Descripció del treball del recepcionista: salari, habilitats i més

Per definició, una recepcionista és la primera persona que un visitant pot veure a qualsevol empresa. Són la primera línia de defensa de la companyia. L’entrada frontal d’un complex d’oficines o d’un equipament mèdic sol disposar d’una recepcionista allà per dirigir els visitants a l’oficina correcta de la instal·lació. Les oficines individuals de l'empresa també poden tenir els seus propis recepcionistes.

Funcions i responsabilitats del recepcionista

Els recepcionistes realitzen diverses tasques administratives i d’oficina:

1. Resposta a trucades telefòniques: Això pot implicar prendre missatges o dirigir trucades al personal adequat, i fins i tot respondre directament a preguntes generals de clients, clients i altres.
2. Programació: La majoria dels recepcionistes són responsables de la planificació de clients i clients per reunir-se amb el personal o programar personal per a tasques fora de lloc, com ara aparicions i reunions judicials.
3. Recepció de visitants: Una recepcionista pot ser capaç de fer front a les necessitats d'un client ell mateix, però sovint les dirigeix ​​al personal oa la ubicació adequades.

1. Recopilació d'informació: Això és més freqüent per a aquells que treballen a les instal·lacions mèdiques. Es podrien acusar de recopilar informació personal de pacients nous i confirmar la cobertura d’assegurança.
2. Respon al correu entrant: Això inclou tant el correu electrònic com el correu electrònic, que solen dirigir cadascun als membres del personal adequat.

Alguns recepcionistes també assumeixen tasques de secretaria, com ara escriure, presentar i copiar correspondència i documents.

Salari de recepcionista

El salari pot variar una mica segons la indústria, però sovint es tracta d’una posició d’entrada i paga en conseqüència. Els recepcionistes solen compensar-se per hora, però alguns poden obtenir salaris.

• Retribució anual mitjana: 28,392 $ (13,65 $ / hora)
• Top 10% Salari anual: Més de 40.872 $ (19,65 $ / hora)
• Salari anual inferior al 10%: Menys de $ 20.072 ($ 9.65 / hora)

Educació, formació i certificació

Aquesta no és una posició que requereix molta educació o formació.

• Educació: Els recepcionistes solen tenir un diploma d'escola secundària o equivalent.
• Entrenament: La formació és sovint a la feina i específica a les necessitats de la indústria o empresa en particular.
• Experiència: El coneixement de programes i programes informàtics pot ser útil perquè moltes de les tasques d’una recepcionista s’acceleren mitjançant la tecnologia.

Habilitats i competències del recepcionista

Les habilitats necessàries per a un treball de recepcionista poden variar segons la indústria, però algunes són comunes a la majoria de les empreses.

• Professionalitat: Sou la primera persona que veu un client o un altre visitant en arribar. Tens la primera impressió del teu empresari. Haureu d’incorporar els ideals de la vostra empresa, tant en el vostre comportament com en la vostra aparença.
• Habilitats de comunicació: El vostre treball principal és saludar la gent. Descobriu el que necessiten i ajudeu-los a aconseguir-ho. La major part d'aquesta comunicació serà verbal, presencial o telefònicament.
• Habilitats interpersonals: Treballaràs estretament amb diverses persones. Si cau una reunió important, haureu d'explicar per què.Si algú està tenint un mal dia, podria suposar el pes i respondre adequadament pot ser crític.

• Nervis d'acer: Si es produeix una emergència dins o davant del seu lloc de negoci, és possible que sigui la primera persona que hagi de respondre i decidir què fer.
• Competències tecnològiques: Usareu un sistema telefònic complex, probablement un amb múltiples línies internes i externes que s’ha de seguir funcionant sense problemes. També podeu conèixer els fulls de càlcul, el programari de processament de text, el correu electrònic i els sistemes de distribució de fitxers de la vostra empresa i, possiblement, diverses plataformes de mitjans socials.
• Organització: Seràs el nexe d’una gran part de la comunicació interna del teu empresari, de manera que no només hauràs de mantenir-te organitzat, sinó que també hauràs d’organitzar tots els altres. És possible que també us encarregueu d’emmagatzemar i redreçar els materials de lectura o els recursos informatius de la vostra àrea d’espera.

