Com escriure cartes de reimpressió per al rendiment dels empleats

El supervisor escriu cartes de reprimenda per proporcionar una declaració oficial d'un problema de rendiment que un empleat ha de millorar. Les cartes de reprimenda són sovint un pas en el procés formal d’acció disciplinària que pot resultar en mesures disciplinàries addicionals per al treballador fins i tot inclòs l’explotació laboral si l’empleat no millora.

Les cartes de reprimenda són un component important en la documentació d'un problema de rendiment dels empleats per al treballador i l'empresari. Les lletres escrites de reprimenda indiquen clarament i específicament el rendiment que ha de millorar i les conseqüències si el rendiment no millora.

Les cartes de reprimenda generalment segueixen un entrenament verbal per part d'un supervisor. Sovint són precedits per una correcció verbal a l'empleat, anomenada avís verbal o avís verbal formal, sobre el problema del rendiment o problemes de rendiment relacionats.

Depenent de la immediatesa i de la gravetat del problema del rendiment, la carta de repulsa podria iniciar la discussió sobre el rendiment, però això és inusual.

Components de les cartes de reprimenda

Les lletres efectives de reprimenda tenen aquests components.

• Una declaració clara del problema o el problema del rendiment que ha de millorar el treballador.
• La carta d’amonimia pot enumerar diversos exemples de formes en què l’empleat pot canviar el seu rendiment per complir les expectatives de rendiment. (Això proporciona a l’empleat una imatge compartida o un significat compartit al voltant de les expectatives del supervisor).
• L'impacte de la falta de rendiment en l'èxit de l'empleat i de l'organització. (Com es produeix un impacte negatiu en el lloc de treball)

• Si és pertinent, un calendari dins del qual ha de millorar el rendiment de l’empleat.
• Si és pertinent, data de venciment o data de finalització, el supervisor tornarà a avaluar el rendiment de l'empleat.
• Una declaració clara sobre les conseqüències que un empleat pot esperar si el seu rendiment no millora, tal com es descriu a la carta de repre- sentació.
• La signatura del supervisor o el gerent de l’empleat.
• La signatura de l'empleat, el rendiment de la qual és el focus de la carta de la repressió. La lletra conté generalment una declaració que indica que la signatura de l’empleat indica que ha rebut la carta, no necessàriament que estiguin d’acord amb el seu contingut.

• Una oportunitat perquè el treballador s'oposi, per escrit, al contingut de la carta de la meva amonestació. L'empleat pot estar d'acord, en desacord, expressar contrició, etc. Les refutacions escrites per l’empleat s’adjunten a les cartes originals de la mescla.

A continuació es mostren dos exemples de cartes formals de reprimenda. Utilitzeu-les a mesura que desenvolupeu les vostres cartes de reprimenda.

Exemple de carta de denúncia

Aquest és un exemple d’una carta de repulsa. Baixeu la plantilla de lletra de repetició (compatible amb Google Docs i Word Online) o mireu a continuació per obtenir més exemples.

Exemple de carta de reimpressió # 1 (versió de text)

A: Jeffery Jones

De: George Peterson

Data: 1 de setembre de 2018

Re: Carta de Reprimand

Aquesta és una carta formal de repulsa per notificar-vos que el vostre rendiment no compleix els nivells esperats de contribució. En la vostra feina com a expert tècnic en atenció al client, les expectatives laborals van ser desenvolupades per tot el grup d’experts de suport tècnic i el seu gerent. Això significa que són l’estàndard acceptat per a cada rendiment d’un expert tècnic de suport tècnic.

No funciona de les maneres següents.

• El nombre de clients que serveix en una setmana és un 30% inferior a l'estàndard que la resta d’experts de suport tècnic es reuneixen.
• El grau de dificultat dels problemes als quals voleu respondre és un 40% inferior al que està aconseguint la resta del personal.
• El temps que dediquen els clients amb vostè supera el 25% de la resta del personal.

