Àmbit, risc i assumpció en la gestió de projectes

El camp de la gestió de projectes, com qualsevol altra àrea d'expertesa, té un vocabulari únic amb sigles i termes especialitzats. Tres termes i conceptes essencials que heu d’entendre inclouen:

• Abast
• Risc
• Supòsits

Aquest és un esbós d'aquests tres termes essencials de gestió de projectes i inclou enllaços i suggeriments per a lectures addicionals.

Abast

En la gestió de projectes, l’abast és el conjunt de límits que defineixen l’extensió d’un projecte. L’abast descriu què s'ha de lliurar al client com a resultat de la iniciativa del projecte.

La comprensió de l’abast permet al gestor de projectes i a l’equip del projecte entendre el que cau dins o fora dels límits del projecte. Si alguna cosa no és "abast" no es té en compte en la tasca de planificació del projecte. Les activitats que queden dins dels límits de la declaració d’abast es consideren "en abast" i es comptabilitzen a l’horari i al pressupost. Si una activitat queda fora dels límits, es considera "fora de l’abast" i no està prevista. In 1 propino

Tant si sou gestor del projecte o bé com a part de l’equip del projecte, voleu considerar si hi ha alguna cosa que s’aconsegueixi o no estigui en l’abast mentre avanceu. Com a exemple, imagineu que un client us ha demanat que creeu un lloc web. En esbossar l’abast (o establir els límits) del projecte, indiqueu els següents elements com a abast:

• Disseny del lloc i diagrames de filferro
• Establiment d'un llit de proves
• Codificació a l’estructura aprovada
• Desenvolupament de gràfics per al tema del lloc web
• Provar i depurar abans de fer públic el lloc

Durant el transcurs del projecte, el client us demana que inclogueu una presentació de vídeo de la companyia. El vídeo no s’especifica a l’abast del projecte i, per tant, no té cap abast. Tot i que potser us agrada fer el vídeo per un càrrec addicional, caldrà revisar l’abast i l’estimació de costos i temps del projecte.

A falta d’un document d’àmbit clar i pactat, el tema del vídeo podria haver estat polèmic entre el vostre equip i els representants del client. Una declaració clara sobre l’abast de l’espai us va permetre desactivar la situació i fer front a un canvi d’una manera ordenada.

Llavors, com es determina què hi ha dins o fora de l’abast? En primer lloc, voleu esbossar tots els detalls del projecte que coneixeu actualment, basant-vos en converses amb el client o amb el propietari del projecte. A continuació, voldràs fer suposicions clau que conduiran allò que es considera dins o fora de l’abast.

Supòsits

Probablement, en algun moment de la teva vida, se li va dir: "Mai facis suposicions". No obstant això, fer suposicions en la gestió de projectes és una activitat quotidiana. Les hipòtesis us ajuden a definir l’abast i els riscos i afinar les vostres estimacions de temps i cost. Per descomptat, és essencial documentar i validar les vostres hipòtesis.

Penseu en alguna cosa senzill, com ara crear un llibre. Diguem que el vostre amic té una idea d’un llibre de taula de cafè i us ha demanat que administre el projecte. La seva primera sol·licitud és fer un pressupost perquè pugui obtenir finançament. A mesura que definiu l’abast, és clar que el vostre amic no té dubtes sobre molts detalls, incloent el recompte de pàgines, la inclusió d’imatges, l’estil de coberta i el pes del paper que s’utilitzarà per a les pàgines.

Atès que tots aquests factors afectaran la complexitat de costos i producció, haureu de fer suposicions sobre les especificacions i validar aquests supòsits com a acceptables o inacceptables per al vostre amic. Després d’un altre debat, el vostre amic us indica que té previst incloure 50 fotografies al llibre. Podeu basar la vostra hipòtesi en les 50 imatges o, anticipant-vos que aquest nombre augmentarà amb el temps, podeu suposar que hi haurà entre 75 i 90 pàgines amb imatges.

Podeu veure com també els supòsits afecten directament el calendari. Per exemple, imagineu que esteu dirigint un projecte en un parc que implica construir un conjunt de swing. Quan configureu el vostre projecte, se us donarà el pressupost i els membres de l'equip assignat, un dels quals és el responsable dels materials. Quan creeu el vostre horari, demaneu al responsable dels materials quan arribi el ciment. Aquesta persona respon que no està segur de quan arribarà el ciment, però creu que serà entre l'1 de juny i el 10 de juny.

A mesura que construïu el vostre abast i el vostre calendari, suposeu que el ciment arribarà fins al 10 de juny. Aquest exemple mostra dos beneficis per fer suposicions.

El primer benefici és que l’assumpte de rebre el ciment fins al 10 de juny li permet planificar activitats que depenen de l’arribada del ciment. El segon avantatge és que proporciona al responsable dels materials un termini per lliurar el ciment, que pot retransmetre al seu proveïdor. Per desgràcia, ha establert un termini clau per al projecte.

Fer suposicions fixa punts de referència que sovint es revisen durant el projecte per ajudar l'equip de projecte a mantenir-se dins de l’abast, a temps i dins del pressupost. Però, què passa quan les hipòtesis són incorrectes? Aquí és on entra en joc el risc.

Risc

Un cop hàgiu construït el vostre àmbit i heu identificat les hipòtesis que estan darrere de l’abast i les estimacions, voldreu començar a avaluar les àrees de risc. El risc és el mateix en la gestió de projectes que en el món real; és un perill o possibilitat que pugui causar danys.

Tots els projectes contenen riscos i si sou el responsable del projecte o el propietari del projecte, no només és la vostra responsabilitat anticipar el risc, sinó que també és la vostra feina comunicar l’impacte potencial d'aquests riscos a l’equip del projecte i preparar-vos per mitigar els riscos.

El risc es presenta en diversos graus. De vegades, el risc només pot significar que el projecte funcioni de manera lleugerament diferent o faci un petit gir inesperat. En alguns casos, però, el risc pot conduir a resultats catastròfics que converteixin el vostre projecte en el cap.

Utilitzem l’escenari del pati a partir de l’exemple de ciment anterior. Un dels riscos és que el ciment no arriba per la data assumida el 10 de juny. Quins són els efectes potencials d’aquest risc? Totes les activitats successives que es produeixen després de l’abocament del ciment es retarden com a conseqüència d’aquest problema.

Els riscos també poden ser positius. Penseu en l’impacte del projecte si el ciment apareix abans del previst. Tot i que això sembla un resultat positiu, encara crea un problema per al moment i la seqüenciació de tots els altres passos del projecte.

Els gestors de projectes treballen amb els equips del seu projecte per identificar els riscos potencials. Porten el procés un pas més enllà i analitzen la gravetat potencial del risc i la seva probabilitat d’ocurrir. A més, identifiquen les persones més adequades per identificar quan es produeix el risc i desenvolupen plans de mitigació de riscos acordats.

Moltes empreses tenen plantilles de risc detallades que han desenvolupat al llarg del temps i de l’experiència amb altres projectes. Algunes indústries han compilat perfils de risc que s’utilitzen com a punt de partida per a l’anàlisi de riscos. Moltes indústries també practiquen una anàlisi estadística molt detallada per a la planificació del risc.