Com manipular l’abús de baixa laboral al lloc de treball

Trobeu que els vostres empleats no participen de manera més freqüent durant l’estiu i durant les temporades de vacances? Els estudis demostren que tens raó. Les absències no programades dels treballadors estan augmentant i, segons diverses enquestes, les agències governamentals tenen el major nombre d’absències.

Segons "Les causes i els costos de l’absentisme laboral", una publicació de la companyia de solucions de la força de treball Circadian, l’absentisme no programat costa aproximadament 3.600 dòlars per any per a cada treballador horari i 2.650 dòlars anuals per als empleats assalariats. Els costos es poden atribuir a molts factors, alguns que podeu resoldre, i alguns que no podeu.

"L'índex de benestar de Gallup-Healthways va investigar 94.000 treballadors de 14 ocupacions importants als EUA. Del 77% dels treballadors que s'ajusten a la definició de l'enquesta de tenir una malaltia crònica (asma, càncer, depressió, diabetis, infart, alta sang la pressió, el colesterol elevat o l’obesitat), els costos anuals totals relacionats amb la productivitat perduda van ascendir a 84.000 milions de dòlars."

Aquest cost no inclou els costos indirectes, com ara el pagament de les hores extraordinàries per a altres empleats, la contractació de temps, els terminis perduts, la pèrdua de vendes, la disminució de la moral i la disminució de la productivitat. Els costos indirectes poden sumar fins a un 25% dels costos directes, segons "Notícies de beneficis per a empleats" i "Notícies de recursos humans".

En una enquesta a onze organitzacions de telecomunicacions amb seu als Estats Units, 72 cèntims de cada dòlar de costos relacionats amb l’absència de treballadors es deriven de la pèrdua de productivitat, en lloc de costos durs, com ara l’assistència sanitària i les prestacions per incapacitat ("Assegurança empresarial" al juliol de 2000).

El permís per malalts és un avantatge imprescindible per als empleats: fins i tot no es pot utilitzar

El permís per malalts és un benefici necessari per a tots els empleats. Si un empresari no ofereix baixa per malaltia, accelerarien els problemes de salut i la propagació de la malaltia, reduint així la productivitat i la moral. Fins i tot quan els ocupadors ofereixen baixa, els empleats solen entrar a treballar malalt. Aquesta acció, coneguda com a presentisme, pot resultar quan els empleats treballen en una organització on els líders superiors i la cultura no donen suport a prendre temps lliure quan estan malalts.

Malgrat la pressió per obtenir una assistència perfecta per millorar el servei i l'eficiència dels clients, els empleats necessiten programes de baixes equitatius per a la seguretat i un alt rendiment general. Tot i així, algunes organitzacions pateixen abusos per baixa laboral i l’abús de baixa laboral es tradueix en dòlars perduts.

Un patró de maltractament de la baixa dels malalts

Un patró d'abús pel que fa a la baixa per malaltia normalment fa referència als empleats que, durant un període de temps, han violat la política d'assistència de l'organització en nombroses ocasions. Per tal de disciplinar amb confiança els empleats amb problemes d'assistència, els experts legals diuen que la millor aposta és tenir una política escrita clarament que especifiqui els estàndards de l'organització i els requisits dels empleats.

Assegureu-vos d’especificar que la disciplina, incloent-hi la cancel·lació, pot resultar d’un mal ús i un mal ús de les baixes repetides. Manteniu la política flexible, ja que és pràcticament impossible enumerar tots els possibles delictes. També voleu mantenir la flexibilitat necessària per fer front a les situacions dels empleats de manera individualitzada si s’aconsegueix.

Alguns exemples de violacions de la política d'assistència són:

• Nombre d’absències, el nombre d’èxits tardius i el nombre de sortides anticipades, que excedeixen l’assignació de la política d’assistència;
• No obtenir permís per sortir d'hora o arribar tard;
• No fer avís previ d'una absència quan sigui possible;
• No informar correctament d'una absència; i
• No presentar la certificació mèdica a petició.

Determinar si i per què els empleats exploten les polítiques de baixa és important. De la mateixa manera que un empresari analitza el volum de negocis, l’organització també hauria de mirar les tendències d’abús de baixa. És superior l’ús d’un permís en un departament o en un supervisor concret?

Les pràctiques o polítiques del lloc de treball afecten les absències? Les malalties infantils fan que el vostre empleat deixi el temps? Trobar la causa fonamental dels problemes d'abús de malalties ajuda a fer front als problemes bàsics.

Els mètodes per fer el seguiment de l’abús de baixa laboral varien d’una organització a l’altra, però hi ha algunes directrius comunes que tots els empresaris poden seguir. A continuació s’indiquen alguns consells sobre com gestionar els casos d’abús de baixa laboral.

• Reconèixer el problema amb els abusos per abandonar la malaltia i intervenir abans de la intensificació. Els gestors necessiten aplicar les polítiques de baixa i prendre les mesures adequades.
• Esbrineu per què el treballador fa maltractament. Parleu amb els empleats que estiguin abusant de sortir i comproveu si el seu comportament deriva d'un problema personal. Si trobeu que ho fa, recomaneu assessorar-los o remetre'ls al programa d’assistència als empleats de la vostra organització.
• Aprendre a dir "no". No heu de deixar que els empleats s’haguessin allunyat de polítiques d'abús. Quan escolteu una petició ridícula de fer un mal ús, deixeu-vos dir "no".

