Regles per a l’etiqueta de correu electrònic al lloc de treball

Tot i que és possible que no utilitzeu el correu electrònic per comunicar-vos socialment tant com ho vau fer una vegada, probablement encara ho utilitzareu per correspondència professional. Si interactueu d'aquesta manera amb els vostres companys de feina, cap, clients i clients i possibles ocupadors, assegureu-vos de seguir aquestes sis regles per obtenir una etiqueta de correu electrònic adequada.

1. Penseu en les vostres maneres

Fins i tot en un món on ens precipitem a fer les coses tan aviat com sigui possible per passar a la següent tasca, tingueu temps per utilitzar bones maneres al vostre correu electrònic. No oblideu dir "per favor" i "gràcies".

Quan us adreceu a persones que no coneixeu bé, o amb les quals només teniu una relació formal, adreceu-les pel títol i el cognom, llevat que us hagin demanat que feu el contrari. Per exemple, digueu "Estimat senyor blanc" o "Estimada senyora grisa". Si responeu un missatge de correu electrònic i el remitent del missatge original l'ha signat amb el seu nom únic, podeu assumir amb seguretat que està bé dirigir-los de la mateixa manera.

2. Mireu el vostre to

El to és el que, com a escriptor, podeu expressar la vostra actitud en un missatge de correu electrònic. Influeix en la seva recepció. Normalment, voleu assegurar-vos que el destinatari és respectuós, amable i accessible. No volem que soni curt o exigent. Torneu a llegir el missatge diverses vegades abans de llançar-lo.

Quan escriviu a algú amb qui heu comunicat abans, comenceu a dir alguna cosa amable com "Espero que estigueu bé". Tot i que els emojis us poden ajudar a transmetre el to més fàcilment, absteniu-vos d'utilitzar-los en un correu electrònic professional, llevat que escriviu a algú amb qui tingueu una relació molt informal. No els utilitzeu mai quan escriviu a un possible empresari.

Sempre es considera una etiqueta de correu electrònic deficient per escriure un correu electrònic o una porció d’una en totes les lletres majúscules. Et farà semblar que estàs cridant.

3. Sigui concís

La gent ocupada no té ni temps ni inclinació per passar més d'un minut llegint un correu electrònic individual. Si voleu permetre que el vostre destinatari llegeixi el vostre missatge ràpidament i encara ho entengueu, heu de mantenir-lo breu.

Tanmateix, no deixeu de banda els detalls pertinents. Assegureu-vos que el vostre missatge transmet clarament la vostra raó per escriure-la. Ningú no estalvia temps si acabes d’avançar mentre intentes explicar els detalls que has omès.

4. Eviteu fer servir les abreviatures de text

Tot i que voleu estalviar temps, no hauríeu d’utilitzar abreviatures de missatges de text al vostre correu electrònic professional. Si escriviu molt, com moltes persones ho fan, és possible que estigueu acostumat a fer servir una mena de taquigrafia per parlar amb els vostres amics.

Per exemple, podeu utilitzar "u", "ur" i "plz" en lloc de "vosaltres", "el vostre" i "si us plau". Aquestes abreviatures no tenen cabuda en la correspondència comercial a menys que el destinatari sigui algú amb qui tingueu una relació casual.

5. Utilitzeu una adreça de correu electrònic professional

Per als missatges relacionats amb la vostra feina actual, utilitzeu sempre l’adreça de correu electrònic que l’empresari li va assignar. Tanmateix, mai no hauríeu d’utilitzar-lo per enviar missatges no relacionats amb el vostre treball, per exemple, si esteu buscant un altre. Utilitzeu un compte de correu electrònic personal.

Si no teniu un compte personal, per exemple, el proveïdor de servei d’internet que us vau proporcionar quan us vau inscriure al servei, obteniu un compte de correu electrònic gratuït. Utilitzeu Gmail o un altre servei per configurar una adreça que soni professional. No utilitzeu res d'estúpid o suggeridor. El vostre primer cognom i cognom o el vostre nom complet són les opcions adequades.

6. No us oblideu de comptar l'ortografia i la gramàtica

És imprescindible que reviseu el vostre correu electrònic amb cura. No oblideu mai aquest pas crític, per molt que estigueu ocupats. Les coses que voleu estar atents són l’ortografia correcta i la gramàtica adequada. A més d’ortografiar correctament les paraules habituals, també voleu escriure els noms de les persones correctament, inclòs el del vostre destinatari i el nom de la seva empresa.

Tingueu cura de confiar massa en les revisions ortogràfiques. És possible que no notin errors ortogràfics de les paraules quan s’utilitzen incorrectament. Per exemple, un corrector ortogràfic no marcarà la paraula "a" en la frase "Tinc preguntes per a vostè", tot i que, en aquest context, hauria de ser "dos". Escriptura de doble verificació de la qual no esteu segurs mitjançant un diccionari en línia gratuït com Merriam-Webster.