Llista d’habilitats d’assistent d’oficina amb exemples

Els llocs d’assistents d’oficina es poden trobar a totes les indústries i comparteixen un ampli conjunt d’habilitats. Els assistents d'oficina de vegades es coneixen com a secretaris o assistents administratius, però el que fan és ajudar al funcionament d'una oficina. Tant si l'oficina pertany a un bufet d'advocats, una pràctica mèdica, una institució educativa o una corporació, les necessitats són similars; Algú ha de presentar registres, mantenir els horaris i tenir cura de la comunicació rutinària en nom de les persones que utilitzen l’oficina.

Que algú pugui ser tu.

Responsabilitats de treball d'assistent d'oficina

Mentre que els càrrecs d'assistent d'oficina són generalment semblants entre si, el treball continua sent variable: només varia del dia a dia, més que de l'oficina a l'oficina. Avui podria actuar com a recepcionista, demà podria requerir la reparació de la impressora i, un dia després, hauràs de portar tot el gabinet d'arxiu al segle XXI. Necessitareu un conjunt d’habilitats molt ampli per tenir èxit.

Els assistents d’oficina es troben entre els grans herois desconeguts del món empresarial, ja que quan feu la vostra feina bé, ningú no nota: l’oficina sembla funcionar. Però algunes persones gaudeixen del treball ràpid i flexible, de la sensació de ser el cor de tot. I un bon secretari encara pot trobar feina gairebé a qualsevol lloc, en qualsevol tipus d’organització.

Com utilitzar la llista d’habilitats

Podeu utilitzar aquestes llistes d’habilitats al llarg del vostre procés de cerca d’ocupació. En primer lloc, els noms d’aquestes habilitats funcionen com a paraules clau, de manera que utilitzeu tantes com pugueu quan escriviu el vostre currículum. No confieu en la contractació de supervisors per esbrinar que teniu el que volen, expliqueu-los directament.

En segon lloc, podeu utilitzar aquestes mateixes paraules clau a la vostra carta de presentació. Concentreu-vos específicament en el que més es preocupi pel vostre futur empresari. Haureu de fer la vostra investigació, ja que mentre els treballs d'assistent d'oficina solen ser similars, els supervisors de contractació varien segons les seves prioritats. La descripció de la feina inclourà probablement una llista d’habilitats requerides. Tingueu atenció.

Finalment, podeu utilitzar aquest debat per planificar l’entrevista. Assegureu-vos que teniu preparat com a mínim un exemple durant un temps que hàgiu demostrat habilitats de cada categoria que apareix aquí.

També pot ajudar a revisar les nostres llistes d’habilitats que s’indiquen per feina i els tipus d’habilitats.

Habilitats d’assistents d’Oficina Superior

Habilitats de comunicació verbal: La comunicació és una habilitat crítica crítica per a un ajudant d'oficina. Haureu d’interactuar amb el vostre supervisor, el vostre company d’oficina, els professionals que assistiu i, possiblement, clients o persones en altres oficines de la mateixa organització. Tots vostès treballen en equip i sou el seu principal centre de comunicació. Haureu de ser alegre, útil, ben informat, articulat i un bon escolta cada dia.

• Contesteu els telèfons
• Relacions amb clients
• Comunicació
• Reenviament de trucades telefòniques
• Presa de missatges
• Encaminament de trucades de telèfon
• Centraleta
• Telèfon
• Comunicació verbal

Habilitats de comunicació escrita: La majoria dels assistents d'oficina escriuen molt. Poden escriure notes, omplir formularis o redactar cartes o correus electrònics. Alguns creen contingut per al lloc web de l'empresa o editen text per a altres persones. Una comunicació escrita professional i clara és imprescindible.

• Correspondència
• Correu electrònic
• Correu electrònic
• Enviaments
• Escriptura
• Processament de text
• Comunicació escrita

Amabilitat: Un assistent d’oficina pot ser la primera persona que un client veu a l’entrar a l’oficina. Si l’ocupant principal de l’oficina està fora de moment, l’assistent de l’oficina pot ser l’única persona amb la qual el visitant interactua. Heu d'estar preparats per saludar a tots els visitants amb un somriure i una paraula amable i per ajudar-los amb el que necessiten fins al moment que pugueu. Per tant, les bones habilitats interpersonals són una necessitat.

• Servei d'atenció al client
• Direcció de visitants
• Flexible
• Amable
• Greet guests
• Interpersonals
• Actitud positiva
• Fiabilitat
• Visitants de benvinguda

Habilitats tecnològiques: En els vells temps, els secretaris escrivien molt. Els temps han canviat i, per tant, la tecnologia, però els assistents d'oficina encara poden esperar passar molt de temps davant d'un teclat. En lloc d’una màquina d’escriure, haureu de conèixer la vostra manera d’utilitzar diverses aplicacions de programari. Tampoc no sap fer cap suport tècnic lleuger i com arreglar una impressora recalcitrant.

• Ordinador
• sobresortir
• Internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Tecnologia

Organització: Els assistents d’oficina han d’estar molt organitzats per fer malabars amb les seves moltes tasques.Haureu d’ajudar a organitzar altres persones, a més, de mantenir calendaris per mantenir l’oficina de manera ordenada.

• Suport administratiu
• Cites
• Facturació
• Calendaris
• Clerical
• Entrada de dades
• Lliurament de correu
• Presentació electrònica
• Informes de despeses
• Presentació
• Operacions de recepció
• Gestió de diners
• Funcions d'oficina
• Equip d'oficina
• Inventari de subministraments d'oficina
• Material d'oficina
• Suport per a oficines
• Organització
• Tràmits
• Enviament

Habilitats per resoldre problemes: La resolució de problemes, o habilitats de pensament crític, són importants per a qualsevol ajudant d'oficina, ja que sovint sereu la persona que altres persones plantegen amb preguntes o problemes.

• Coordina les activitats de l’oficina
• Reunions
• Habilitats per resoldre problemes
• Respon a les consultes
• Programació
• Projecció i direcció de trucades
• Fulls de càlcul
• Treball en equip
• Gestió del temps
• Plans de viatge