar en l’agenda d’una gran reunió més tard al dia. No necessiteu molt del poder de processament del vostre cervell per netejar-vos les dents i, de fet, podreu concentrar-vos en l’agenda mentre manegueu la vostra tasca de neteja de dents del matí.

Però, què hi ha de dues tasques que requereixen més capacitat del cervell? És possible que estigueu parlant per telèfon mentre esteu preparant l'esmorzar. És possible que les dues tasques es facin correctament, però l’oportunitat d’errors deguts a lapsos d’atenció és important.

Chunking com a alternativa a la multitasca

"Chunking" descriu com funciona l’ús de la memòria humana. És important recordar aquest concepte mentre mirem de completar diverses tasques simultàniament. De fet, estem canviant d’ells en comptes de fer-los al mateix temps (tot i que, en cas de raspallar-se les dents, pot semblar que siguin simultànies).

Imagineu-vos que esteu al telèfon quan algú entra a la vostra oficina. Demanen el vostre consell o una decisió ràpida sobre un problema. Deixa d’escoltar la persona al telèfon breument, escaneja la nota que hi ha al davant, ganga una resposta i torna a la trucada. No heu fet les dues activitats (trucada telefònica i conversa presencial) alhora.

De fet, heu fet tres tasques en seqüència; va iniciar la trucada telefònica, va tenir la conversa presencial i va reprendre la trucada. De la mateixa manera que en l'esmorzar anterior, podríeu haver aconseguit millorar tots dos, i en menys temps total, si els havíeu fet un darrere l'altre en lloc de fer-ho al mateix temps. La raó és que mentre comenceu cada tasca, heu de centrar-vos en això i començar.

Per què el temps d'arrencada en multitasca no és efectiu

Quan inicieu la trucada telefònica, heu de pensar-hi, trobar el número de telèfon i fer la trucada. Quan s’hagi interromput, vau haver d’esbrinar què volia la persona de tu per poder donar-los una decisió. Finalment, quan es va reprendre la trucada telefònica, va haver de recordar on es va deixar. Fins i tot podríeu haver de dir, "Ups, ho sentim, algú va entrar. Què dius?"

Com més es comença i deixa de fer durant el dia, més d'aquests moments inicials que consumeixen molt de temps tingueu. Aquests moments són un temps no productiu. Si teniu un informe diari a preparar, el moment de la posada en marxa és probablement bastant curt en comparació amb el de l’informe que només feu trimestralment. Tot i això, si esteu preparant aquest informe i us interrompreu, cada vegada teniu gairebé la mateixa durada per a la posada en marxa.

Diguem, per exemple, que podeu escriure un informe en 30 minuts sense interrupcions. Tanmateix, pot passar diverses hores si apareixen tasques i interrupcions no planificades durant tot el dia. Aquest retard substancial sovint no arriba tant de les interrupcions reals com del temps que es necessita per reiniciar l’informe una vegada i una altra.

Per què haureu de provar Chunking en lloc de multitasca

Bé, de vegades has de fer múltiples tasques. La vostra feina pot estar operativa com la meva, així que què és millor que la multitasca? El tros és millor.

Chunking és el concepte de dividir el dia en trossos més grans en lloc de reaccionar a interrupcions constants. Com més trossos de temps pugueu dedicar a tasques específiques, menys moments de posada en marxa tindreu, i la vostra eficiència millorarà a la vegada. Com que no passareu tant de temps en moments de posada en marxa, tindreu més temps i obtindreu més coses. Com a avantatge, ja que podràs centrar-te en la tasca única, ho faràs millor.

Com a barra lateral, els gestors de projectes ja fa temps van descobrir el poder d’aquesta tècnica i van crear la seva pròpia versió de "trencament" a través del procés d’estructura de treballs.

Com començar amb Chunking a la feina

Llavors, com es pot començar a trencar?

• Comenceu petit fins que sentiu-ho. Trieu una sola tasca, potser el vostre informe setmanal.
• Deixa de banda els 30 minuts que saps que prendrà.
• Tanqueu la porta o poseu un cartell que digui "Genius a la feina" o alguna cosa com això i, a continuació, concentrar-vos en l'informe i res més que l'informe.
• Ignoreu el telèfon.
• No comproveu el correu electrònic.
• Només heu d’escriure l’informe.

Intenteu el mateix amb trucades telefòniques, reunions de treballadors i altres activitats regulars. Focalitzeu-vos, truqueu els vostres dies i, després d’unes setmanes de pràctica, us sentiràs i seràs més eficient.

La línia de fons

No perdis tant de temps intentant realitzar múltiples tasques. En comptes d'això, feu-vos més eficaç i productiu mitjançant trossos. Mentre que el terme és incòmode, el concepte és efectiu.

Actualitzat per Art Petty