Com escriure una sol·licitud de proposta o sol·licitud de sol·licitud

Una sol·licitud de proposta, de vegades anomenada RFP o RFQ ("petició de cotització"), és un document que una empresa publica quan vol comprar un producte i vol que les seves especificacions siguin disponibles per al públic. Això sol ser el cas quan diverses empreses licitaran el treball i la RFP convida a preus més competitius. Però, si no prepareu la sol·licitud correctament, el vostre esforç podria produir ofertes que siguin una pèrdua de temps o, pitjor encara, cap oferta. A continuació, s’explica com crear una sol·licitud de publicitat per garantir els millors resultats.

Dificultat: Mitjana

Temps necessari: Alguns dies

Els 12 passos

1. Fes els deures:Esbrineu el que necessiteu, el que voleu i el que és possible abans de començar a escriure la vostra sol·licitud. No publiqueu una sol·licitud RFP per a una màquina que pugui produir 1.500 widgets una hora si mai no heu venut més de 25 al mes. No té sentit que emeti una sol·licitud de devolució per a un cotxe de gran potència quan un missatger pot travessar el trànsit tan ràpid en una bicicleta.
2. Distingeix les vostres necessitats i desitjos: Si voleu comprar una aplicació que pugui transmetre imatges entre la seu i les furgonetes del lloc de treball, podeu especificar el nombre d'imatges que necessiteu per segon, la mida màxima de les imatges que necessiteu i la resolució necessària. Tot i que podria ser bo tenir aquestes imatges en color, decidiu si això és realment necessari. Si realment necessiteu una determinada determinació, utilitzeu paraules com "will," "shall" i "must". Això indica que aquests són els requisits. Les especificacions que siguin merament "desitjades" s'han d’identificar mitjançant paraules com "may," "can" i "opcional".

1. Decideixi com serà el guanyador: Les propostes que rebeu en resposta a la vostra sol·licitud seran diferents. Cada empresa que respongui tindrà diferents punts forts i febles. Alguns se centraran en el cost més baix. Altres se centraran en la millor qualitat. I altres oferiran un conjunt complet de funcions. Decideix què és el que busqueu abans: el cost més baix, el lliurament més ràpid o alguna combinació dels dos.
2. Organitzeu el document: Qualsevol cosa que escriviu per a empreses s'hauria de pensar molt i hauria d’organitzar-se. Un esquema és un bon lloc per començar. Com a mínim, necessitareu seccions per a una introducció, requisits, criteris de selecció, terminis i processos. Moltes d'aquestes seccions tindran subseccions.

1. Escriu la introducció: Aquí és on explicareu als possibles licitadors per què publiqueu la sol·licitud de compra i el que esperem aconseguir. La introducció també pot incloure un resum dels punts clau eliminats de les altres seccions, inclosa la data de venciment. La introducció d’una RFP per a un sistema de transmissió d’imatges pot llegir això: "XYZ Company sol·licita propostes per a un sistema altament fiable i fàcil d’utilitzar capaç de transmetre imatges des de l’oficina principal a furgonetes de qualsevol lloc de l’àrea metropolitana. Ofertes sensibles ha de ser rebuda abans del dilluns, 5 de març de 2007, a les 8 del matí PST. "

1. Explicar els requisits: Aquesta secció és una de les més importants i sol durar més temps. Haureu d’especificar la mida i la claredat de les imatges a transmetre i la velocitat necessària. Sigui específic, però no expliqueu als licitadors com voleu que es realitzi el treball si no és imprescindible. És possible que vulgueu trencar aquesta part en subseccions. Per exemple (a) transmissió de la mida i la qualitat de la imatge (b), que podria incloure tant la velocitat desitjada com els requisits que fan que les opcions desitjades de la transmissió siguin segures (c), on podeu incloure el color com a opció desitjable.

1. Criteris de selecció: Aquí és on informeu els licitadors de com seleccionar l’oferta guanyadora. Podeu divulgar tant o tan poc com vulgueu. És una bona idea incloure una frase com: "El licitador guanyador, si n'hi ha, serà seleccionat únicament per la sentència de XYZ Company." És possible que vulgueu crear un full de càlcul que atorgui cada oferta a un determinat rang de punts en cada categoria.A continuació, tingueu un equip a escollir la millor oferta entre els tres millors.
2. Línies de temps: Aquesta secció explica a les empreses la rapidesa amb què han d'actuar i el temps que el procés es preveu. Sigui raonable quan fixeu els terminis. No demaneu propostes per a sistemes complexos i, a continuació, doneu als licitadors pocs dies per respondre. Permeteu més temps per preparar una oferta si la vostra sol·licitud de sol·licitud és gran, si la vostra compra desitjada és complicada, o si necessiteu una resposta molt detallada. També és on es pot informar als licitadors de quant de temps durà a terme el procés d’avaluació quan se'ls notificarà si van tenir èxit i quina hora haurien de lliurar el que han promès.

1. Procés: Utilitzeu aquesta secció per explicar com funcionarà el procés: des de l’enviament de la sol·licitud de subministrament fins a l’adjudicació del contracte i quan s’iniciarà el treball. Aquesta secció podria dir: "Les ofertes s’han de dur a terme a la data especificada al pas 8. Totes les ofertes es revisaran per assegurar-se que compleixen tots els requisits i són sensibles. Totes les ofertes sensibles es puntuaran en categories X (podeu anomenar les categories si desitgeu) i les tres primeres ofertes seran avaluades per l’equip de la proposta per seleccionar l’adjudicatari i un suplent. Es preveu que les negociacions amb l’adjudicatari resultin en l’adjudicació del contracte en dues setmanes. "

1. Decidiu com enviar la sol·licitud: La majoria de RFP s’enviaran per correu, però no han de ser-ho. Podeu enviar una sol·licitud de compra per correu electrònic o bé publicar-la al lloc web de la vostra empresa. Només heu d’especificar el nom (o el número d’oferta) que els licitadors haurien d’utilitzar per identificar la sol·licitud de sol·licitud a la qual responen.
2. Decideix qui rebrà la sol·licitud: És possible que ja hagueu identificat els proveïdors dels quals voleu comprar. Pot ser que la vostra empresa inclogui una llista de proveïdors acceptables. Si no, podeu trobar possibles proveïdors a través de la vostra xarxa professional, cercant en línia o demanant als proveïdors de confiança altres materials les seves recomanacions. No limiteu la llista de qui rep la vostra sol·licitud de sol·licitud només a grans empreses o proveïdors establerts. És possible que trobeu idees millors i uns preus encara millors per part de proveïdors més petits que sovint tinguin moltes ganes de guanyar el vostre negoci.

1. Notifica al guanyador: Un cop hagueu completat tots els passos anteriors, és hora de donar el salt i notificar-los a la sol·licitud de sol·licitud de compra que és hora de seguir endavant amb el projecte.