6a fase de gestió de canvis: integració

Benvingut a la fase 6 en la gestió del canvi. Heu arribat a la fase final de realització i gestió del canvi dins de la vostra organització: integració. Durant aquesta etapa, podeu incorporar completament els canvis que heu treballat en les cinc etapes inicials que han incorporat el compromís dels empleats amb el canvi.

Etapa 6: Integració

Durant la fase d’integració, l’organització realitza els canvis que ha treballat "en part de la nostra manera de fer negocis". Els canvis passen a ser part integrant de com funciona l’organització. Els empleats poden no recordar com va funcionar l’organització abans dels canvis. O, els seus records s'han esvaït fins al punt de no preocupar-se per les velles maneres de fer les coses.

Per aconseguir aquesta última fase, haureu de crear els canvis en tots els sistemes i processos de l'organització de manera que els canvis siguin fonamentals per a la vostra feina. Per tant, els canvis tindran un impacte en la forma en què contractem empleats, com oferiu reconeixement i allò que reconegueu, i com mesurem l’èxit i les contribucions dels empleats.

Torneu a congelar la vostra organització després del canvi

A l’etapa d’inici / consciència i en l’etapa d’investigació, s’ha introduït en el concepte de descongelar l’organització de manera que puguis desaprendre els teus vells patrons de comportament abans que poguessin succeir els canvis. Vau conèixer a Kurt Lewin, que va fer suggeriments sobre com podria descongelar la seva organització per permetre la introducció dels canvis.

Durant aquesta etapa, Lewin recomana que la vostra organització es torni a congelar després dels canvis que s’hagin produït. Per fer-ho, la direcció ha de fer tot el possible per estabilitzar la vostra organització en el nou nivell de funcionament. Abans de fer-ho, però, heu de valorar si els canvis que heu realitzat es realitzen al nou nivell que voleu.

Cal passar el temps, reforçar els canvis i entendre-ho per congelar l’organització al nou nivell. Les persones tendeixen a recaure en la zona de confort de comportaments antics i assajats, llevat que els directius i els membres del personal siguin sempre vigilants i donin suport constant als nous comportaments.

Identifiqueu necessitats addicionals per als canvis

Aquesta etapa pot trigar molt més del previst, ja que es reforça, es reconeix i recompensa els nous comportaments dels empleats. Tingueu en compte, a més, que és probable que els vostres canvis inicials generin canvis addicionals.

La integració permanent dels canvis a l’organització requereix que els líders i els directius de canvi abordin aquests canvis addicionals necessaris a la resta de l’organització en resposta als canvis inicials. Feu-vos preguntes com ara quins altres sistemes necessiten actualitzar?

Per exemple, si els canvis que heu fet van passar a passar d'un lloc de treball ple de col·laboradors individuals a la formació d'empleats en equips de treball, caldrà canviar molt. Haureu d'adreçar-vos als sistemes de reconeixement i premis per recompensar els empleats per contribuir eficaçment com a membres de l'equip.

Haureu de canviar el sistema de gestió del rendiment per reforçar el treball en equip. Haureu de canviar els sistemes de pagament dels empleats perquè la part de les subvencions o les bonificacions depenguin de la seva contribució a l'equip global. En lloc de definir tots els objectius individuals, haureu de tenir objectius d’equip compartit.

És difícil integrar plenament els canvis, tret que modifiqueu els altres processos de treball per donar suport i reforçar els canvis que heu fet.

Sistemes i processos que hauran de canviar

Durant la fase d’integració, els gestors i els membres de l’equip haurien de centrar-se en els sistemes següents.

Contractació

• Pot ser que la vostra organització contracti empleats que tinguin noves habilitats i experiències com a conseqüència de la necessitat de donar suport continuat als canvis.
• L'orientació per a nous empleats haurà d'incorporar els canvis.
• Haureu de tornar a escriure el manual de l’empleat per incorporar els canvis.

Formació

• És probable que necessiteu classes de formació tècnica en curs per a noves contractacions i per millorar les habilitats dels vostres empleats actuals.
• Haureu de seguir entrenant els empleats en la gestió del canvi i en qualsevol habilitat de relacions humanes que necessiti actualitzar la vostra organització canviada.

Estructura organitzativa

• Preneu decisions sobre com haureu d’estructurar l’organització després dels canvis. Compromiteu-vos de comunicar què, per què i de quina manera els canvis de forma ràpida i detallada als empleats.
• Penseu en les reaccions personals dels membres de l’organització que poden perdre el poder, l’autoritat o l’estat de la nova estructura organitzativa; investiga maneres de compensar o millorar la seva pèrdua.

Recompenses i reconeixements

• Desenvolupa nous sistemes de recompensa, inclosos els canvis en els processos de gestió del rendiment, per reforçar la integració del canvi a la vostra organització.
• Penseu en com el vostre sistema de reconeixement informal d’empleats recompensarà o reaccionarà als canvis.
• Planifiqueu i celebreu-vos amb els vostres empleats a mesura que integreu totalment els canvis en la vostra organització. Sí, aquesta sisena etapa mereix celebracions, a més de les que heu celebrat durant el camí.

Comunicació

• Desenvolupa enfocaments constants i coherents de comunicació, com ara reunions setmanals de totes les empreses, reunions setmanals de departaments, actualitzacions escrites a Yammer o qualsevol sistema de comunicació electrònica que utilitzeu.
• Proporcioneu un feedback continu als vostres empleats sobre l'estat dels canvis organitzatius.
• Proporcioneu un feedback continu als vostres empleats sobre l’estat del seu propi rendiment en els sistemes que es van crear de nou per aconseguir els canvis.

Què passarà si l’organització no integra els canvis?

La manca de canviar els processos i els sistemes per donar suport i reforçar els canvis farà que sigui difícil o impossible que la vostra organització integri completament els canvis. De la mateixa manera, el fet de no congelar la vostra organització en un paisatge canviant afectarà la vostra capacitat per integrar els canvis.

No voleu que els empleats vegin que no teniu prou seriosament la implementació dels canvis. Han invertit una energia incalculable, tant psíquica com d’altra banda, en moure's a través d’aquestes sis etapes del canvi. Si permeteu que els canvis caiguin a la vora, estareu creant un entorn en el qual els empleats tindran menys probabilitats i, fins i tot, no volen canviar de nou en el futur. Recorda, enganyar-me una vegada, avergonyir-me, enganyar-me dues vegades, vergonya.

Els vostres empleats desenvoluparan canvis o canvis si demaneu que canvien massa sovint. No obstant això, res no fa més que reduir els canvis necessaris de manera més significativa que els empleats que senten que us van enganyar en el passat.