Com dirigir reunions d'equip efectives

Les reunions efectives són esdeveniments interessants i d’alta energia, on els membres de l’equip treballen junts per prendre decisions o resoldre problemes. Malauradament, moltes de les reunions que assistim semblen ser tot el contrari. Les pitjors reunions porten el temps a un rastreig deixant a tots esgotats mentalment i emocionalment i més que una mica frustrats. La diferència està en com es planifiquen i funcionen les reunions.

Els millors gestors entenen la importància d'aquests esdeveniments i entenen que produir una gran reunió té una planificació i un esforç deliberat. Aquest article ofereix deu consells que us ajudaran a aprofitar aquest valuós temps de col·laboració amb el vostre equip. Aquí teniu alguns consells sobre com enfortir les vostres reunions d’equip.

Tenir una actitud positiva sobre les reunions

És la cosa més important que un gerent pot fer com un líder per millorar les reunions de l'equip. És sorprenent quants gestors estan orgullosos de proclamar la seva aversió a les reunions, però per aconseguir resultats significatius, resoldre problemes, prendre decisions, informar, inspirar, col·laborar i motivar, els directius han de treballar amb la gent.

Això vol dir ocasionalment aconseguir aquestes persones en una habitació o en una trucada de conferència i parlar amb ells. La gestió no es tracta de seure a l'oficina amb la porta tancada per enviar correus electrònics. Com a líder, tracti de mirar les reunions com a manifestació del lideratge. És temps de la demostració de lideratge, no és una cosa que témer com un viatge al dentista.

Recordeu que teniu la reunió

No delegueu la planificació de l’agenda en un assistent administratiu o en un altre membre de l’equip. Com a líder, ho és el vostre reunió per planificar i executar. Per posar-se en la base de la ment adequada, pregunteu i responeu la pregunta següent: "Després d’aquesta reunió, què vull que la gent s’hagi aprés, aconseguit o resolt?"

Prepara sempre una agenda

Tot el que heu llegit sobre les reunions efectives en el lloc de treball inclou consells sobre com preparar una agenda. No obstant això, tots hem van mostrar el camí a una reunió on no hi ha una agenda que es troben. L’acte de planificar l’agenda ajuda a centrar-se i identificar els temes prioritaris de la reunió.

Demaneu informació sobre l’agenda

Tot i que la responsabilitat principal del gestor és desenvolupar l’agenda, els membres de l’equip poden ser convidats a aportar elements de l’agenda. Envieu una trucada per rebre idees pocs dies abans de la reunió.

Spice It Up

Poseu una mica de varietat en el format. A continuació, s’indiquen algunes coses que podeu fer per donar bon gust a les vostres reunions d’equip:

• Convideu ponents convidats
• Celebra alguna cosa
• Realitzeu una "taula rodona d’aprenentatge": feu que els membres de l’equip es tornin a ensenyar els uns als altres
• Vegeu un Ted Talk que sigui rellevant per a l’agenda de la reunió
• Executeu una activitat de creació d'equips
• Canvieu les ubicacions (considereu fer la reunió fora de lloc)
• Porta alguna cosa divertida o interessant
• Teniu una reunió d’agenda única
• Sol·liciteu actualitzacions de llamps
• Involucra l'equip en una pluja d'idees
• Canviar de cadira o canviar-se qualsevol cosa per trencar la monotonia

Permetre un "espai blanc" per a la creativitat i la participació espontànies

No emboliquin tants elements a l’agenda que us esforçeu per completar-lo. En el seu lloc, deixeu una habitació al final per a una discussió espontània. Si la reunió finalitza aviat, deixeu que tothom vagi aviat. Tothom aprecia el temps trobat.

Utilitzeu reunions d'equip per col·laborar

En comptes de compartir informació, tracti de resoldre un problema o treballar amb el grup en arribar a una decisió. Sí, és un repte i pot ser desordenat, però això és el que més valorem de les reunions.

Alleugerir

Ser líder d’una reunió no té a veure amb l’autoritat o l’abús de poder. Castigar a algú per arribar tard a l’equip és un exemple de fer-ho. Mantingui el sentit de l’humor i la seva humilitat.

Segueix

Feu un seguiment dels elements d’acció i assegureu-vos que la gent faci el que diuen que farà. És frustrant aparèixer a la propera reunió i descobrir que la meitat de l’equip no es va molestar a fer el que es comprometien en l’última reunió. Feu un seguiment abans de la reunió i feu que les persones siguin responsables dels seus compromisos.

Sigues el líder del model de rol

Les reunions d’equip no són un moment per deixar la vostra guàrdia a l’abast del vostre equip. Mantingueu-vos al vostre equip amb els més alts estàndards de conducta, la qual cosa significa que no hi hagi acudits fora de color, escolliu els membres de l'equip, el cinisme i el sarcasme, o copejar a altres departaments o administració. Penseu en el bon líder que vulgueu ser conegut i, a continuació, mostreu-vos a cadascuna de les reunions ser aquest líder.

La línia de fons

Una oportunitat per conèixer i treballar amb el vostre equip és una cosa horrible. És imprescindible que desenvolupeu la disciplina per planificar i dirigir reunions que les persones valorin i impulsin les iniciatives.