Com fer una llista de tasques pendents: Consells de gestió

Hem fet totes les llistes de tasques pendents. D'alguna manera, no sembla que hi hagi prou hores al dia per aconseguir totes les coses de la vostra llista de coses pendents. Aquí teniu un sistema que funciona - i també pot funcionar per a vosaltres.

Una llista no és suficient

No és suficient fer una "llista de coses per fer". Heu de classificar-los. Has de saber quines tasques són més importants perquè puguis centrar-te en ells. A continuació, heu de destinar recursos a aquests elements, mesurar el vostre progrés i premiar-vos pels vostres èxits.

Rànquing

Enumereu tots els vostres elements de tasca en un full de càlcul, encara que també els podeu fer en paper. També podeu col·locar-los al vostre ordinador o telèfon intel·ligent, escriure'ls al vostre calendari o introduir-los en un programari de gestió del temps.

El primer pas és enumerar tot el que heu de fer. A continuació, assigneu-los un rang perquè pugueu centrar-vos en els elements importants.

Utilitzeu un rànquing A, B, C. La llista A és el que he de fer avui abans de sortir. La llista B són coses que necessiteu fer, però no necessàriament avui. Finalment, la llista C són les coses que necessiteu per trobar temps per fer-hi aviat.

Podeu descobrir ràpidament que les coses a la llista C, i fins i tot a la llista B, no es fan mai. En una posició del Gerent d’Operacions, fa uns quants anys, em vaig trobar cada vegada més frustrat amb la meva llista A. No només no estava passant-ho cada dia, com sempre ho havia fet, sinó que la llista A continuava creixent. És llavors quan em vaig adonar del que havia de fer per que la meva llista de tasques funcionés per a mi i vaig desenvolupar un sistema que ho va fer treballar.

Gestió del temps

No n'hi havia prou de saber què era important; què va fer la llista A? També necessitava saber quant de coses trigarien i quant de temps els devia dedicar. He afegit una columna a la meva llista de tasques amb el temps estimat que hauria de prendre cada tasca i una columna adjacent amb el total acumulat.

Llavors vaig fer un senzill estudi del temps. Mentre feia cadascuna de les tasques, vaig escriure el que vaig fer i les hores d'inici i finalització. Vaig seguir un dia sencer. Llavors ho vaig repetir un parell de setmanes més tard en un dia diferent. No va ser una enquesta exhaustiva per qualsevol mitjà, però em va donar una idea. Com a Gerent d’Operacions, gran part del meu dia va ser reprès per interrupcions, tractant esdeveniments ocorreguts, crisis que van sorgir o problemes que calia resoldre. De mitjana, aquestes interrupcions es van consumir quatre hores al dia. Com que típicament treballo un dia de deu hores, això em va deixar sis hores al dia per a les coses de la meva llista de tasques pendents.

Cada nit, abans de sortir de l'oficina, actualitzaria la meva llista de tasques pendents. Eliminaria les coses que havia completat, delegat o degradat, afegiria les coses noves que havien sorgit, reordenar les prioritats per obtenir les tasques més importants a la part superior i assignar el temps estimat a cadascuna. Llavors baixaria la llista fins a la marca de sis hores i dibuixava una línia. Això es va convertir en el meu objectiu per al dia següent.

Premieu-vos a vosaltres mateixos

Sovint, aquesta línia va caure en algun lloc de la meva llista A. Poques vegades es trobava a prop del fons. No obstant això, aquest era el meu objectiu. Si vaig colpejar o passar la línia, em vaig tornar a casa sentint que havia estat un dia productiu i reeixit. En comptes de batre'm sobre les coses a les quals no he pogut arribar, vaig reconèixer el meu èxit en haver-me conegut o copejat el meu objectiu. L'endemà, vaig haver de començar de nou i aconseguir el nou objectiu, però ho vaig fer des de la perspectiva de superar l'èxit anterior i no de la frustració de tenir sempre més que fer que el que vaig tenir temps.

Necessiteu un sistema

Per tenir èxit, heu de desenvolupar un sistema per gestionar el vostre temps, de manera que pugueu obtenir-ne més en el temps que tingueu. Si la vostra línia de destinació a la vostra llista de tasques està sempre a la part superior, el vostre cap començarà a buscar algú que pugui treballar una mica més avall la llista cada dia. A continuació, consulteu alguns recursos per ajudar-vos a fer un millor treball de gestió del temps.

Gestioneu aquest problema

Enumereu les tasques que heu de fer. Donar prioritat a aquells que siguin importants, no només urgents. Teniu un pla per saber què fer cada dia. Treballa cap a aquest pla. Recompenseu-vos quan us trobeu o supereu el vostre objectiu.