Com podeu veure, en les tres mesures de rendiment més importants per al vostre treball, no esteu succeint. El vostre supervisor ha parlat amb vosaltres diverses vegades i heu rebut formació addicional. En conseqüència, creiem que no esteu disposats a actuar. Això afecta negativament la càrrega de treball de la resta d’equips tecnològics.

Hem de veure una millora immediata en les tres àrees d’actuació o es produiran mesures disciplinàries addicionals que incloguin fins i tot l’explotació laboral. Tenim fe que teniu la capacitat de millorar. Hem de veure una millora immediata.

George Peterson, supervisor

Marian Demark, gerent de recursos humans

Exemple de carta de recompensa # 2 (versió de text)

A: Linda Rodriguez

De: Mary Wilmont

Data: 1 de setembre de 2018

Re: Carta de Reprimand

L'objectiu d'aquesta carta de repulsa és posar-vos en coneixement formalment que la vostra assistència afecta negativament la vostra capacitat per completar la vostra feina. Mentre que els assalariats, els empleats exempts no estan obligats a treballar hores específiques, una setmana laboral de quaranta hores és normal i esperada.

No heu pogut presentar-vos al treball com a mínim un dia a la setmana des que vau començar el vostre nou treball i només esteu treballant trenta-dues hores a la setmana. El vostre gerent us ha informat de la disponibilitat del temps lliure de FMLA per a problemes mèdics o personals. També us ha demanat si necessiteu un allotjament perquè pugueu dur a terme la vostra feina amb eficàcia.

Ha suggerit que visiteu el departament de Recursos Humans per discutir aquests temes i la vostra assistència. No heu rebut les tres oportunitats que us oferim per ajudar-vos a millorar aquest mal rendiment.

La realitat és que no podeu realitzar el vostre treball en menys de quaranta hores. Falten dates límit per a les vostres tasques de feina i el vostre retard afecta negativament el treball dels vostres companys de feina del departament de màrqueting. Falten els seus terminis a causa del seu incompliment.

A més, la vostra feina sense acabar quan s’assigna als vostres companys de feina està carregant la càrrega de treball en sobrecàrrega, ja que ja tenen llocs de treball que necessiten quaranta hores de treball setmanals. Això és injust i no tolerarem aquests impactes negatius en el lloc de treball que comencen ara.

Hem de veure una millora immediata de la vostra assistència o acabarem amb la vostra feina. Això significa que heu d'assistir al treball cinc dies a la setmana. Si no assisteu al treball cinc dies a la setmana, no podeu complir els objectius per als quals heu treballat.

Les nostres polítiques de descompte estàndard us donen sis dies pagats per malaltia i dos dies de descans personal que heu d'utilitzar al llarg d'un any. Heu de sol·licitar dies de vacances amb antelació.

Ja heu utilitzat quatre dels vostres dies de malaltia i tots els vostres dies personals amb les vostres absències actuals. No tenim previst assignar-li més temps. Això us deixa només dos dies de malaltia i el temps de vacances que heu de pagar amb antelació.

Si teniu una absència per sobre del vostre temps de pagament disponible, acabarem la vostra feina. Esperem que entengueu la proximitat de la vostra feina. No rebrà més advertències.

Salutacions, Mary Wilmont, gerent

Thomas Credence, director de recursos humans

Vegeu una mostra de confirmació de recepció per obtenir orientació sobre com un empleat que rep una amonestació té dret a respondre.

Voleu gaudir d'aquest article? Voleu inscriure-us al butlletí gratuït de recursos humans ara mateix perquè voleu llegir tots els articles nous tan aviat com estiguin disponibles.

Exemples de cartes de reprimenda

• Exemple de carta de denúncia: indiscreció de gestió
• Mostra de denúncia escrita: assistència

Exclusió de responsabilitat: Tingueu en compte que la informació subministrada, tot i que té autoritat, no està garantida per a la seva exactitud i legalitat. El lloc és llegit per un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d’un estat a un altre i de país a país. Si us plau, sol·liciteu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals, per assegurar-vos que la vostra interpretació legal i les vostres decisions siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació és per orientació, idees i assistència.