Com resoldre conflictes en projectes

El conflicte en projectes és totalment normal. Cal esperar que la gent no estigui d’acord. Tots som diferents, i són les diferències que fan que els nostres equips siguin molt performants.

Les discussions que es produeixen quan la gent no està d'acord pot donar lloc a solucions increïblement creatives i inspiradores per als problemes. Les disputes ajuden les persones a desxifrar els problemes reals i descendeixen a l’arrel del que està passant, ja que intenten marcar els seus propis arguments personals.

En altres paraules, no comencem a pensar que hauríem de fugir del conflicte. Pot ser molt beneficiós en determinades circumstàncies, però necessita ser gestionat activament. Les controvèrsies poden destruir els equips quan se'ls deixa fer. Aquests consells expliquen la gestió de conflictes i com podeu ajudar activament les parts que es diferencien per arribar a una posició de comprensió mútua, fins i tot si accepteu que mai realment estaran d'acord.

Què és la gestió de conflictes?

Comencem amb algunes definicions. La gestió del conflicte en el lloc de treball és una cosa que tots fem, si som conscients de tot això. El conflicte es produeix quan dos o més individus (o grups) tenen objectius, actituds o opinions diferents sobre el mateix.

"Gestió de conflictes" és el terme que donem a com tractem això. És el que fem per identificar el problema, descobrir les diferències i determinar com podem abordar el que està passant.

Es poden resoldre molts conflictes amb la discussió, sobretot si es consideren les necessitats i els objectius del projecte o negoci, però de vegades hi ha altres factors.

Per què necessitem la gestió de conflictes?

En molts entorns laborals actuals, i en molts equips de projectes, la configuració és la d’una estructura matricial. Això vol dir que les persones de l’equip no treballen directament per a vosaltres. Aquesta pot ser la situació perfecta de moltes maneres: gestiones les teves tasques, però no has de fer front a la resta de recursos humans, com ara els salaris, els beneficis, el temps de vacances, etc. Això us dóna més temps per centrar-vos a moure el vostre projecte al seu objectiu final.

Dit això, les estructures matricials estan plenes de conflictes de lleialtat, temps, prioritat o equip. Saber desmuntar tot això és una habilitat útil.

La gestió de projectes és un treball que causa conflictes:

• Anem a buscar el que no s'ha fet, perseguint a les persones i recollint els seus errors.
• Dirigim el treball de les persones que informen als altres.
• Aturem respostes i decisions, i això sovint implica problemes cada vegada més grans que poden fer que els altres es vegin dolents per al patrocinador del projecte.

El resultat final és que si no sabeu com resoldre els conflictes en el treball, el vostre equip patirà de més conflictes del que és saludable. Els debats no seran moderats. Es produeixen faccions. Els conflictes impedeixen que les tasques es completin quan els arguments no s’han resolt. Tractar amb agents difícils es converteix en el vostre treball diari. Si no resol els problemes, en última instància, afecta la vostra capacitat de complir els vostres objectius. En el pitjor dels casos, pot significar que la vostra millor gent es renunciï i que el vostre equip implosioni totalment.

Molts conflictes només requereixen que us sentiu i faciliteu una conversa entre persones amb opinions diferents. En altres moments, haureu de reconèixer quan el conflicte tindrà un impacte important en el projecte i actuar en conseqüència, potser plantejant el problema amb la vostra junta de projecte.

Resolució de conflictes al lloc de treball

L’instrument de mode de conflicte Thomas-Kilmann (TKI) és una manera de determinar el vostre estil preferit per tractar els conflictes en qualsevol situació, no només a la feina. Sovint s’utilitza a la configuració del lloc de treball. Com a eina, és realment útil per entendre quines opcions teniu disponibles quan teniu un problema que cal tractar.

El TKI és un qüestionari que pregunta com reacciona naturalment quan us trobeu davant d’una situació en què les opinions o les preocupacions de dues persones no s’alineen. Us ajuda a descriure la vostra pròpia reacció i la vostra resposta quan us trobeu amb algú que no comparteix les vostres perspectives.

Assertivitat i cooperativitat

El TKI analitza dos aspectes diferents del vostre enfocament per gestionar els conflictes:

• Assertivitat: fins a quin punt preneu les vostres preocupacions a costa dels altres?
• Cooperativitat: fins on arribeu per satisfer les inquietuds de l'altra persona?

Aquestes són dues àrees importants de consideració. Has d'entendre fins a quin punt estàs preparat per anar a protegir i guanyar la teva pròpia posició, i quant li importa ajudar a l'altra persona a aconseguir el que vol. Pregunteu al vostre equip de recursos humans si tenen accés a l'avaluació de Thomas-Kilmann perquè pugueu prendre-la. Descobriu el vostre estil personal.

Un cop hàgiu identificat el vostre estil, podeu pensar en la següent part del TKI: els cinc modes diferents per respondre al conflicte:

• Competir
• Acollidor
• Evitar
• Col·laboració
• Compromís

El mode de conflicte en competència

De vegades, el mode de competència també s'anomena "forçat". És un estil molt assertiu, que també és poc cooperatiu. És exactament el que esperaríeu: imposeu la vostra opinió sobre l’altra persona. Ell "perd".

