En defensa de l'escriptori desordenat

Cada dia us donen més informació i més. El correu electrònic nou, els informes de diversos comitès, les factures, les propostes i molt més han arribat a la vostra taula de treball diverses vegades al dia. Estàs massa ocupat per tractar-lo de seguida per tal que comenci a apilar-se. El vostre escriptori comença a semblar-se a una zona de guerra.

El problema no és que el vostre escriptori sigui desordenat; el problema és que es perden coses importants. Es enterra amb el material nou que entra, o es troba en el material nou, però no es nota. Com a resultat, dediqueu massa temps a coses senzilles d’urgència que a les que són importants.

Quan el vostre cap vulgui saber quant de temps pot tenir aquest informe per al vicepresident, no voleu dir-li que no heu notat la nota que us va enviar per demanar l'informe. Tampoc el vostre cap estarà encantat de saber que el disseny de la nova línia de productes ha arribat tard perquè el deixeu de banda i s’ha cobert i us ho oblideu.

Algunes persones us diran que la millor manera de resoldre aquest problema és un escriptori net. Altres diuen que un embolic està bé. Qui té raó?

Escriptori desordenat, Cluttered Mind

No fa molt de temps, hi havia una expressió popular "un escriptori desordenat és un signe d’una ment desordenada". Aquesta expressió va donar lloc a tota una indústria dissenyada per ajudar els executius a netejar els seus escriptoris com a mostra de la seva agudesa mental.

Sens dubte, heu vist pel·lícules on el cap es troba a la seva oficina a la part superior d’un gratacels del centre de la ciutat. S'asseu darrere d'un escriptori de vidre sense calaixos. Els únics adorns són l’impressionant conjunt de llapis per signar documents importants i un telèfon o un intercomunicador perquè pugui fer comandes.

Per altra banda…

Moltes persones no veuen res dolent amb munts de paper que cobreixen l'escriptori, fins i tot abocant-se als seients de la cadira i al terra de l'oficina. Es citen adagis com "un escriptori desordenat és un signe de genialitat" i "un escriptori desordenat és només un signe d’un escriptori desordenat".

Tots coneixem a algú que té una taula de treball. No veieu com poden saber si l’escriptori és de metall o de fusta. No obstant això, quan els demaneu alguna cosa, van cap a una pila, passen 2 o 3 fulls i treuen allò que heu demanat.

El que funciona per a vostè

Els dos costats són correctes. El problema no és que sigui correcte. El problema és que us farà més eficaç. Hi ha algunes pautes fonamentals que s'apliquen a tots dos enfocaments, però la clau és treballar de manera que pugueu ser més eficaç. Gairebé tothom necessita desfer-se d’alguns dels desordres al damunt del seu escriptori, però no tenir més d’un sol element al vostre escriptori en qualsevol moment no funcionarà per a molts de nosaltres.

Moltes persones treballen en diversos projectes al mateix temps (o gairebé al mateix temps). Els tipus de creació senten la necessitat d'inspirar-los. Les persones orientades al detall necessiten volums de material de referència proper. Algunes persones senten que les piles de feina els fan semblar ocupat i, per tant, mantenir-los més segurs en èpoques d'acomiadaments. Altres senten que un escriptori net mostra com són eficients per fer el treball. L'important és fer el que funciona per a vostè.

Com dominar el monstre

Tant si aneu a l’escriptori de vidre estèril, o simplement voleu portar una mica més d’ordre al caos del vostre escriptori, hi ha algunes pautes fonamentals:

• Voleu millorar realment: No recomanem l’enfocament sever que alguns fan. Malauradament, això deixa excuses per ser massa fàcil per a tu mateix. Aquest intent de fer que la vostra taula de treball sigui més desordenada i més eficient depèn del vostre esforç seriós.
• Manteniu, llanceu o moveu: Trobeu tres contenidors. Etiquetar el "guardar" més petit. Etiquetar el "llançament" més gran. Tingueu etiquetat un altre contenidor "moure". Les coses realment vitals passaran al vostre contenidor de manteniment que es classificarà més endavant. Qualsevol cosa que vulgueu portar a casa o regalar entra al contenidor "moure". Tota la resta entra al contenidor de llançament.

• Comenceu amb els més antics: Es pot observar mirant-los quina pila és la més antiga. Normalment, està més lluny de la vostra cadira. Serà més fàcil tirar articles d’aquesta pila.
• Avaluar cada peça només una vegada: Mireu cada element de la pila. Decidiu en quin contenidor entrarà. No podeu tornar a posar el vostre escriptori més tard per decidir-ho. Posa-ho tot en un dels tres contenidors. No hi ha cap altra opció.
• Pregunta't a tu mateix: La primera pregunta és "tinc això en un altre lloc, o puc aconseguir-ho amb algú?" Si teniu una còpia al vostre correu electrònic, o en un informe, o al taulell de la persona que va preparar l'anàlisi del mercat, etc., no cal que deixeu una altra còpia. Llençar-lo. Llavors pregunteu "per què necessito això?" Si la resposta és a) prendre mesures, b) fer alguna cosa amb ella quan tinc més informació d'algú, o c) referir-me com faig altres treballs, posar-lo a la pila de guarda. (Després de desfer-vos del desordre, ordenareu la vostra pila per aquestes tres categories, així que siéntase lliure de separar-les ara. Estalviarà temps després.) Si la vostra resposta era una altra cosa, llenceu aquest article.

• Sigues implacable i valent: A mesura que avança a través de cada pila, apropar-se i apropar-se a les coses que acaben d'arribar, sigueu implacables en les vostres decisions. No facis cap presoner. Si realment no el necessiteu, llenceu-lo. I sigueu valents. No us penseu en alguna cosa perquè algú us pugui preguntar alguna cosa alguna vegada. No creeu una fortalesa de paper per protegir-vos.

Gestioneu el problema

El vostre escriptori no ha de ser estèril i completament desproveït de paper, tot i que pot ser que ajudi. El vostre objectiu és organitzar el vostre escriptori de manera que maximitzi la vostra eficiència. Si això vol dir que hi hagi més piles al taulell que la persona que hi ha al costat, això està bé, sempre que tot el que tingueu ajuda a complir el vostre objectiu d’incrementar l’eficiència.