• Utilitzeu procediments, regulacions, pràctiques i coneixements per beneficiar la gestió, així com per al treballador. Els supervisors i els directius han de treballar amb els empleats. La seva tasca principal és assegurar-se que tots els empleats són conscients de les polítiques de baixa i de com utilitzar-les.
• Documenteu-ho tot.

Fomentar l’ús adequat de la baixa laboral quan els treballadors estan malalts

No només heu de fer front als abusos per baixa laboral, sinó que també podeu fomentar l’ús adequat de les vacances.

Per animar els empleats a utilitzar els programes de baixa mèdica correctament, moltes organitzacions utilitzen incentius en efectiu o altres beneficis. A continuació, es detallen les estadístiques d’incentius de l’enquesta d’inventari de programes de personal de HR Center, desenvolupada per l’Associació Internacional de Gestió de Personal. Dels 428 membres de l’agència IPMA que van respondre, l’enquesta va trobar el següent:

• El 58% de la baixa en cas de malaltia a la jubilació;
• El 45 per cent ofereix diners / despeses per baixa no utilitzada;
• El 33% ofereix bancs compartits / abandonats de baixa laboral;
• Un 11% converteix la baixa en temps de vacances;
• Nou per cent converteixen la baixa als assegurats a la jubilació;
• El tres per cent converteix l'assegurança de baixa en malalties; i
• El dos per cent converteix les desocupacions en les despeses de benestar.

Hi ha programes que poden ajudar a fer front a l’abús de baixa laboral. Per exemple, el Centre de Recursos Humans d'IPMA ha desenvolupat dos paquets que ofereixen suggeriments importants per frenar l'abús de malalties i proporcionar consells generals sobre la creació de polítiques sòlides. El primer paquet "Sick Leave Abuse" (Maltractament dels sagnants) inclou polítiques i idees sobre els programes de bonificació d'assistència, els incentius de baixa i el reconeixement anual per un ús mínim de baixa.

El segon paquet, "Polítiques de temps de pagament", proporciona polítiques de mostra i consells sobre el desenvolupament de programes de PTO. Aquests paquets integrals de vacances combinen la baixa, el temps personal i les vacances en un "desastre". Per als empresaris, això pot significar menys por dels maltractaments i, per als empleats, sovint significa més flexibilitat i control.

Moltes organitzacions han implementat programes d’incentiu contra les malalties i polítiques per desincentivar l’absentisme laboral i recompensar els empleats que mantenen excel·lents registres d'assistència. Per exemple, el Comtat de Broward, a Florida, ofereix un "Dia de bonificació", on els empleats elegibles guanyen un dia lliure per a qualsevol període de malaltia que no s’utilitzi en un període de sis mesos.

Establiu programes d'incentius de baixa laboral

El Comtat de Calvert, Maryland, ofereix un bonus d’incentius, l’equivalent al pagament d'un dia, a qualsevol empleat a temps complet elegible que treballi el primer dia laboral en un any de pagament i que faci servir dos dies o menys de baixa durant un any de pagament. Una nota d’atenció: els empresaris que considerin l’establiment d’un programa d’incentius de baixa haurien d’assegurar que el programa no violi la Llei de baixa familiar i mèdica.

Els crítics dels programes d'incentius de baixa laboral suggereixen que els incentius tracten de subornar els empleats per actuar de determinades maneres, en lloc de fer-los voler exhibir els comportaments voluntàriament. Una altra objecció comuna és que aquests programes castiguen indirectament els empleats que han de quedar fora de feina legítimament.

Els pares de nens petits poden ressentir el favoritisme percebut atorgat als seus companys de feina sense fills que no necessiten baixa per cuidar nens malalts.

Alguns crítics també afirmen que els incentius d'assistència envien un missatge equivocat sobre la baixa per malaltia, que ha esdevingut cada vegada més important en l’entorn laboral d’alta tensió actual. Si l’ús de la baixa per fer-se semblar al comportament equivocat, els empresaris corren el risc d’encoratjar els empleats a treballar-se ells mateixos fins al punt de tenir una malaltia real.

Els empleats que utilitzen la baixa legalment poden sentir pressió per informar-se de la feina, fins i tot quan estan greument malalts, cosa que podria provocar danys a la salut i augmentar els costos assistencials.

La millor manera de crear un programa d’incentius és, primer, examinar les polítiques actuals i l’estil de gestió, i després intentar desenvolupar idees per evitar i prohibir l’abús. Per exemple, alguns empresaris han descobert, a l’avaluació interna, que menys supervisors tenen un empleat, menys possibilitats que ell o ella abusin de la baixa.

Mitjançant la investigació i l’atenció als comportaments dels empleats i de la gestió, les organitzacions tenen més possibilitats de desenvolupar un programa d’incentius laborals amb èxit.