6 Processos de gestió del projecte

La gestió de l’abast del projecte és el que feu per assegurar-vos que el vostre projecte inclou tota la feina pertinent per assolir els objectius del projecte (i no qualsevol altra cosa). Es tracta de controlar el que inclou el projecte i allò que no és.

Aquest article analitza l’àrea de coneixement de la gestió de l’abast del projecte del llibre A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guia PMBOK®) - Cinquena edició. Això no és l’única manera de definir la gestió de l’abast del projecte, però és un bon punt de partida i us serà de gran ajuda si esteu treballant per obtenir la vostra certificació PMP®.

Planificar el procés de gestió de l’abast

El fet de fer-ho és donar-vos un pla de gestió de l’abast al final del mateix. Això explica com definireu, gestionarà, validarà i controlarà l’abast del vostre projecte. Posar la feina a l’abans per definir-ho us donarà alguna cosa a què fer referència. És possible que pugueu utilitzar el pla de gestió d’àmbit d’un altre projecte com a punt de partida, ja que els processos de gestió d’ampliació no varien entre els projectes una vegada que la vostra empresa s’ajusti a una forma de treballar amb èxit.

El resultat d’aquest procés és el pla de gestió d’abast. Això és part del vostre pla de gestió de projectes i inclou:

• Com preparareu una declaració detallada sobre l’abast
• Com crearà la vostra estructura de treball desglossada (WBS) de la declaració scope
• Com es mantindrà i aprovarà aquest WBS
• Com obtindreu l’acceptació formal dels lliurables del projecte
• Com es gestionaran els canvis de l’abast

El document no ha de ser increïblement detallat ni molt formal: simplement ha de ser apte per al propòsit.

Recull el procés de requisits

En aquest procés, elaborareu el que vulguin els vostres grups d'interès del projecte. Un cop hàgiu esbossat la vostra idea, haureu de documentar els requisits i gestionar les expectatives dels vostres interessats. Això és important perquè, sovint, el que demanen no és realista ni es pot assolir tenint en compte altres restriccions del projecte, com el cost.

El resultat del treball de recopilació de requisits és un conjunt documentat de requisits. Això hauria de ser el més ampli possible i normalment inclourà diverses categories de requisits com ara:

• Requisits funcionals i no funcionals
• Requisits dels grups d'interès, com ara els requisits d'informació
• Requisits de suport i formació
• Requisits empresarials
• Requisits del projecte, com ara els nivells de servei o qualitat

També documentareu les dependències, suposicions i restriccions relacionades específicament amb els requisits.

Definiu el procés d’abast

A continuació, s’utilitzen els vostres requisits i els converteix en una descripció detallada del producte o servei que el vostre projecte crearà. Acabareu fent una declaració d’abast del projecte al que podeu fer referència durant el projecte. Inclourà una llista de l’abast i allò que queda fora de l’abast. Això és important perquè sovint la gent no recordarà el que està exclusivament exclòs i tornarà a demanar-vos que feu el treball en aquestes àrees. Les inclusions hauran de passar pel control de canvis.

Crea un procés d’estructura d’avaluació de treball

Aquest procés us permet convertir la vostra llista de requisits en una visió estructurada del que heu de fer. El treball principal aquí és trencar grans tasques en trossos més petits i manejables.

El resultat d’aquest procés és un WBS i pot ser una eina molt útil. Si no penses visualment, pots aconseguir el mateix resultat creant una llista.

Valideu el procés d’abast

El procés de validació d’abast no és, com podeu pensar, fent que els agents de la indústria firmen la vostra WBS. Es tracta d’assegurar-vos que disposeu d’un procés per obtenir la signatura dels vostres lliurables quan arribi el moment.

Val la pena posar en marxa aquesta estructura perquè no tingueu cap pregunta sobre qui aprovarà un lliurament o quins criteris utilitzaran per dir que és complet. Un cop completat el procés, haurà acceptat els lliuraments, aprovats per qui ha d'aprovar-los.

Procés de control de l’abast

El procés de control de l’àmbit és l’últim de l’àrea de coneixement de la gestió de l’abast del projecte. Es refereix a assegurar-se que hi ha un control de canvi efectiu si l’abast ha de canviar. També cobreix el seguiment del vostre projecte amb un barret de "abast" per comprovar que lliurarà el que creieu que ho farà.

Aquests 6 processos constitueixen el coneixement de la gestió d’abast del projecte Guia PMBOK®: la cinquena edició.