Llista i exemples d’habilitats tècniques

El treball administratiu garanteix que una oficina funcioni correctament. Implica les tasques administratives del dia a dia d’una oficina, com ara contestar telèfons, programar cites, enviar faxos i arxivar documents.

Les habilitats administratives i administratives són útils per a gairebé qualsevol persona que treballa en una oficina. La majoria dels empleats han de fer, com a mínim, algun treball de secretariat, de manera que aquestes habilitats poden ser útils, independentment del que sigui el vostre títol oficial de treball. Els secretaris i secretaris d'oficina han de tenir habilitats clericals especialment fortes. Els empleats en aquestes posicions realitzen la majoria de les tasques del dia a dia d'una oficina.

Tipus de treballs de despatx

Mentre que algunes persones utilitzen aquests títols de feina de forma intercanviable, els secretaris i els funcionaris de l’oficina són diferents dels assistents administratius. Els assistents administratius sovint necessiten un títol universitari i tenen més responsabilitats, incloent projectes de capçalera i, de vegades, fins i tot dirigint equips.

En canvi, els empleats i secretaris normalment no necessiten una educació extensa més enllà del títol de batxillerat (tot i que hi ha programes d'educació superior que se centren en treballs de secretaria i clerical). Gestionen les operacions diàries d’una oficina, però en general no tenen responsabilitats directives.

Els secretaris i secretaris treballen en diverses indústries, incloses les finances, els negocis, la medicina, el govern, el dret i molt més.Algunes d'aquestes posicions requereixen habilitats específiques. No obstant això, hi ha habilitats bàsiques necessàries per a gairebé tots els assistents administratius i administratius.

Llegiu a continuació per obtenir una llista de les habilitats administratives que els empresaris busquen a candidats a feina. S'inclou una llista detallada de les cinc habilitats administratives més importants, així com llistes suplementàries de competències administratives relacionades.

Com utilitzar la llista d’habilitats

Podeu utilitzar aquestes llistes d’habilitats al llarg del vostre procés de cerca d’ocupació. És important utilitzar diverses d'aquestes paraules d’habilitat al llarg del vostre currículum. Els empresaris utilitzen cada vegada més els sistemes de seguiment dels sol·licitants per classificar i "puntuar" els currículums que reben. Aquests sistemes estan programats per buscar paraules clau específiques i, per tant, els currículums que els incorporen seran més susceptibles de ser seleccionats per a una revisió posterior contractant directors durant la seva segona ronda de consideració.

En segon lloc, podeu utilitzar aquestes paraules clau a la vostra carta de presentació. Al cos de la vostra carta, intenteu esmentar una o dues d’aquestes habilitats i donar un exemple específic d’una època en què els vau demostrar a la feina.

Finalment, podeu utilitzar aquestes paraules d’habilitat en una entrevista. Assegureu-vos que teniu com a mínim un exemple durant un temps que heu demostrat cadascuna de les cinc competències més destacades.

Per descomptat, cada treball requereix diferents habilitats i experiències, així que assegureu-vos de llegir la descripció de la feina amb cura i centrar-vos en les habilitats que l’empresari enumera.

A més, reviseu les altres llistes d’habilitats que s’indiquen per feina i per tipus d’habilitat.

Principals habilitats administratives

Atenció al detall

El treball administratiu consisteix a parar atenció als detalls del dia a dia d’una oficina, coses que altres persones podrien passar per alt, com respondre i fer un seguiment dels correus electrònics, fer el seguiment de les cites i molt més. Un secretari o secretari ha de ser capaç de centrar-se en aquests detalls i no permetre que res passin per les esquerdes.

• Analítica
• Fer viatges
• Priorització
• Solucionar problemes
• Raonament
• El manteniment de registres
• Planificació de cites
• Escriptura

Comunicació

Els treballadors clergues han de tenir fortes habilitats de comunicació oral i escrita. Solen respondre a telèfons, escriure notes, enviar correus electrònics i saludar clients i clients.

Per tant, han de ser capaços de parlar i escriure de manera clara i eficaç. Han de transmetre informació d’una manera fàcil d’entendre.

• Respondre a telèfons
• Comunicació
• Correspondència
• Servei d'atenció al client
• Correu electrònic
• Fax
• Recepció
• Habilitats lingüístiques
• Escoltar
• Comunicació oral
• Correcció
• Escriptura

Habilitats informàtiques

En aquests dies, les habilitats informàtiques són fonamentals per a qualsevol treball de secretari. Els secretaris i secretaris han de ser mecanògrafs ràpids i precisos. Normalment, també cal que facin algunes dades, per la qual cosa haurien d'estar familiaritzats amb Excel i amb altres programes d'entrada de dades. També haurien de conèixer altres programes de Microsoft Office, com ara Word i PowerPoint. Qualsevol habilitat informàtica addicional, com ara la possibilitat de dissenyar o editar pàgines web, es consideraria un gran avantatge.

• Entrada de dades
• Gestió de dades
• Fluïdesa de base de dades
• Edició
• Microsoft Office
• Màquines d’oficina
• Processament de text

Numeració

Molta feina clerical implica la numeració. Alguns empleats són responsables, fins a cert punt, de comptabilitat i / o comptabilitat d’una empresa. Requereix habilitats de numeració. La capacitat de calcular sumes ràpidament és de qualitat positiva en un empleat o secretari.

• Comptabilitat
• Precisió
• Facturació
• Comptabilitat
• Pressupostos
• Despeses
• Fulls de càlcul
• Tecnologia

Organització

Cal organitzar secretaris i secretaris. S’encarreguen d’assegurar-se que l’oficina funciona correctament. Implica fer un seguiment del calendari de l’empresari, respondre a correus electrònics i trucades telefòniques i mantenir fitxers. Tot això requereix molta habilitat organitzativa.

• Presa de decisions
• Lliurament de correu
• Eficient
• Presentació
• Gestió
• Multitarea
• Supervisió
• Fotocopiadora i intercalació
• Planificació
• Classificació
• Gestió del temps

Habilitats suaus

A més d’aquestes cinc habilitats administratives, els millors treballadors de l’oficina també tenen habilitats suaus que són sovint trets de personalitat innata més que competències apreses. Aquests inclouen habilitats interpersonals fortes, treball en equip, flexibilitat, fiabilitat, creativitat, adaptabilitat i creativitat. Són característiques essencials per als gestors d'oficines, recepcionistes, assistents personals, assistents d'oficina i assistents executius.