11 trucs per estalviar diners en paper i impressió

01 Coneixeu la vostra impressora

Apreneu a utilitzar la vostra impressora amb més eficàcia per estalviar paper. Abans d'imprimir, trieu "vista prèvia d'impressió" per comprovar si una línia farà que es imprimeixi una altra pàgina sencera.

No premeu només a ceguesa OK quan aparegui el quadre de diàleg d'impressió. Reduïu l’interval d’impressió només a les pàgines que necessiteu. També podeu ressaltar només el text que necessiteu i escollir "selecció d’impressió". Això és especialment útil quan imprimiu des de llocs web perquè podeu eliminar els anuncis.

Si teniu dificultats per imprimir, elimineu la cua de la impressora un cop hàgiu solucionat el problema. D'aquesta manera, la impressora no escopirà els sis intents que vau fer abans de descobrir que no teníeu paper.

02 Utilitzeu una tauleta o un lector electrònic

Si imprimiu documents perquè és més fàcil o més convenient llegir-los en qualsevol moment, considereu invertir en una tauleta o un lector electrònic. Podeu utilitzar-los per llegir documents de Word i PDF i fins i tot fer notes en molts casos.

03 Preneu notes, captures de pantalla i pàgines web de marcador

Quan visualitzeu un lloc web, anoteu la informació en lloc d’imprimir tota una pàgina només per obtenir un número de telèfon o una adreça. També podeu copiar i enganxar informació en un document de Word o en un altre programari d’organització. O, si és alguna cosa que voleu conservar per a futures referències, simplement marqueu-la.

04 Correcció correcta

Assegureu-vos de comprovar el vostre treball abans d’imprimir. Si trobeu un error, premeu Cancel·la ràpidament, de manera que només teniu una pàgina errònia. Si s’imprimeix tot el document abans de trobar l’error, només torneu a imprimir la pàgina amb l’error, si és possible.

05 Enviar factures electròniques als clients

L’enviament de factures electròniques permetrà estalviar diners en franqueig postal, però tampoc imprimeix una còpia impresa dels vostres registres. Arxivar-los electrònicament a l'ordinador i assegureu-vos de fer una còpia de seguretat dels vostres registres. Mentre esteu a la vostra disposició, sol·liciteu declaracions sense paper sobre els vostres comptes perquè la vostra oficina sigui lliure de paper com sigui possible.

06 Comparteix documents en línia amb eines d’oficina en línia gratuïtes

Utilitzeu aquestes eines d’oficina en línia gratuïtes per enviar i rebre documents a través del web. Es poden descarregar i arxivar al vostre disc dur o deixar-los en línia, de manera que vosaltres i els vostres clients o companys de feina pugueu fer canvis sense necessitat d’utilitzar cap paper.

07 Imprimeix els dos costats del paper

Això pot significar la creació d’un treball d’impressió a dues cares, que de vegades s’anomena "impressió dúplex". Això també pot suposar posar un nou treball d’impressió al revers del paper anterior. Ompliu la safata de paper amb impressions equivocades antigues. Un cop hagueu acabat d'imprimir, gireu el document al costat equivocat i marqueu una línia a través d'ella, de manera que en el futur no perdreu el temps llegint el costat equivocat.

Tot i que no voleu utilitzar aquesta tècnica per a alguna cosa que envieu als clients, funciona bé per als documents interns. In 1 propino

08 Reutilitzar el paper antic

Sempre que sigui possible, reutilitzeu el paper. No només podeu imprimir a la part posterior, tal com s’explica anteriorment, però podeu utilitzar-lo per a molts altres propòsits:

• Talla-ho per la meitat per fer paper de ferralla per a llistes. Reduir-lo evita que es barregi amb els documents actuals, però també podeu marcar-ne una.
• Grapeu-lo junts per formar quaderns de paper de rebuig.
• Doneu-los als vostres fills per dibuixar o ratllar el paper per fer tasques de matemàtiques.
• Esquinça-la per fer materials d’embalatge.
• Si utilitzeu el pagament de factures electròniques, deseu els sobres de devolució que vénen a les vostres factures i utilitzeu-los per enviar diners dels dinars dels nens o bé a articles petits organitzats.

09 Ajusteu els marges

Utilitzeu els marges més estrets, el tipus de lletra més petit i un espaiat entre línies més proper per obtenir més informació a una pàgina. En aquesta mateixa línia, un consell per estalviar en els cartutxos de tinta de la impressora és utilitzar el valor de qualitat "esborrany" o l’escala de grisos en imprimir.

10 Utilitzeu més correu electrònic; Imprimeix-ho menys.

Escriure un correu electrònic eficaç és una habilitat clau per a un telecommuter, però un bon sistema de presentació de correus electrònics és gairebé tan important. Si es presenta i es fa una còpia de seguretat al disc dur o en línia, els correus electrònics molt poques vegades requereixen impressió. Configureu carpetes al vostre client de correu electrònic i trieu el correu electrònic automàticament. No només guardareu paper; també estalviaràs temps.

11 Poseu la vostra màquina de fax en repòs

Envia i rep documents com a fitxers PDF en lloc de fax. La qualitat és millor, i és més fàcil, sobretot si no teniu una segona línia per al fax. Si teniu una segona línia, podeu desfer-vos d'aquesta factura mensual.