I-9 Fitxer de continguts dels empleats

El formulari I-9, verificació de l’elegibilitat per a l’ocupació, és el formulari que el Departament de Seguretat Nacional exigeix: Serveis de ciutadania i immigració dels EUA (USCIS) per documentar l’elegibilitat per a la feina als Estats Units. Com a empresari, heu d’emplenar un formulari I-9 per a tots els empleats que contracteu.

Tots els empleats, ciutadans i no ciutadans contractats després del 6 de novembre de 1986 han de completar la secció 1 del formulari I-9 en el moment de contractar. L’empresari és responsable d’assegurar que l’apartat 1 del formulari I-9 estigui oportú i correctament completat per l’empleat.

L’empresari ha de comprovar la verificació d’ocupació i assegurar-se que les seccions 2 i 3 del formulari I-9 també s’omplen correctament. Els empresaris han de completar la secció 2 del formulari I-9 examinant proves de primera mà (només documents originals i no vencits) d'identificació d'identitat i d'ocupació en tres (3) dies hàbils des de la data en què comença l'ocupació.

L'empleat ha d'estar físicament present i els seus documents originals han de ser revisats en persona. L'empleat que revisa els documents originals ha de signar la secció 2 de la I-9.

El formulari verifica que heu comprovat que hi ha dues formes d’identificació aprovades que demostren que l’empleat està legalment autoritzat a treballar als Estats Units.

Els empresaris o el seu representant autoritzat han d’emplenar l’apartat 3 quan es vol verificar que l’empleat pot treballar als EUA. Quan es recomana a un empleat en el termini de tres anys a partir de la data en què es va completar el I-9, els empresaris tenen l'opció de completar un nou formulari I-9 o completar la secció 3.

Periòdicament, necessiteu auditar els formularis I-9 per assegurar-vos que teniu un formulari completat per a cada empleat. Heu de comprovar si hi ha veracitat i integritat i estalvieu evidències de l’auditoria i de la formació que han rebut els membres del personal que hagin completat o emmagatzemat els I-9.

Ubicació dels formularis I-9 finalitzats

Voleu mantenir tots els empleats I-9 i la documentació adjunta en un fitxer de personal separat per aquests motius.

El govern pot inspeccionar aquestes formes. Si els empleats del govern inspeccionen els vostres formularis I-9, no voleu permetre'ls accedir als fitxers de personal privats dels vostres empleats i a la informació confidencial que contenen.

Per tant, per tal de garantir la confidencialitat dels usuaris i l'accés restringit, voleu aïllar els vostres empleats I-9 en una carpeta dedicada específicament a l'emmagatzematge I-9.

Això protegeix la privadesa dels vostres empleats i, a més, estalvia l’empresari perquè pugui haver de respondre a preguntes addicionals que es formulin pel contingut del fitxer de personal de l’empleat. Podeu obrir la vostra empresa sense saber-ho a una investigació més gran per part dels empleats de la USCIS. Eviteu-ho.

Investigació actual de fitxers I-9

Segons l’Immigration and Customs Enforcement (EUA), el govern pot inspeccionar els vostres I-9: "El procés d’inspecció administrativa s’inicia mitjançant el servei d’un avís d’inspecció (NOI) quan un empresari obliga la producció de formularis I-9.

"Per llei, els empresaris tenen almenys tres dies hàbils per produir els formularis I-9. Sovint, l'ICE sol·licitarà a l'empresari la documentació de suport, que pot incloure una còpia de la nòmina, la llista dels empleats actuals, els estatuts de constitució, i llicències comercials."

La tendència actual és que l'ICE augmenta els seus esforços d'aplicació. Els empresaris s'han enfrontat cada vegada més a càrrecs penals dels gerents, propietaris i membres del personal de recursos humans per no haver completat i emmagatzemat correctament els formularis I-9 per a cada empleat. Cada vegada les empreses han rebut multes significatives i han estat excloses.

Els empresaris han de prendre seriosament els formularis I-9. De debò. Hem de dir més?

Consulteu el Formulari I-9 actual i les instruccions completes per a la seva implementació al Departament de Seguretat Nacional - Serveis de ciutadania i immigració dels EUA (USCIS).

També conegut com:fitxers dels empleats, registres dels empleats, fitxers de recursos humans, documentació