Com respondre a una sol·licitud de comprovació de referència

Respondre a una sol·licitud de verificació de referència és un negoci complicat. La por a les represàlies i les demandes impedeixen que molts empresaris responguin. Aquestes recomanacions us ajudaran a respondre raonablement per fer referència a les sol·licituds de comprovació, alhora que protegiu els interessos legítims de la vostra empresa i els vostres empleats actuals.

Seguiu la política de revisió de referència establerta de la vostra empresa

En primer lloc, moltes empreses demanen que els gestors envien sol·licituds de referència per escrit a recursos humans. Si la referència de l'administrador és positiva, però, podeu acceptar que el gestor proporcioni una referència verbal directament a un empresari.

Qualsevol cosa que s'enviï en un format escrit hauria de provenir dels recursos humans, o el personal de recursos humans hauria de revisar la resposta per a la coherència i protegir els millors interessos de l'empresa. Un format de comprovació de referència comú us demana que proporcioneu aquesta informació sobre l’antic empleat.

• Títol de la feina, i de tant en tant, responsabilitats laborals,
• Salari final,
• Dates d'ocupació,
• Proporciona una llista de comprovació que demana a l'antic empresari que classifiqui les característiques com a "treball en equip" i "fiabilitat".

Aquesta documentació és millor deixar els recursos humans, si més no, demaneu al personal de recursos humans que revisi qualsevol resposta escrita que pugueu estar enviant. No responeu les preguntes que us demanen que qualifiquin numèricament a un antic empleat en qualsevol aspecte de la seva feina o característiques de treball.

Les valoracions numèriques no són comparables basant-se en el significat compartit de la definició del terme, ni tampoc el significat dels números a una escala numèrica definida en aquestes formes. Per tant, en el millor dels casos, és una comunicació errònia. En el pitjor dels casos, pot afectar les perspectives laborals del vostre antic empleat.

Assegureu-vos que l’empleat té una autorització signada al fitxer

En segon lloc, comproveu que la signatura de l’antic empleat, que autoritzi la comprovació de referència, sigui a la documentació enviada per la companyia sol·licitant. Sense la signatura del permís de l’antic empleat, no haureu de proporcionar cap informació sobre l’empleat.

Respondre a una sol·licitud de comprovació de referència amb una referència positiva

Si l’administrador pot, amb poques reserves, recomanar l’antic empleat, en consulta amb el personal de recursos humans, el gerent pot tornar la trucada a l’empresari investigador. Quan es respon a una trucada telefònica, el gestor ha de garantir que la signatura de l'empleat que autoritza la comprovació de referència es troba a l'arxiu de Recursos humans abans de tornar la trucada.

Quan un antic empleat va ser un bon empleat i va deixar la seva empresa en bons termes (potser un cònjuge es va traslladar i la distància no era commutable), vol donar ajuda a l'antic empleat per trobar una nova posició.

O, potser, s’ha utilitzat com a referència per un empleat que us va informar a la vegada, encara que no recentment. Si teniu comentaris positius sobre el treballador, podeu respondre als possibles empleats amb els comentaris positius que podeu aportar.

Consulta de preguntes de referència que no voleu tocar

Responeu només les preguntes que us conforta que responen si rebeu una trucada o un document de sol·licitud de referència. Un gerent només ha de parlar de les àrees de les habilitats i experiències de l'empleat sobre les quals té coneixements directes. Hi ha diverses preguntes que un directiu no ha de respondre:

• Exemple de pregunta: prediu si el vostre antic empleat tindrà èxit en la posició per a la qual s'estan considerant. (Tens una bola de vidre, ningú?) No pots respondre aquesta pregunta. Fins i tot si la posició sona semblant, no es pot predir els companys de feina, la cultura de l’empresari, la seva relació amb els clients o la infinitat de factors que ajuden a un empleat a tenir èxit o no.

  Bona resposta: quan el treballador va treballar per a mi, en la seva posició amb la meva empresa, va ser un col·laborador fort, la feina va ser apreciada.

• Exemple Pregunta: Quins van ser els punts febles de l’empleat?

  Bona resposta: no tenia punts febles que valia la pena esmentar que van afectar la seva capacitat per dur a terme la seva feina hàbilment quan va treballar per a mi.

• Exemple Pregunta: Per què l’empleat va deixar la posició en què li va informar?