• Capacitat multitasca: Inevitablement, s’aproparà una trucada mentre sigueu en línia amb una altra persona. Haureu de saludar la nova persona que truca i després tornar a canviar. Mentrestant, tres persones poden estar esperant en persona per parlar amb vosaltres. Haureu de mantenir separades les vostres necessitats de cadascuna de les persones, no descuidar ningú i no quedar-vos aclaparats ni frustrats.

Perspectives de feina

En general, es preveu que el creixement de l’ocupació per a recepcionistes de les indústries sanitàries sigui del 9% entre el 2016 i el 2026, que és aproximadament la mitjana. Altres indústries podrien dependre més de la tecnologia i menys necessitat de porters humans.

L'avanç és comú a casa. Molts recepcionistes pugen a altres posicions dins de les seves empreses.

Ambient de treball

Els recepcionistes es poden trobar a pràcticament totes les indústries. És la seva feina guardar la porta i mantenir l’ordre sobre els clients entrants, telèfons i correu. Això significa que no tenen gaire interès en la privadesa personal. Els seus llocs de treball es troben normalment a zones de gran trànsit i poden haver de fer front a clients, clients o situacions desagradables.

Horari de treball

Normalment es tracta d’una posició a temps complet durant les hores comercials regulars. Això pot variar segons les empreses que romanen oberdes els caps de setmana, festius o nits, però, com ara les instal·lacions mèdiques. Aproximadament el 25% de les recepcionistes treballen a temps parcial.

Comparació de treballs similars

Els que considerin el paper de recepcionista també poden estar interessats en aquestes carreres:

• Representant de Servei al Client: $32,890
• Secretaris d'informació: $33,680
• Tècnics i assistents de biblioteca: $29,050

Exemple de currículum vitae del recepcionista

Aquest és un exemple d’un currículum vitae per a una posició de recepcionista. Baixeu la plantilla de currículum vitae de la recepcionista (compatible amb Google Docs i Word Online) o vegeu més endavant per obtenir més exemples.

Baixeu la plantilla de Word

Exemple de currículum vitae del recepcionista (versió de text)

Sol·licitant Jonathan

123 Moore Avenue

Albany, NY 12201

(111) 222-3333

[email protected]

RECEPTIONIST

Gestionar una oficina ocupada i de ritme ràpid amb professionalitat i eficiència

Experimentat en ambients legals i mèdics i orgullós de ser la primera cara que els clients veuen a l'oficina o la primera veu que escolten al telèfon.

Les habilitats clau inclouen:

• Microsoft Office
• Telèfons multilínies
• La resolució de conflictes
• Servei d'atenció al client
• Molt organitzat
• Multitarea

EXPERIÈNCIA PROFESSIONAL I VOLUNTÀRIA

OFICINES DE DRETS DE SMITH I REILLY, Colonie, NY

ASSISTENT RECEPCIONALISTA / ADMINISTRATIVA (Febrer de 2015: present)

Primera persona de contacte per a clients. Organitzeu els documents en preparació per a les dates dels tribunals. Planifiqueu i assistiu a les reunions i trigueu minuts. Altres funcions generals de l’oficina.

OFICINA DENTAL DE DR. SMITH, Albany, NY

RECEPTIONIST (Novembre de 2012 - gener de 2015)

Salutats els pacients quan van arribar. Cites programades en persona i per telèfon. Gestionar fitxers mèdics (fer notacions, ordenar i presentar). Va presentar reclamacions a companyies d’assegurances dentals.

EMPRESA NACIONAL DE POTÈNCIA I GAS, Albany, NY

REPRESENTANT DE SERVEI AL CLIENT (Maig de 2011-octubre de 2012)

Resposta a trucades d'atenció al client i problemes i preocupacions resoltes. Va dirigir els clients als recursos apropiats quan era necessari. Sistema de servei al client basat en ordinador còmodament.

CAMP HAPPINESS, Albany, NY

ASSESSORAMENT VOLUNTARIAT (Juny de 2009: present)

Passi una setmana cada estiu treballant al campament per a nens en edat escolar. Organitzar activitats i servir de mentor per assistir a joves.

EDUCACIÓ I CREDENCIALS

COL·LEGI CIUTAT, Albany, NY

Llicenciat en administració d'empreses, 2011