Llista i exemples d’habilitats de gestió del temps

Quines són les habilitats de gestió del temps i per què són importants per als empresaris? La gestió del temps significa treballar de manera eficient i els empresaris de cada indústria busquen un personal que pugui fer un ús òptim del temps disponible per a ells. L’estalvi de temps estalvia diners de l’organització i augmenta els ingressos.

Els empleats que gestionen bé el seu temps són més productius, més eficients i més propensos a complir els terminis. Es centren en les tasques més importants i més sensibles al temps i limiten la quantitat de temps perdut en obligacions no essencials.

La gestió eficaç del temps requereix que el personal analitzi la seva càrrega de treball, assigni prioritats i mantingui el focus en els esforços productius. Els empleats que són excel·lents gerents de temps poden eliminar les distraccions i obtenir suport dels companys per assolir els seus objectius.

Durant una entrevista de feina

Les habilitats de gestió del temps, com altres habilitats, són exigents. Els entrevistadors faran preguntes per avaluar la vostra capacitat per gestionar el vostre temps i el temps del vostre equip si esteu en un lloc de supervisió.

Reviseu aquestes preguntes d’entrevistes de gestió del temps abans de les entrevistes de feina, de manera que estigueu preparat per respondre amb exemples específics de la manera de gestionar eficaçment la vostra càrrega de treball.

Habilitats principals

Prioritzar

Normalment és impossible fer tots els que necessiteu i voleu fer tot alhora, però si prioritzeu bé, hauríeu de ser capaços de completar les tasques més importants en un ordre que tingui sentit. Quan assigneu prioritat, tingueu en compte factors com ara quan s'ha de fer cada tasca, quant de temps pot trigar, quina importància podria ser per a altres persones de l’organització, què podria passar si no s’aconsegueix una tasca i si es pot interrompre qualsevol tasca? per la necessitat d’esperar a algú més.

Programació

La programació és important, i no només perquè algunes tasques s'han de fer en moments concrets. La programació afecta el dia, la setmana, el mes, així com altres persones, els seus projectes i els seus plans a curt i llarg termini per a projectes i tasques. La majoria de la gent també té moments específics del dia quan són cada vegada més energètics i es tornen més productius quan es programen en conseqüència. Els horaris també poden ser una bona manera d’evitar la procrastinació.

Manteniment d'una llista de tasques pendents

Les llistes de tasques (correctament prioritzades i integrades amb el vostre horari) són una bona manera d’evitar oblidar alguna cosa important. També són una manera fantàstica d’evitar passar tot el dia pensant en tot el que hagueu de fer. Recordar les tasques pren energia, i pensar tot el que ha de fer tota la setmana pot ser esgotador i aclaparador. Divideix totes les tasques necessàries en una llista per a cada dia i ja no hauràs de preocupar-te de res. Mireu la llista d’avui.

Descans

Descansar, tot i que pugui semblar contradictori, és una habilitat de gestió del temps important. Tot i que de vegades es treballen llargues hores o saltant-se, es pot millorar la productivitat a curt termini, el seu esgotament farà que la seva productivitat mitjana disminueixi realment. Llevat d’emergències poc freqüents, és important resistir la temptació d’excés de treball. Inclou les pauses necessàries i un temps de sortida prudent en el vostre horari.

Delegació

Depenent del tipus de treball que feu, podeu delegar algunes tasques. Saber què delegar i quan és una habilitat. Algunes persones es neguen a delegar-se, ja sigui perquè volen mantenir el control o perquè volen estalviar diners en no contractar assistents. Ambdós enfocaments van perjudicar la productivitat i van augmentar els costos.

Recordeu, però, que si practiqueu la gestió del temps amb diligència i encara no podeu fer-ho tot, podeu intentar fer-ho massa. És millor tenir èxit en algunes tasques que intentar i després fallar en moltes.

Exemples al lloc de treball

A - E

• Adaptar els plans a les circumstàncies canviants
• Assignació de temps per a tasques específiques
• Analitzant els processos i seleccionant la manera més senzilla d’aconseguir una tasca
• Demanar ajuda quan estigui aclaparat per les demandes
• Assertivitat per dir no a demandes inadequades que distreguin de les funcions centrals
• Atacar tasques més complexes quan tingueu la major energia i les concentracions més agudes
• Auditar com es gasta el temps
• Evitar una xerrada excessiva amb companys de feina
• Evitar la procrastinació; actuant en lloc de preocupar-se
• Trencar metes més àmplies en parts més petites i centrar-se en un pas a la vegada

• Trencar projectes a parts manejables
• Creació de llistes de "fer" diàries, setmanals i mensuals
• Creació d’horaris
• Delegar tasques més habituals al personal de nivell inferior
• Menjar bé per mantenir l'energia
• Eliminació de pèrdues de temps
• Exercitar i participar en altres activitats que redueixen l'estrès durant el temps lliure per maximitzar l'energia quan es treballa

F - Z

• Facilitar reunions eficients; enganxar-se amb els terminis de les reunions
• Agrupar tasques similars junts per limitar el temps de transició
• Manteniment d'una àrea de treball organitzada
• Multitarea; canviant sense problemes una tasca a una altra
• Obertura a formes més eficients de fer les coses
• Organització de fitxers digitals per a una recuperació fàcil
• Planifiqueu el vostre dia la nit anterior o primer al matí
• Prioritzar peticions i demandes
• Prioritzar una llista de projectes i centrar-vos en tasques de major valor amb terminis més immediats

• Puntualitat
• Posar els telèfons mòbils a un costat per eliminar la distracció de missatges personals a no ser que sigui necessari per al treball
• Revisar el rendiment i eliminar les desviacions de les prioritats
• Establir objectius diaris, setmanals i mensuals
• Establir normes realistes de qualitat i evitar el perfeccionisme
• Configuració d'hores específiques per respondre al correu electrònic
• Fer pauses curtes per restaurar l'energia
• Tocant cada tros de paper o llegint cada correu electrònic una vegada, sempre que sigui possible