La importància de la documentació en recursos humans

La documentació és el registre escrit i retingut dels esdeveniments laborals. Aquests registres estan formats per elements governamentals i obligatoris legalment, documents que requereixen la política i la pràctica de l'empresa, els documents suggerits per les millors pràctiques de recursos humans i el registre formal i informal dels esdeveniments laborals.

Documentació sobre un registre d'ocupació

El registre de documentació d’un empleat és un compte escrit de les seves accions, debats, incidències en l’entrenament de rendiment, violacions de polítiques presencials, accions disciplinàries, aportacions positives, recompensa i reconeixement, investigació, incompliment de requisits i objectius, avaluació del rendiment i molt més.

El manteniment d’aquests registres permet a l’empresari i al treballador conservar una història escrita dels esdeveniments i discussions que s’ha produït al voltant d’un esdeveniment concret. La documentació de la relació laboral proporciona un registre escrit que pot ser necessari per donar suport a accions com ara la promoció dels empleats, la generació de salaris dels empleats i les accions disciplinàries, inclosa la finalització de l’ocupació.

La documentació sobre els empleats, quan sigui necessari, és generalment positiva i negativa. És factual, no de judici. Descriu els esdeveniments tal com es produeixen, no basant-se en les opinions i reflexions de l’autor sobre l’esdeveniment. La documentació també descriu les accions que es van prendre en casos notables com ara el reconeixement formal dels empleats o la presa de mesures disciplinàries.

Recordeu que heu de crear documentació tan a prop com quan es produeixi l’incident, de manera que els registres siguin oportuns, detallats i exactes.

En un procediment legal, la documentació sobre el rendiment passat d’un empleat sovint és fonamental per al resultat que l’empresari experimenta amb l’esdeveniment. L'objectiu és donar una imatge justa del rendiment de l'empleat sense centrar-se només en els esdeveniments negatius.

Tipus de documentació

Les polítiques, els procediments, el manual dels empleats i els plans de desenvolupament de rendiment són també formes de documentació que registren el comportament esperat dels empleats i els requisits del lloc de treball per mantenir un lloc de treball just i ordenat en el qual els empleats sàpiguen què s'espera d'ells.

Els registres són també les declaracions escrites de l’acusat, l’acusador i els testimonis d’esdeveniments hostils en el lloc de treball que impliquen mala conducta dels empleats, com ara l’assetjament sexual.

Aquesta documentació també inclou registres permanents, com ara la sol·licitud d'ocupació signada, les referències laborals escrites, els materials d'aplicació, com ara les currículums i les cartes de presentació i les revisions de fons Al marge del fitxer de personal dels empleats, es conserven altres documents, com ara el formulari I-9 (que verifica si hi ha elegibilitat per treballar als Estats Units), així com els registres mèdics, els registres FMLA, etc.

La documentació també pot ser informal, com en el registre del gerent de les seves converses amb un empleat durant un any. És important que els directius mantinguin aquesta documentació sobre tots els seus membres del personal informant. Cap empleat no hauria de ser seleccionat a causa del rendiment. Això es podria interpretar com a discriminació en una data posterior.

La documentació pot ser formal i conservada al fitxer de personal de l’empleat. S'espera que els empleats signin aquesta documentació per reconèixer que han rebut una còpia i han revisat íntegrament el contingut. Nota: la signatura no significa acord amb les declaracions de la documentació.

Ús de la documentació

També es recomana la documentació sobre incidents crítics, siguin positius o negatius, de manera que els gestors tinguin un registre del rendiment dels empleats que cobreixi un període de temps.

Les organitzacions poden utilitzar la documentació que mantenen d’altres maneres. Aquests poden incloure procediments, instruccions de treball i instruccions de programari per nomenar alguns, però per als propòsits de la funció de recursos humans, aquests són els usos habituals de la documentació. La següent secció descriu les instruccions sobre com documentar adequadament.

Exemples de documentació sobre el rendiment

La documentació sobre el rendiment d’un empleat us permetrà disciplinar, rescindir o promoure, recompensar i reconèixer bastant els empleats. Sense documentació, fer un cas per a qualsevol d’aquestes accions és difícil i potencialment arriscat per l’empresari.

L’empresari ha d’evitar qualsevol possible acusació sobre el tractament discriminatori dels empleats. A banda de totes les legalitats, els bons empresaris volen crear un entorn de treball just, consistent i solidari amb els objectius i els plans de carrera dels empleats.

Aquest entorn es recolza en la documentació professional del gestor sobre el rendiment dels empleats, tant en el comportament laudatori com en les accions que necessiten una correcció o millora. Com es va documentar, es va discutir anteriorment amb detall. Les situacions següents us donen més exemples de documentació adequada.

Documentar la tardança i l’absentisme

Mal:

Mark sol retardar la feina. Mark falta massa treball.

Dret:

1 d'abril: Mark va cridar malalt i va perdre vuit hores de treball.

4 d'abril: Mark va arribar a la feina a les 10 del matí, dues hores amb retard de la seva hora de sortida prevista.

6 d'abril: Mark va programar una cita amb el metge i després es va quedar a casa per instal·lar un nou forn.

12 d'abril: Mark va estar malalt i va perdre vuit hores de treball.

Documentar el rendiment

Mal:

Mary no és fiable. Gairebé no fa el que es va comprometre a fer.

Dret:

2 de maig: Mary va prometre que el primer esborrany de la proposta del producte estarà disponible per a la seva revisió a la reunió setmanal actual. Mary no va produir un esborrany de document com era d'esperar. Va dir que havia estat massa ocupada i la gent que va necessitar ajuda per a ella no havia tornat amb ella.

El gestor va respondre: Quina ajuda necessitaves? Informació? Qui no t'ha tornat i què necessitaves?

Carl i Michael necessitaven actualitzar Mary pel seu progrés.

Què us fa estar tan ocupat que no teniu temps de seguir el vostre compromís? Fa massa compromisos amb hores limitades per complir-les.

Què puc fer per ajudar-vos?

Quan feu l’esborrany del document disponible per a la seva revisió?

Aquestes mostres proporcionen una visió general de com es veu la documentació efectiva i la documentació que s'escriu incorrectament. Seguiu aquests consells per documentar de manera efectiva i legal les polítiques, el rendiment i els esdeveniments al vostre lloc de treball.

Exempció de responsabilitat

La informació subministrada, tot i que té autoritat, no està garantida per la seva exactitud i legalitat. El lloc és llegit per un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d’un estat a un altre i de país a país. Sol·liciteu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals, per assegurar-vos que la vostra interpretació legal i les vostres decisions siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació és per orientació, idees i assistència.