Com administreu amb èxit un projecte?

Felicitats! Acabeu de posar-vos a càrrec d’un nou projecte important. És evident que el vostre cap ofereix aquesta oportunitat com a vot de confiança en les vostres habilitats. I mentre esteu emocionats, aquesta és la vostra primera vegada que és responsable d’un projecte global i és una mica espantant

Una sèrie de preguntes passen per la vostra ment:

• Com puc començar?
• Quins són els passos necessaris per traslladar el projecte de la iniciació al tancament?
• Com puc crear un equip de projectes d'alt rendiment?
• A qui demano ajuda en aquest procés? Hi ha algun patrocinador executiu?

Aquests consells se centren a ajudar a qualsevol persona nova a liderar una iniciativa de projecte, comitè o equip per a una activitat única per a l'organització. Tant si esteu organitzant una festa de vacances com si lidereu noves iniciatives de desenvolupament de productes, existeixen les eines i els processos de gestió de projectes per fer que la vostra probabilitat d’èxit sigui molt més gran.

5 etapes del procés del projecte:

1. Iniciació: inici del projecte.
2. Planificació: planificar tota la feina del projecte.
3. Execució: realitzant realment la feina.
4. Gestió i control: tot el treball que feu durant el projecte per supervisar el progrés.
5. Tancament: completar i lliurar el projecte i adjuntar l’equip.

Aquests passos són idèntics per a cada projecte.

13 passos bàsics per al projecte novell:

1. Defineix l’abast:El primer pas i el més important en qualsevol projecte és definir l’abast del projecte. Què ha de fer o crear? Quin és l'objectiu del projecte? Igualment important és definir el que no s'inclou en l’abast del vostre projecte. Si no obteniu prou definició del vostre cap, clarifiqueu l’abast i envieu-lo de nou per tal de confirmar-lo. Tot i que l’exemple és lleugerament diferent del tema del negoci, tots podem relacionar-nos amb una recepció de noces. En planificar una recepció del casament, potser tingueu el vostre abast: preparar una recepció de noces per a 100 persones completes amb sopar, bar obert, pastís de noces i una banda en viu per ballar fins a una data determinada a un cost que no superi els 20.000 dòlars.

1. Determineu els recursos disponibles:Quines persones, equips i diners tindreu disponibles per aconseguir els objectius del projecte? Com a gestor de projectes, normalment no tindreu un control directe d’aquests recursos, sinó que s’haurien de gestionar mitjançant la gestió de matrius.
2. Entendre la línia de temps:Quan cal completar el projecte? A mesura que desenvolupeu el vostre pla de projecte, és possible que tingueu certa flexibilitat quant a l’ús del temps durant el projecte, però els terminis són generalment fixos, com en el cas de la recepció del casament. Si decidiu utilitzar hores extraordinàries per complir amb el calendari, haureu de pesar això amb les limitacions del vostre pressupost.

1. Muntar l’equip del vostre projecte:Conegueu les persones del vostre equip i inicieu un diàleg. Són els experts tècnics. Per això, el seu supervisor funcional els va assignar al projecte. La vostra feina és gestionar l’equip.
2. Detalleu el treball, part 1:Quines són les principals peces o components que s'han de crear per completar el projecte? Per exemple, una recepció de noces requereix un nivell elevat: una sala de recepció, menjar, beguda, pastís, convidats i entreteniment. Per descomptat, cada un d’aquests ítems més grans es pot dividir en molts elements addicionals. Aquest és el següent pas.

1. Detalla el treball, part 2: En el nostre exemple de recepció de noces anterior, és probable que tingueu un equip o una persona responsable dels diferents components. Col·laboreu amb els membres del vostre equip per definir els detalls necessaris per aconseguir cada element important. La persona encarregada del menjar ha de comprendre les opcions, les limitacions de costos i fer seleccions que permetin assolir l’abast. Enumereu els passos més petits en cada un dels passos més grans. El nombre de nivells en què s’introdueixen passos cada vegada més detallats depèn de la mida i la complexitat del vostre projecte.

1. Desenvolupar un pla preliminar:Agrupeu tots els vostres passos en un pla. Una bona manera de fer-ho és utilitzar una taula de precedència que identifica quins elements han de precedir a altres elements. Les pràctiques formals de gestió de projectes demanen que es desenvolupi el que s'anomena diagrama de xarxa i que identifiqui el camí crític. Tot i que pot estar més enllà de les vostres necessitats o del vostre nivell de coneixement, el problema principal és seqüenciar les activitats en l’ordre correcte i després assignar recursos a les activitats. Les preguntes que cal fer són: què passa primer? Quin és el següent pas? Quins passos poden seguir al mateix temps amb diferents recursos? Qui farà cada pas? Quant de temps trigarà? Hi ha molts paquets de programari excel·lents disponibles que us poden automatitzar molts detalls. Pregunteu a altres persones en posicions similars el que fan servir.

1. Creeu el vostre pla de referència:Obtingueu comentaris sobre el vostre pla preliminar del vostre equip i de qualsevol altra part interessada. Ajusteu els terminis i els horaris de treball per adaptar-los al temps disponible. Feu els ajustaments necessaris al pla preliminar per produir un pla de referència.
2. Sol·licitar ajustaments del projecte:Gairebé no hi ha prou temps, diners ni talent assignats a un projecte.La vostra feina és fer més amb els recursos limitats del que la gent espera. No obstant això, sovint hi ha límits a un projecte que no és realista. Necessiteu presentar el vostre cas i presentar-lo al vostre cap i sol·licitar que es modifiquin aquests límits poc realistes. Demaneu els canvis al començament del projecte. No espereu fins que tingueu problemes per demanar els canvis que necessiteu. Tanmateix, si el vostre projecte implica un casament, no espereu tenir èxit demanant molts canvis significatius.

1. Treballeu el vostre pla, però no us perdeu:Fer el pla és important, però el pla es pot canviar. Tens un pla per conduir al treball cada matí. Si una intersecció està bloquejada per un accident, canvieu el pla i aneu d'una manera diferent. Feu el mateix amb els vostres plans de projecte. Canvieu-los segons calgui, però tingueu en compte l’abast i els recursos.
2. Superviseu el progrés del vostre equip:Fa poc progrés al principi del projecte, però començarà llavors a controlar el que tots fan de totes maneres. Això facilitarà la captura de problemes abans que es converteixin en problemes.
3. Document de tot:Conserva els registres. Cada vegada que canvieu el pla de referència, escriviu el que era el canvi i per què era necessari. Cada vegada que s’afegeix un nou requisit al projecte, escriviu d’on venia el requisit i com es va ajustar el calendari o el pressupost a causa d’aquesta. No ho recordeu tot, així que escriviu-los perquè pugueu cercar-los en la revisió de final de projecte i aprengueu d’ells.
4. Informeu-ne tots:Manteniu tots els agents implicats en el projecte informat del progrés durant tot el temps. Fes-los saber el teu èxit a mesura que completes cada fita, però també els informem dels problemes tan aviat com surti. A més, mantingui el vostre equip informat. Si s'estan considerant els canvis, expliqueu-los a l’equip tan lluny com pugueu. Assegureu-vos que tothom s’adoneu del que estan fent tothom.

La línia de fons

No cal que sigueu un gestor formal del projecte per liderar una iniciativa del projecte. No obstant això, haureu d’aplicar les eines i la lògica de la gestió de projectes a la tasca d’aclarir els vostres objectius, detallar el treball, construir un equip i executar i supervisar el treball. El millor de l'èxit!