Com dirigir un projecte quan no siguis el cap de l’equip

De tornada a l'escola, el projecte grupal no sempre va ser una experiència positiva. Inevitablement, en cada grup, alguns van treballar més dur que altres, mentre que altres no es van presentar mai. Com a resultat, podria ser frustrant si sou un dels membres de l'equip que porten la major part de la càrrega.

És una mica diferent en el món empresarial, ja que cada projecte té un gestor de projectes i aquesta persona pot distribuir les conseqüències reals si els membres de l’equip no completen les seves tasques. Fins i tot si el responsable del projecte no té autoritat disciplinària sobre el seu equip, qualsevol rendiment deficient d'un membre pot tornar al seu cap i reflectir negativament la seva carrera.

És probable que el gestor del projecte no pugui triar els membres de l’equip per al projecte i no tindrà l’autoritat per eliminar un membre a causa del mal rendiment. Com gestioneu un projecte quan els membres del vostre equip no us informin?

Aquí hi ha sis consells sobre com dirigir un projecte quan els membres de l’equip no us informin.

Aclareix els vostres límits amb el cap

Abans d’arribar a la primera reunió d’equip, senteu-vos amb la persona que us ha assignat a aquest projecte i parleu sobre les expectatives de la gestió. Això és més fàcil, per descomptat, si vostè i tots els membres de l’equip informen de la mateixa persona, però fins i tot si no, voleu tenir aquesta conversa.

Aquestes preguntes us demanaran:

• Teniu el poder per eliminar i substituir persones de l'equip si no estan funcionant?
• Aquest projecte té prioritat sobre altres projectes? Si no, llavors, on se situa el vostre projecte a la jerarquia. En altres paraules, podeu informar els membres del vostre equip que necessiten deixar de fer un projecte diferent per complir un termini?
• Si teniu problemes amb el rendiment del membre de l’equip, el cap amb poder disciplinari us recolzarà o es considerarà igual amb els membres de l’equip?
• Si encara no ho heu fet, pregunteu quins són els objectius per al projecte i el termini previst per finalitzar.

Si heu establert els vostres límits abans que comenci el projecte, sabreu fins a quin punt podeu anar i què podeu demanar als membres del vostre equip. Un cap que diu: "aquest projecte és la màxima prioritat", però no us recolzarà, és el mateix que dir el cap, "això no és la prioritat principal".

No obstant això, aconseguir el buy-in del vostre cap per saber si el projecte és una prioritat principal us pot ajudar a influir en els membres perquè treballin el més dur possible. I no tingueu por de ser directament amb el vostre cap per esmentar que voleu conèixer el nivell d'importància del projecte perquè pugueu comunicar-lo a l'equip. Voleu comunicar-vos que tothom té el mateix objectiu, que el projecte s’hagi acabat correctament i puntualment.

A més, podeu fer el seguiment del vostre cap per correu electrònic demanant-vos que confirmeu que el projecte és una prioritat. Un cop rebuda la confirmació per correu electrònic, podeu reenviar el correu electrònic a l'equip si és necessari.

És important recordar que els membres de l’equip poden tenir altres responsabilitats, a més del projecte. Com a resultat, és possible que no considerin el seu projecte com una prioritat per a ells, però no és necessàriament perquè no els importa o estan buscant evitar treballar. És molt probable que simplement tinguin altres tasques i responsabilitats que necessiten completar diàriament. Això és especialment cert quan es treballa amb col·legues de diferents departaments.

Parlant amb el vostre cap per aclarir la importància del projecte, els objectius i la línia de temps, i comunicar aquesta informació amb l’equip al principi, us pot ajudar a fer que el procés sigui més suau i menys estressant.

Parli amb el teu equip abans de fer les tasques

Quan tingueu un equip interorganitzatiu, és fàcil fer tasques. Jane del màrqueting es farà càrrec de les tasques de màrqueting. Karen de finançament es farà càrrec de les finances. Però fins i tot quan les responsabilitats són clares, primer parleu amb els membres del vostre equip.

