10 coses que cada nou responsable del programa ha de saber

La gestió del programa és una elecció de carrera professional satisfactòria i ben remunerada, però també pot ser un paper difícil. Si acabes d'obtenir el vostre primer treball de gestió de programes, o voleu saber si heu de fer el salt a una carrera de gestió de programes, és important entendre el que comporta la carrera. Tingueu en compte aquestes 10 coses de les quals cada nou gestor de programes hauria de tenir en compte abans d’iniciar un rol de gestió de programes.

La gestió del programa no és la mateixa que la gestió de projectes

La gestió de projectes tracta de planificar el treball, organitzar tasques i recursos, controlar processos i oferir un objectiu específic. Ja sigui obrint una nova oficina, llançant una nova aplicació o construint un estadi olímpic, els projectes tenen un començament, un centre i un final definits amb un clar objectiu.

La gestió del programa és diferent i, en general, molt més àmplia. Un gestor de programes podria supervisar diversos projectes alhora, cadascun dels quals podria tenir el seu propi equip de projecte i el seu gestor de projectes. Aquests projectes junts poden formar part d’un programa més gran dissenyat per oferir una mica de valor a l’organització al llarg del temps.

Espereu incertesa

Els programes són inherentment incerts. Tot i que potser s’assabenti de quina és la imatge general, és només una declaració de visió quan comenceu. El camí exacte de com arribar-hi i els projectes que es necessitaran durant un període prolongat de temps, és el que has de treballar a mesura que vagi.

Començareu amb una planificació detallada per allò que coneixeu i feu una foto d’una manera d’adreçar-vos a la resta mentre us apropareu. Amplieu progressivament els horitzons de planificació i lliurament fins que no pugueu anar més lluny.

Bloquejar el temps a intervals regulars per planificar els passos següents. També podeu utilitzar aquesta oportunitat per assegurar-vos que esteu encara en bon estat per oferir valor comercial.

Compte amb Burnout

Tot i que un projecte pot acabar un any més o menys, els programes es poden estendre, aparentment de manera indefinida.

Els responsables del programa han de protegir els seus equips contra l'esgotament. No podeu treballar a la màxima velocitat sense parar, així que assegureu-vos que els vostres membres del personal tinguin temps d'inactivitat adequats. Això hauria d’incloure períodes de temps més silenciós en el treball amb menys resultats i un temps adequat allunyat de l’oficina per a vacances.

Gestioneu atentament les baixes per malaltia, mireu els vostres informes sobre hores extraordinàries i estigueu atents al fet que el benestar del vostre equip sigui primordial si voleu reduir el desgast i mantenir la vostra gent amb talent durant la vida del programa.

Necessiteu gestionar el ritme

Quan publiqueu un programa que tingui una data de finalització llunyana, haureu de gestionar el ritme del treball.És difícil mantenir l’impuls durant diversos anys, de manera que el vostre paper com a gestor de programes és fer front a les prioritats i als projectes, de manera que s’envien resultats mesurables amb regularitat.

Barregeu els guanys ràpids i el progrés constant cap als objectius de la imatge més gran. Això ajuda l’equip a veure que avança i garanteix que hi hagi algunes històries d’èxit a curt termini per compartir per mantenir la motivació alta. Finalment, ajuda els inversors i els gerents executius a veure que hi ha progrés.

Formeu el vostre equip per tenir èxit

Sovint, els programes ofereixen alguna cosa nova, única o transformadora per a una organització. Un dels reptes de treballar en aquest tipus d’iniciatives és que probablement no tingueu les habilitats pròpies per poder completar totes les tasques i projectes necessaris.

Això està bé i és d'esperar. La vostra feina com a nou gestor de programes és assegurar-vos que podeu reclutar, reciclar i desenvolupar les persones que teniu per tal que pugueu resoldre tots els requisits de recursos.

Pot haver-hi algunes àrees on només necessiteu un determinat recurs per un període limitat. Per exemple, no formareu cap dels vostres empleats per conduir un carretó elevador si és una habilitat que necessiteu només per una setmana. Tanmateix, si esteu transformant la manera com es gestiona la presència en línia de la vostra empresa, probablement seria útil disposar de capacitats de desenvolupament de llocs web a casa, juntament amb alguns coneixements sobre xarxes socials o l'optimització de motors de cerca. Es tracta d’habilitats sobre les quals el negoci comptarà a llarg termini.

