La definició i el seguiment de l’assistència al lloc de treball

El seguiment de l’assistència del vostre empleat és important per al resultat final de la vostra empresa. L’assistència es defineix, simplement, com es mostra a la feina, però, com podeu fer un seguiment de l’assistència de tots els empleats? Tot i que pot semblar una tasca descoratjadora, és molt senzill implementar una política ben definida i un sistema de seguiment.

Pel que fa als empleats horaris o no exempts, un sistema d'assistència defineix clarament quan se suposa que els empleats apareixen a la feina. Això és especialment important per als empleats que no exigeixin que realitzin treballs que requereixen la presència d’una altra persona per servir els clients.

També és important per als empleats que formen part d’un procés automatitzat que requereix que un treballador estigui present a cada estació de treball per tal de produir un producte o servei en particular. En general, existeixen polítiques d'assistència a causa d'aquest tipus de treballadors. No existeixen per al bé dels empleats exempts. L'assistència també s'utilitza per definir el nombre de persones presents en un dia determinat i, amb més freqüència, els empleats que paguen cada hora.

Present a la feina i al departament de recursos humans

L'assistència també es coneix com a "present a la feina" o "presentisme". Per exemple, un departament de recursos humans pot prendre notes en el fitxer de personal d’un empleat o en l’avaluació d’una empresa dels seus reptes o objectius al lloc de treball.

Alguns exemples d’anotacions de "presentisme" guardats per l’RH inclouen:

• Rob tenia un rècord meravellós d'assistència al treball; poques vegades va perdre un dia de treball.
• Mary té un repte amb l'assistència i arriba tard a la feina almenys dos dies a la setmana.
• L'assistència al primer torn de mitjana només va assolir el 75% els dilluns perquè els empleats es recuperaven de la diversió de cap de setmana.
• Obtenir empleats qualificats que vulguin treballar un segon torn amb bona assistència és un repte. Els empleats prefereixen jornades laborals, en lloc de treballar les nits o prefereixen treballar el torn de mitjanit, perquè tinguin els seus dies lliures. Els segons torns tallen el temps lliure dels empleats tant en dies com en nits.

Què és una política d'assistència?

En poques paraules, una política d'assistència proporciona les directrius i expectatives d'assistència dels treballadors a la feina definides, escrites, difoses i implementades per una organització.

Les polítiques d’assistència existeixen amb major freqüència per a empleats per hora o no exempts per als quals l’organització ha de fer un seguiment generalitzat de les hores i pagar hores extraordinàries superiors a les 40 hores setmanals.

El registre de temps laboral és requerit per la Llei de normes laborals justes (FLSA) que regula el pagament de les hores extraordinàries.

A més, els empleats als quals es fa un seguiment de l'assistència sovint realitzen treballs que depenen de l'assistència d'altres empleats. Aquests treballs inclouen treballs de línia de producció en una fàbrica.

Una política d'assistència de vegades s'utilitza indistintament amb una política d'absentisme. No obstant això, una política d'assistència està molt més definida i limitada a l'assistència, a diferència de les polítiques d'absentisme que aborden els problemes de gestió de l’absentisme.

Un sistema d'assistència sense errors

Un sistema de punts sense falla és un exemple d’una política d’assistència efectiva. L’objectiu d’aquest sistema és recompensar la bona assistència i eliminar l’ocupació de persones amb registres d'assistència pobres. Com que fa servir un sistema de punts i no disculpa les absències, els gerents i els supervisors no tenen el paper de jutge i jurat. És un sistema objectiu que responsabilitza l'assistència a l'espatlla de l'empleat, que és on hauria de ser.

En un sistema d’assistència sense falta, es poden registrar absències mitjançant aquest sistema:

• Cada absència = 1 punt (sense aparicions de diversos dies)
• Cada tarda o tardor = 1/2 punt
• Cada xou sense feina per treballar = 2 punts
• Cada retorn sense trucada prèvia = 1 punt
• Cada trimestre sense absència elimina tots els punts i premia a l'empleat amb un dia lliure amb salari.
• Cada empleat comença cada any, sense punts, cada any.

L'acció disciplinària progressiva acompanya un sistema d'assistència sense culpa. Si un empleat guanya una certa quantitat de punts, rep un avís que progressivament s'agreuja. Un sistema com aquest permet tant a l'empresari com a l'empleat saber exactament quines seran les conseqüències per a la poca assistència.

• 7 punts = advertència verbal
• 8 punts = avís escrit
• 9 punts = 3 dies de suspensió
• 10 punts = terminació

És important aconseguir que els vostres empleats siguin a la pista amb una política d'assistència detallada que inclogui recompenses i sancions per a l'assistència horària dels empleats.