Gestió bàsica del projecte 101: què és?

La gestió de projectes és un dels components més crítics d’un negoci reeixit. Afecta ingressos i passius i, finalment, interactua amb la satisfacció i la retenció del client o del client. És possible que la vostra empresa tingui només un projecte a les obres a la vegada, mentre que altres empreses i entitats més grans poden fer malabars amb diversos projectes alhora. Per la seva pròpia naturalesa, els projectes són temporals.

Els projectes són un mitjà cap a un objectiu i, finalment, l'objectiu serà assolit. El vostre negoci podria passar a un altre projecte … o no. Podria haver estat un objectiu únic.

Els projectes demanen una necessitat creixent a la força de treball. El Project Management Institute va estimar que, durant el període 2010-2020, més de 15 milions de nous llocs de gestió de projectes s'afegirien a tot el món.

Què és la gestió de projectes?

La gestió de projectes no és tot el funcionament de la vostra empresa. És només un segment, un projecte especificat amb un pla detallat sobre com aconseguiràs aquest objectiu i el vostre negoci. És un pla detallat en una sèrie de passos, cadascun d'ells tan important com els altres. Has d’aconseguir-ne un per passar a la següent.

Penseu en la gestió de projectes com a escala que heu de pujar. No es pot saltar a la part superior. Heu de portar-lo per un forat per aconseguir la màxima eficiència. El vostre equip ha d’aplicar les eines que es posen a la seva disposició, així com la seva experiència i coneixement per executar cada pas i passar a la següent.

És prou fàcil dir que voleu arribar al quadre A, de manera que prendreu 25 passos en aquesta direcció. Però també heu de tenir en compte les consideracions de temps en el vostre pla de projecte i, probablement, haureu de treballar amb un pressupost. Podeu arrossegar aquests 25 passos o podreu trencar. Depèn de la rapidesa amb què haureu d'arribar per completar amb èxit el projecte. Podeu estalviar diners viatjant a peu o podeu contractar un conductor. Depèn del pressupost que hàgiu dedicat al projecte.

No hi ha cap enfocament, sistema o pla únic per a tothom. Cada projecte que vostè i la seva empresa tracti tindran molt probablement la seva línia de temps, objectiu i pressupost. Per això és tan important tenir un gestor de projectes amb talent i talent per posar en marxa el programa.

Els elements d'un projecte

Un gestor de projectes reeixit ha de gestionar simultàniament quatre elements bàsics d'un projecte. Aquests elements estan relacionats entre si.

• Abast: Això implica la mida, els objectius i els requisits del projecte.
• Recursos:Necessitareu persones, equips i materials.
• Temps: Això no només tracta de quant de temps prendrà el projecte en general. S'ha de descompondre en durades de la tasca, dependències i camí crític.
• Diners:Apreneu fermament els costos, les contingències i els beneficis.

L'element més important: àmbit d'aplicació

L’abast del projecte és la definició de l’objectiu del projecte i els pressupostos de temps i diners que s’han creat per assolir aquests objectius. Qualsevol canvi en l’abast del projecte ha de tenir un canvi coincident en el pressupost, el temps, els recursos o els tres.

Si l’abast del projecte és construir un edifici per allotjar tres widgets amb un pressupost de 100.000 dòlars, s'espera que el gestor del projecte ho faci. Si l’abast es canvia a un edifici per a quatre ginys, el gestor del projecte ha d’obtenir un canvi adequat de temps, diners i recursos.

Recursos

Hi ha tres aspectes relacionats amb la comprensió i la gestió dels recursos: persones, equipament i material.

Un gestor de projectes reeixit ha de gestionar eficaçment els recursos assignats al projecte, inclosos els membres de l'equip del projecte, el personal de proveïdor i els subcontractistes. Ha d'assegurar-se que els seus empleats tinguin les habilitats i les eines necessàries per completar la feina, i ha de controlar contínuament si té prou persones per completar el projecte en el termini. La seva feina és assegurar-se que cada persona entén les tasques i els terminis del projecte.

El membre sènior de cada grup d'empleats informa al gerent del projecte quan dirigeix ​​els empleats directes, però els empleats també poden tenir un gerent de línia que proporcioni direcció tècnica. En una situació de gestió de matrius com un equip de projecte, el treball del gestor del projecte és proporcionar la direcció del projecte als gestors de línia. La gestió de les subcontractacions laborals sol ser la gestió del lideratge de l'equip per als treballadors subcontractats, que a la vegada gestionen els treballadors.

Un gestor de projectes sovint ha d’adquirir equipament i materials i gestionar-ne l’ús, de manera que l’equip pugui funcionar de manera eficient. És el responsable de tenir els equips i els materials adequats a la ubicació correcta en el moment oportú.

Temps

Els tres elements de la gestió del temps amb èxit són les tasques, la planificació i el camí crític.

Construeixi el calendari del projecte enumerant, en ordre, totes les tasques que s'han de completar. Alguns han de fer-se de manera seqüencial, mentre que altres poden superposar-se o fer-se simultàniament. Assigneu una durada a cada tasca. Assigneu els recursos necessaris. Determineu els predecessors: quines tasques s'han de completar abans que els altres, i els successors, les tasques que no es poden iniciar fins que es completin les altres tasques. De vegades es fa referència a aquest aspecte de la gestió de projectes gestió de cascades perquè una tasca segueix una altra en ordre més o menys seqüencial.

El programari de gestió de projectes pot simplificar la tasca de crear i gestionar el calendari del projecte.

Algunes tasques tenen una mica de flexibilitat en les dates d'inici i finalització requerides. Això es diu "float". Altres tasques no tenen flexibilitat. Tenen zero float. Una línia a través de totes les tasques amb flotador zero es denomina la ruta crítica. Totes les tasques d’aquest camí –i poden haver-hi múltiples camins paral·lels– s’hauran de completar a temps si el projecte ha d’aconseguir per la seva data límit. La tasca de gestió del temps de la clau del gestor del projecte fa un seguiment del camí crític.

Diners

Les tres consideracions en la gestió de diners són els costos, les contingències i els beneficis.

Cada tasca té un cost, ja sigui les hores laborals d’un programador d’ordinador o el preu d’adquisició d’un pati de formigó cúbic. Cadascun d’aquests costos s’estima i es comptabilitza quan es prepara el pressupost del projecte.

Algunes estimacions seran més precises que altres. El pressupost del projecte hauria d’incloure, per tant, una indemnització per contingència: els diners destinats al pressupost "per si de cas" el cost real d’un article és molt diferent de l’estimació.

El benefici és els diners que l'empresa vol fer de la tasca. Es posa a la part superior del cost.

Per tant, el pressupost del projecte es compon del cost estimat, més la contingència, més qualsevol benefici. El treball del gestor del projecte és mantenir el cost real per sota del cost estimat i maximitzar els beneficis que la companyia guanya en el projecte.

La gestió de projectes és un art i una ciència

La gestió del projecte té èxit. Aquestes idees us poden donar un coneixement bàsic de la gestió de projectes, però el considereu només un principi. Si la vostra feina o trajectòria professional inclou la gestió de projectes, i si voleu millorar les vostres habilitats, parleu amb gerents de projectes, llegiu i practiqueu amb èxit. La gestió de projectes pot ser una carrera molt gratificant.