Preneu decisions sobre què cal incrustar a l’equip i que s’hauria de subcontractar i, a continuació, assegureu-vos que el vostre programa pugui lliurar les tasques de formació i contractació necessàries per gestionar les sortides a mesura que cada projecte ofereix.

La governança és més complexa

Si veniu d’un fons de gestió de projectes, la governança no us sorprendrà. És la manera com s’organitzen i controlen les estructures de projectes i programes per garantir que la presa de decisions es fa de la manera correcta i que hi participen les persones adequades. És fonamental garantir que el treball s'estigui desenvolupant d’una manera que s’adapti al cas general del negoci i que ajudi a que la gent sigui responsable.

La governança també és la forma en què l'oficina de gestió de projectes i els alts directius poden assegurar-se que un programa està en camí per obtenir beneficis. També proporciona una ruta formal per tancar projectes o un programa sencer si es pot demostrar que aquests beneficis ja no s'aconseguiran.

La governança és més complexa en un entorn de programa que en un entorn de projecte. Normalment, les juntes de projectes i els grups directius tenen una pertinència a nivell executiu. Això es pot esperar ja que el resultat final d’un programa és normalment la transformació d’empreses.

La planificació és més difícil

Els responsables de projectes, que participen en un programa, normalment posaran junts els seus plans de projecte, a continuació, un equip de gestió de programes, sota la vostra direcció com a gestor de programes, es reuneix i els plans estan integrats.

Això és més fàcil de dir que de fer. Requereix identificar les dependències entre projectes i tasques del projecte. Us obliga a mirar els recursos necessaris per a tot el programa i fer malabars amb les activitats per adaptar-vos a la disponibilitat de persones clau.

Un cop establert el pla de programa integrat, podeu fer-ne el seguiment en un diagrama de Gantt o en una altra eina de programari. A mesura que els vostres gestors de projectes realitzin un seguiment dels seus projectes en temps real, haureu de fer ajustos al pla del programa, informant-los de tots els canvis i explicant què significa per a les seves àrees de treball.

No heu de planificar totes les línies

Com a gestor de programes, confieu en que els vostres gestors de projectes fan una planificació detallada. No és pràctic ni desitjable que seguiu un programa amb milers de tasques.

Necessiteu una visió de projectes d’alt nivell i amb un detall prou elevat per mostrar-vos si alguna cosa tindrà un impacte a nivell de programa.

La manera més senzilla de fer-ho és amb aplicacions de programari dedicades. Tractar de gestionar el vostre programa de milions de dòlars en un full de càlcul bàsic seria massa difícil.

Heu de delegar

Per molt bo que estigueu delegant, estar en un rol de gestió de programes significa que necessiteu millorar-lo.

La bona notícia és que heu de tenir un equip de gestors de projectes i fins i tot podeu tenir una oficina de gestió de programes dedicada per donar suport al vostre canvi de transformació.

Hi ha molta feina per fer en un programa i configurar-lo per assegurar-se que totes les parts mòbils es mouen en el moment adequat és un esforç enorme. No podeu fer-ho sol i no ho haureu de provar. Calculeu la quantitat de temps que necessiteu per iniciar la programació i, a continuació, assegureu-vos que teniu un equip per donar-vos suport.

Si no teniu cap persona a la vostra oficina de gestió del programa, demaneu que s’adjudiqui a algú a l’equip de gestió del programa. Hi ha molt que fer. Per exemple, algú en un paper de coordinació de projectes estarà perfectament situat per oferir la coordinació necessària a nivell de programa, alliberant-vos per implicar-vos en tasques estratègiques.

No tingueu por del conflicte

Hi ha un munt de línies de programes. Des de projectes amb actors difícils fins a terminis aparentment inabastable, cada dia us donaran oportunitats de conflicte. Tingueu en compte les coses que pertorben el rendiment del projecte i estigueu preparats per intervenir quan calgui per desconnectar una situació de conflicte abans de començar.