Podeu descobrir que tant Karen com Jane han demanat a aquest equip per obtenir més informació sobre altres àrees de l'empresa, de manera que quan els assigneu a les seves àrees d’experiència, es pot frustrar.

Aquesta conversa és fonamental per tenir una bona relació d'equip.Tot i que s’encarrega del resultat final del projecte, no aconseguiràs grans resultats sense que els membres de l’equip estiguin a bord. En resum, capacita els membres del teu equip demanant les seves aportacions i les seves preocupacions. Quan el projecte és complet i un èxit, tot l’equip pot sentir-se orgullós sabent que cadascun d’ells va tenir un paper actiu en el seu èxit.

Comproveu-vos amb el cap

Si, després de parlar amb els membres de l’equip, determineu que l’única manera d’aconseguir aquesta tasca és donar tasques que una o més persones trobaran desagradables, parleu amb el vostre cap abans de fer les tasques.

Per què? Voleu assegurar-vos que teniu la còpia de seguretat que necessiteu i que no hàgiu descuidat una opció que faci que les tasques siguin més satisfactòries per als membres de l’equip.

Prengui com a mínim una tasca per a tu mateix

És possible que tothom sàpiga que heu estat escollits per dirigir aquest equip a causa del seu èxit, però també és important que us moguin les mànigues i us mireu les coses.

Tenir alguna cosa difícil o desagradable envia el missatge que sou part de l'equip i que us preocupeu pels vostres companys d'equip. L’assignació de les tasques desagradables envia el missatge que creieu que sou millors que els vostres companys d’equip.

Això no vol dir que hagueu de fer totes les tasques dolentes. Però assegureu-vos que estan dividits entre els membres de l’equip. El que és desagradable varia d’un equip a l’altre, però cada projecte té alguna cosa que ningú vol fer. Sovint hi ha nombroses tasques que tothom els agradaria evitar. Assegureu-vos que estiguin dividits de manera equitativa i que en feu la part.

Dóna informació ràpida

Recordeu que la retroalimentació és més que dir, "gran treball" o "mal treball", és "que va ser un gran treball perquè …" i "això no ha sortit tan bé perquè …" sense les frases perquè ningú aprèn. I sempre que busqueu un comentari, assegureu-vos que accepteu comentaris dels membres del vostre equip.

Una vegada més, els habiliteu per fer un gran treball i recordar-los que el seu èxit és el vostre èxit i que esteu tots junts. Proporcionant comentaris i ensenyant-los com fer una tasca, especialment si teniu més experiència, crearem un entorn de treball positiu.

Informeu-ne tots

Com a líder de l’equip, informareu dels avenços als gestors i als líders superiors de la vostra organització. Assegureu-vos que torneu la informació d'aquestes reunions al vostre equip. A més, deixeu que el vostre grup sàpiga què us dirà en aquestes reunions.

A més, cedeixi a tothom un crèdit, especialment quan hi hagi elogis. El projecte va bé perquè està fabulós? Bé, és clar, però no ho diguis. Digues que el projecte va bé perquè l'equip és fabulós. Tothom sabrà que formeu part de l’equip.

Però, què passa si el projecte va horrible? Comparteix la culpa? Sí, però només de manera privada. Aneu als membres de l’equip de forma individual i treballeu per ajudar-vos a canviar la seva orientació o contribució. Si això no funciona, aneu al vostre cap i us resoldreu.

Si teniu el poder d’eliminar persones de l’equip, ara és el moment de fer-ho, però si no, podeu parlar amb la persona que ho fa. Però, tot el que feu, no comenceu a xafardar ni queureu-vos dels membres del vostre equip. Destruirà la seva moral i farà que tot empitjori.

Recordeu que un projecte d’equip dirigit amb èxit pot augmentar la vostra carrera professional, avançar en la vostra reputació professional i fer visible el vostre treball a la vostra organització. El resultat pot ser assignacions addicionals o una promoció.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas és una escriptora independent que va passar 10 anys en recursos humans corporatius, on va contractar, va acomiadar, va gestionar els números i va fer una doble comprovació amb els advocats.