Errors de facturació comuns per part dels professionals legals

01 Descripcions vagues de facturació

Les descripcions completes, detallades i precises de les tasques són la manera més fàcil d’evitar que un client mostri la vostra factura. Cada descripció de la tasca ha d’identificar l’activitat amb detalls suficients per avaluar la seva necessitat i rellevància per al projecte. Juntament amb una descripció detallada de la tasca, cada entrada de temps ha d’incloure la data en què s’ha realitzat la tasca, el cronometrador que l’ha realitzat, el temps dedicat a la tasca i la tarifa total.

02 Temps de farcit

Per satisfer els costosos requisits de facturació de la vostra empresa, pot ser que tingueu la temptació d’inflar o “estalviar” el temps necessari per realitzar una tasca, especialment si sou un treballador eficient. Aquestes pràctiques conviden al control i la crítica d’un client o auditor. És important assegurar-se que el temps que facturem per a cada tasca reflecteix amb exactitud el treball realitzat i que proporcioni la importància i la complexitat de la tasca.

03 Desemborsaments

Atès que els desemborsaments de litigis repercuteixen enormement en el pressupost total d'un client, heu de considerar el cost del servei en relació amb el seu valor al client. Per exemple, és necessari que Federal Express enviï cada peça de correspondència al vostre expert quan el judici siga sis mesos?

També haureu de conèixer les polítiques de facturació i els contractes establerts pel nostre client. El client necessita l’ús d’un determinat periodista o proveïdor de fotocòpia? A més, no s’haurien de facturar determinades despeses al client i formen part del càrrec del despatx d'advocats.

04 Treball administratiu

La pràctica del dret implica inevitablement tasques administratives i administratives. La majoria de clients en aquests dies no pagaran per tasques de secretaria, com ara escriure, arxivar i fotocopiar, o funcions administratives, com ara formació, preparació de factures, control de conflictes o desenvolupament de clients. En la mesura que sigui capaç, delegueu funcions de secretaria a un secretari, a un empleat o a altres membres del personal legal.

05 Conferències interinstitucionals

Els clients sovint es neguen a pagar per les conferències entre el personal del despatx d'advocats; visualitzen la coordinació, la consulta i la discussió d’un cas o projecte entre els professionals de l’empresa com a part de fer negocis i, per tant, part del càrrec de l’empresa. Les conferències interpersonals també poden esdevenir una despesa substancial per al client, ja que diversos professionals facturen simultàniament la mateixa conversa.

Per tant, és una bona pràctica evitar la facturació per a debats rutinaris sobre un fitxer amb altres membres de la vostra empresa, llevat que aquestes discussions impliquin articles de gran importància, impliquin una sèrie de parts externes o impliquin grans blocs de temps.

06 Formació

Si sou nous per a una tasca o àrea de dret, la vostra inexperiència pot requerir més temps per completar el projecte. Els clients esdevenen cada vegada més intolerants a la inexperiència i estan menys disposats a pagar els costos de la formació d’un nou empleat o d’un professional jurídic que pugui “accelerar-se” en un fitxer.

07 Facturació duplicada

Les entrades de temps duplicades són una pràctica habitual entre els despatxos d'advocats, però els clients que tinguin en compte els costos estan menys disposats a pagar per la duplicació d'esforços. Hi ha participat diversos socis en una audiència?

El paralegal va assistir a cada deposició? Van contribuir quatre associats a un resum? Aquests elements poden aixecar una bandera vermella. El client pot negar-se a pagar la totalitat o part del treball o, com a mínim, investigar la qüestió més endavant per determinar si estava justificada.

08 Facturació de blocs

El temps de facturació de diverses tasques en blocs grans és una altra bandera vermella per als clients. Heu de detallar cada tasca per separat amb el temps i el càrrec corresponents per a cada tasca. Les entrades de temps detallades permeten al revisor conèixer millor l’adequació del temps dedicat a la importància i la complexitat de la tasca.

09 Revisió i revisió

El vostre client pot preguntar-vos per què heu facturat 43,2 hores revisant i revisant un resum. Potser el text va ser de 40 pàgines i va implicar múltiples i complexes qüestions i una àmplia investigació. Qualsevol que sigui la raó, termes difusos i superficials, com ara "revisió i revisió", fan poc per informar el client de per què la revisió mereixia un temps de la setmana. En lloc de "revisar", paraules com "avaluar", "analitzar", "avaluar" o "reelaborar" connoten més tasques que provoquen reflexions i, per tant, molt de temps.

10 Tasques delegables

Quan factureu i assigneu tasques, heu d'assegurar-vos que el projecte es realitzi pel membre adequat de l'equip legal. Els clients poden negar-se a pagar les tasques realitzades per cronometradors sèniors que podrien haver estat delegats a un membre del personal menor, menys costós. Per exemple, els advocats que digereixen les declaracions, els socis sènior que realitzen investigacions de rutina o els documents de presentació de paralegals poden elevar una bandera vermella.