5 elements clau d’un projecte d’èxit

01 Un patrocinador del projecte compromès

El patrocinador del projecte és la persona d’alt nivell de l’organització que té la propietat del projecte. Un patrocinador del projecte compromès espera que el projecte tingui èxit i faci el que ell o ella pugui fer per garantir que l’èxit es faci realitat.

Un patrocinador del projecte té quatre responsabilitats principals relacionades amb el projecte. Primer, el patrocinador defensa el projecte. Ell o ella aplaudeix públicament i en privat l’equip del projecte. En segon lloc, el patrocinador dóna suport al gestor del projecte. Quan un gestor del projecte necessita eliminar obstacles, demana ajuda al patrocinador perquè el patrocinador té la influència organitzativa per fer que les coses succeeixin. En tercer lloc, el patrocinador alinea els recursos proporcionant-los directament o treballant amb altres persones d'alt nivell per obtenir recursos. Quan el patrocinador és un campió fort per a un projecte, els companys dels patrocinadors tenen més possibilitats de contribuir amb recursos importants. En quart lloc, el patrocinador facilita la presa de decisions. Quan l’equip de projecte s’abusa, el patrocinador pot contractar la decisió o prendre la decisió.

El patrocinador es manté informat a través de la comunicació constant amb el gestor del projecte. Els dos treballen junts per determinar quan el patrocinador ha d’intervenir i exercitar amb més força les responsabilitats del patrocinador en suport del gestor del projecte. Per exemple, un gestor de projectes podria tenir problemes per obtenir informació del departament financer de l’organització. El patrocinador del projecte pot acostar-se al director financer sobre la situació i demanar que es prioritzi la tasca d’informar per sobre de les tasques en competència.

02 Clear Goals and Scope

Abans de realitzar o fins i tot planejar el treball en un projecte, el patrocinador del projecte ha d'articular els objectius i l'abast del projecte. Els objectius són les grans coses que el projecte hauria de fer. Preneu, per exemple, un projecte de millora de programari. Un departament de recursos humans utilitza un conegut programari de negocis personalitzable per gestionar la nòmina. L’organització vol afegir un mòdul per a la gestió de l’aprenentatge. Els objectius del projecte són personalitzar el programari de gestió de l’aprenentatge a les necessitats empresarials de l’organització i integrar-lo amb el sistema de nòmina existent.

L’abast defineix els paràmetres del projecte. Continuant amb l'exemple del projecte de programari; L’abast d’aquest projecte es limita a aportar el sistema de gestió de l’aprenentatge i integrar-lo amb el sistema de nòmines. Moltes vegades, és útil identificar les coses fora de l’abast per entendre el que s’ofereix. Per a aquest projecte, afegir altres mòduls està fora de l’abast. El departament de comptabilitat no pot venir al gestor del projecte i demanar mòduls de facturació, comptes per cobrar o comptes per pagar.

L’addició d’un mòdul un cop definit el projecte permet un enfocament de l’efecte. Els bons patrocinadors del projecte i els gestors de projectes es protegeixen contra la fluïdesa de l’abast i són molt reticents a afegir àmbit mitjà al projecte. L’augment de l’abast del projecte augmenta la necessitat de recursos del projecte, com ara el temps i els diners. A més, treballar en l’àmbit addicional posa en risc la qualitat dels productes de treball.

03 Un bon gestor de projectes

Un gestor de projectes planeja treballar i organitzar recursos per fer un projecte. Aquesta persona és l’enllaç entre el patrocinador del projecte que fixa la visió i l’equip del projecte que ho fa. De la manera adequada i oportuna, el gestor del projecte recull les parts interessades per oferir informació.

Els gestors de projectes solen tenir els següents trets que els ajuden a moure el projecte:

• Els gestors de projectes són planificadors. Pensen en la seqüència de treball i saben què ha de passar després que l’equip completi la tasca. Fan bons plans, però també saben quan ser flexibles i desviar-se d’un pla.
• Els gestors de projectes són fiables. Amb el seu èxit depenent del treball d'altres persones, els gestors de projectes necessiten que la gent confiï en la seva bona intenció i competència. La confiança és especialment important en la relació entre el gestor del projecte i el patrocinador del projecte.
• Els responsables de projectes tendeixen a ser extrovertits perquè la immensa majoria del seu treball implica la comunicació.

Tenen persones responsables dels seus compromisos. Aquí teniu un exemple. El supervisor d'un membre de l'equip del projecte va dir al gestor del projecte que el membre de l'equip podia dedicar quatre hores a la setmana al projecte. Aquest membre de l’equip ha perdut dues reunions setmanals seguides i no ha fet cap progrés en les seves tasques assignades a l’estructura d’avaluació del treball. Després de la primera reunió fallida, el responsable del projecte es va reunir amb el membre de l'equip per discutir l'absència i els terminis perduts. El membre de l’equip va dir que tenia prioritats més urgents. El director del projecte va sospitar que això no era cert, per la qual cosa després de la segona reunió fallida, el gerent del projecte es va reunir amb el supervisor del membre de l'equip. El supervisor va dir al gestor del projecte que s'assegurarà que el comportament del membre de l’equip es donés la volta.

04 Agents implicats

Les parts interessades en un projecte són persones que tenen un interès personal en l’èxit del projecte, però que no són membres de l’equip del projecte. No pensen en el projecte diàriament, com ho fan el gestor del projecte o els membres de l’equip del projecte, però volen estar a l’entorn de les decisions crítiques i del progrés general cap als objectius del projecte.

Els grups d'interès tenen la seva motivació per mantenir-se al dia de les activitats del projecte, però és responsabilitat del gestor del projecte portar-les al tauler de forma que avança cap als objectius del projecte. En molts casos, fer això implica un equilibri delicat entre obtenir massa aportació i obtenir massa poca aportació. Les parts interessades no poden intervenir en totes les decisions. Això implicaria la destrucció del projecte i la lluita de totes les decisions. Per contra, els grups d'interès no es poden tancar perquè un aspecte significatiu de gairebé tots els projectes és satisfer les parts interessades.

05 Membres d’equips del projecte dedicats

Els membres de l’equip del projecte compleixen el treball del projecte. Moltes vegades, els membres de l’equip del projecte s’assignen a un projecte a més de les seves funcions habituals, la qual cosa significa que no hi ha cap reducció en altres treballs per compensar el treball addicional que suposa el projecte. Els responsables de projectes poden ajudar els membres de l'equip a negociar amb els seus supervisors sobre aquest tema, però el gestor del projecte no té control sobre les responsabilitats que tenen els membres de l'equip del projecte fora del projecte.

La dedicació dels membres de l'equip al projecte és molt valuosa. Sense dedicació, els terminis de lliurament i els productes de treball no són de bona qualitat. Els membres de l’equip dedicat estan motivats per assolir els objectius del projecte a temps, dins del pressupost i fins a les expectatives de qualitat.