Com reorganitzar el vostre departament o empresa

"Reorganització" és un d'aquests temes empresarials que solen evocar una resposta cínica i poden omplir pàgines de dibuixos animats de Dilbert. Aquesta reacció cínica està ben merescuda perquè sovint és el resultat d'un procés de disseny organitzatiu que va començar i va acabar amb un organigrama, no un lideratge pensat.

Aquí teniu alguns dels motius pels quals els gestors es reorganitzen.

Una persona clau s’ha quedat

Deixa un buit i una oportunitat per qüestionar l’estructura existent. Això contrasta amb el que els manuals de gestió us indiquen: els diagrames d’organització generalment es construeixen al voltant d’individus, no de “posicions”. Quan una persona clau s’abandona, la posició hauria de quedar-se.

Hi ha problemes

Aquests inclouen ineficàcia, desajustos de talent, rols subordinats, desequilibris de càrrega de treball i altres problemes operatius. El treball no es fa, o no es fa bé.

És necessari aprofitar una nova oportunitat

An exemple seria un nou mercat, producte o servei i la vostra estructura actual no estava dissenyada només per donar suport als vostres nous objectius empresarials.

Tot i que són bones raons, és important considerar la possibilitat de reorganitzar-les com una única alternativa possible. Sovint hi ha moltes maneres menys perjudicials d’aconseguir els mateixos objectius.

Qui hauria de participar en la reorganització?

Si el líder del departament només està involucrat, hi ha una oportunitat perduda per a la introducció crítica i el recompte. D'altra banda, si tota la companyia està involucrada, la transformació pot ser massa lenta i els interessos autosuficients es posen en el camí. La millor opció és trobar un punt intermedi format per un líder i un petit equip d'assessors de confiança. Normalment són les persones que tenen la confiança suficient en la seva posició amb la nova empresa per apartar els seus interessos personals.

El procés de canvi organitzatiu

Tot i que no hi ha cap ciència perfecta sobre com es desenvolupa la reorganització, aquí teniu alguns indicadors:

Comenceu amb una estratègia

És important saber on va l’organització o l’equip. Per exemple, què és important, què no és, i quins són els objectius específics? Tot i que sona obvi, és un pas sovint oblidat. Si teniu problemes amb l’estratègia, apreneu a crear-ne un abans de reestructurar l’organigrama. Recordeu que l’estructura sempre segueix l’estratègia.

Desenvolupa els teus criteris

Enumereu els problemes que intenteu resoldre i les oportunitats que cerqueu. A continuació, califiqueu-ne cada, alt, mitjà o baix segons la prioritat. Es converteix en el criteri que utilitzarà per avaluar alternatives de disseny i mesurar el seu èxit.

Desenvolupar i avaluar alternatives de disseny

Una gran quantitat d’equips s'enamoren d’una idea i després passen tot el temps intentant justificar la idea o la perfeccionen. En comptes d'això, proposeu tres o quatre idees i classifiqueu-les en funció dels vostres criteris. Recordeu que cap opció és perfecta. Sempre hi ha compromisos i riscos. Simplement seleccioneu el millor i feu un pla d’acció per mitigar els riscos.

Posa a prova el disseny final amb escenaris

Passa temps provant el disseny discutint com funcionen diversos processos empresarials dins de la nova estructura. Aquests debats "si i si" ajuden a afinar l'estructura i aclarir els papers.

Què conté "Canvi de Lideratge"

Abans de passar per un canvi, necessiteu fer els deures, i un bon lloc per començar és revisar els "deu models per canviar les coses".

El valor de la comunicació i la participació de l'equip

La comunicació no és un anunci únic sobre el canvi ni cap altra cosa. Les parts interessades, inclosos els empleats, tenen més probabilitats de pujar-se a bord si no només compartiu el "què" i el "per què", sinó que expliqueu les alternatives que no considerar i per què. Deixeu que els grups d'interès sàpiguen que us adoneu que no hi ha cap opció perfecta i reconeix els possibles desavantatges del vostre pla. Aquest tipus de sinceritat, diàleg obert i autenticitat és millor que intentar "vendre" les vostres idees de canvi com a solució perfecta.

Si tracteu a persones com a adults intel·ligents, el respecte que mostrareu serà retornat, juntament amb el suport de les parts interessades.

No espereu que la gent ho entengui o ho comprin immediatament; és probable que en un primer moment (vegeu "l’efecte marató").

Una vegada que s’hagi comunicat amb la gent necessària, no us oblideu de demanar-los la vostra ajuda. La seva naturalesa humana és que la gent suporti el que han contribuït a crear, i encara que el vostre equip no hagi tingut l'oportunitat de crear la nova estructura organitzativa, poden tenir un paper important en la implementació de la nova estructura. És una altra oportunitat per a vostè obtenir una informació valuosa per ajustar la nova estructura.

Les reorganitzacions sempre són perjudicials i estan plenes de desafiaments i riscos.Mai no s'han de prendre a la lleugera i han de tenir sempre una vida útil mínima de cinc anys. Si seguiu aquestes directrius, tindreu més possibilitats d’aconseguir els vostres objectius i de minimitzar la interrupció i l’ansietat.