  Bona resposta: va demanar una major responsabilitat i completar els seus coneixements sobre la nostra empresa i els nostres productes.

  Bona resposta: Va deixar la nostra organització per motius personals que eren importants per a ella.

Aquests són els tipus de preguntes de comprovació de referència que un potencial empresari us demanarà si retorna una trucada telefònica de referència.

Respon a una sol·licitud de comprovació de referència: no és positiva

Si l’empleat va deixar la seva empresa sota un núvol, tant si l’empleat no era adequat per la seva feina, com un empleat que no contribueixi per altres motius o per manejable, envieu la trucada o el formulari al personal de recursos humans per obtenir una resposta estàndard.

De vegades hi ha circumstàncies inusuals que envolten un treballador a la vostra empresa. Potser un empleat estava veient pornografia al seu ordinador, sí, va demanar al seu director de recursos humans que fos una de les seves referències. Un altre antic empleat pot haver amenaçat la violència o haver comès un acte violent mentre treballava amb la vostra empresa.

Mentre que aquests antics empleats rarament enumeraran la vostra empresa com a referència, estigueu preparats. Aquestes trucades s’hauran d’enviar al personal d’RH per obtenir la resposta estàndard.

Hi ha, però, una advertència. Parleu amb el vostre advocat abans de respondre a qualsevol comprovació de referència sobre un empleat potencialment violent. Si no reveleu un comportament violent a un possible empleador i l’antic empleat comet un acte violent mentre treballi amb el nou empresari, la vostra empresa pot ser responsable de no revelar aquesta informació. Per tant, consulteu amb el vostre advocat sota qualsevol circumstància inusual en què us hàgiu desviat amb un empleat.

Quan un antic empleat demana una carta de referència genèrica

No es recomana donar una carta de referència genèrica als antics empleats. Un cop existeix un document, viu per sempre. Els possibles empleats han proporcionat a les oficines de Recursos Humans còpies de cartes que van quedar desfasades entre 10 i 20 anys, de vegades amb prou feines llegibles des de múltiples sessions de fotocòpies.

Després d’un període de temps transcorregut, no teniu idea de quin tipus d’empleat s’ha convertit en el vostre antic empleat, tret que sigui l’excepció rara que es manté en contacte. I, mai no saps com l’empleat farà servir la teva carta o com interpretaran les teves paraules per possibles ocupadors. Adopte una política que estableixi que els gestors no han de donar cartes de referència genèriques escrites.

Informeu l’antic empleat que la vostra empresa estarà encantada d’oferir una confirmació d’ocupació dels recursos humans a determinats empresaris que consultin directament.

Reflexions finals sobre la resposta a una sol·licitud de comprovació de referència

Pocs empleats van establir l'objectiu de fracassar en el treball. No obstant això, els empleats fracassen i les empreses i els empleats fan marxes parcials. Tingueu en compte quan se us demana una referència que tots els antics empleats mereixen l'oportunitat de començar de nou, independentment dels termes en què es van separar de la vostra organització.

Potser l’antic empleat no era adequat per a la posició que ocupava a la vostra empresa. Pot ser que la cultura de la vostra empresa hagi estat totalment incompatible amb les necessitats de l'empleat. Pot ser que l’empleat tingués una visió diferent de les necessitats del seu treball des de la del seu cap. Potser la seva vida personal i el seu matrimoni es van desenterrar durant el seu mandat amb la vostra empresa.

Mai no coneixeu tots els detalls i raons per què un empleat falla o continua. És fàcil que els empleats d'alt rendiment lamentin perdre's amb un millor treball, un trasllat familiar o una oportunitat de somni. És més difícil amb l’executant marginal.

Sigueu honest o proporcioneu informació mínima. No facis prediccions sobre l'èxit de les boles de vidre ni proporcioneu puntuacions i classificacions numèriques per a termes no definits. Si cal, proporcioneu la informació mínima que descrigui el rendiment de l’antic empleat. Sempre que sigui possible, doni un descans al treballador i parli amb el possible empresari.

Les xifres recents relacionades amb la comprovació de referència indiquen que els empresaris estan prenent molt de relleu els controls de referència en aquests dies. Més del 90% dels empresaris comproven referències. Sempre que sigui possible, doni pausa als seus antics empleats, quan ho puguis fer amb consciència.