Competir és realment només una cosa que podeu fer quan teniu algun tipus de poder legítim a la situació:

• Teniu un paper de gestió i és més antic que l'altra persona.
• Controleu alguna cosa en la situació, com ara el pressupost o el recurs.
• Teniu un coneixement expert de la situació que l’altra persona no comparteix.

Tingueu en compte qüestions relacionades amb la salut i la seguretat on haureu de forçar l’ús d’equips de seguretat encara que algú de l’equip no vulgui complir-lo. Les tècniques de resolució de conflictes en aquest mode implicarien:

• Dir a algú més què fer.
• Emetre un mandat o directiva.

En lloc de "resoldre" el conflicte, l’heu aixafat i heu habilitat el projecte per avançar. Teniu una decisió, però probablement heu perdut alguns amics fent-ho. Utilitzeu-lo amb precaució o quan la situació ho requereixi per raons legals o de seguretat. No descendeixis mai cap a l'assetjament laboral.

El mode de conflicte d'acollida

Acollir és el contrari de competir. És insostenible i cooperativa, ja que els vostres interessos no es tenen en compte i que segueixes la voluntat de l’altra persona.

No sempre haureu de veure això com "perdre" o ser sacrificat. De vegades els arguments no valen la pena el vostre temps ni els vostres interessos. Tingueu en compte si l’utilitzeu amb massa freqüència, però, perquè us pot semblar "massa tou" si capitateu amb massa freqüència.

Evitar el mode de conflicte

Aquí és on no participeu en conflicte. És inabordable perquè no participeu en el debat i és poc cooperatiu perquè tampoc no l’ajudes a l’altra persona. De fet, no feu res. Això pot semblar terrible, però en realitat pot ser eficaç quan s’utilitza amb moderació i en les circumstàncies adequades.

En realitat, no heu gestionat el problema, només la manifestació inicial del conflicte. Encara heu de trobar temps per fer front als problemes. Hi ha el risc que el problema augmenti i augmenti si s'espera massa.

Imagineu-vos que dos col·legues discuteixen en veu alta i estan molestant el treball d'altres persones a l'oficina. Voleu intervenir i dieu-los que els ajudarà a arribar a una resolució quan tots dos s'han calmat. Ofereix a un d'ells l'oportunitat de refrescar-se a la seva oficina fins a aquell moment.

Tècniques de resolució de conflictes en aquest mode:

• Posposar la discussió fins a un millor moment o situació.
• Allunya't d'una situació amenaçadora.

El mode de conflicte col·laborador

La col·laboració és una manera ferma de resoldre problemes i és molt cooperativa. No eviteu el conflicte: us submergeu-vos directament, treballeu junts per eliminar els problemes i arribar a un punt on es compleixin els vostres requisits. Apropar-se a la situació d'una manera pragmàtica pot ajudar a crear confiança amb el vostre equip.

Diguem que el màrqueting vol que el producte es llanci al març. L’IT vol que un nou titular s’uneixi a l’equip abans de començar a treballar en el llançament del producte. Recorren el gràfic de Gantt i utilitzen tècniques de programació per assegurar-se que el nou arxiu pugui formar part de l’equip i que el producte s’iniciï a temps. Les tècniques de resolució de conflictes en aquest mode inclouen la discussió i la mediació.

El mode de conflicte comprometent

El compromís és moderadament assertiu i moderadament cooperatiu. És una posició a mig camí que s’utilitza habitualment i, per descomptat, ha compromès les situacions del passat. No obtingueu exactament el que vulgueu, ni l’altra persona. En comptes d'això, arribeu a una solució amistosa sobre la qual podeu accedir tots dos.

L’equip diu que el sprint àgil hauria de tenir dues setmanes de durada. Voleu que sigui de quatre setmanes. Compromiteu i accepteu que els sprints siguin de tres setmanes. Les tècniques de resolució de conflictes en aquest mode inclouen:

• Discussió
• Negociació
• Intercanvi de concessions: els dos donen alguna cosa

Quin és el vostre estil de resolució de conflictes?

El millor de la comprensió del lloc on s’entén al TKI és que enteneu la vostra preferència per resoldre els conflictes al lloc de treball, i també en altres llocs. Això us dóna un avantatge per identificar quin pot ser el millor enfocament per a la situació en què us trobeu. Teniu una preferència personal, però no us quedeu responent de la mateixa manera en totes les situacions. En alguns casos, sortir-se'n podria ser el camí d’acció més adequat, de manera que decidiu evitar-ho.

En altres, un compromís podria ser el camí més ràpid cap a un camí acceptable a l’entorn impas. Podeu optar per utilitzar altres tècniques en altres moments.

El més important a recordar és que passarà el conflicte en el lloc de treball, de manera que tenir unes poques tècniques per recórrer us ofereixen opcions quan us trobeu davant d’una situació difícil. Conèixer les opcions us dóna confiança i això us pot ajudar a resoldre conflictes perquè tothom pugui tornar a treballar.