Com escriure un correu electrònic professional - 7 preguntes per preguntar-se abans de llançar-lo

Des de fa molts anys, la gent predica la desaparició del correu electrònic. Si bé és cert que utilitzem altres formes de comunicació com enviar missatges de text i xarxes socials per "parlar" als nostres amics o enviar missatges ràpids als nostres companys, encara fem servir el correu electrònic, especialment per a la comunicació relacionada amb el treball. També és el principal mitjà de contacte quan sol·liciteu un lloc de treball. És tan important com mai saber escriure un correu electrònic professional.

El correu electrònic pot ser el vostre punt de contacte inicial amb algú i, per això, és la vostra primera oportunitat per fer una impressió. Tingueu molta cura en redactar els vostres missatges. Abans d’arribar a enviar, responeu aquestes 7 preguntes.

1. El meu missatge és gratuït?

Com es pot comprovar si hi ha errors, el correu electrònic és el més important que podeu fer abans d’enviar-lo. L'ortografia incorrecta i la mala gramàtica us faran semblar descuidat. Això va en contra de la impressió que esteu intentant fer, especialment si esteu demanant una feina.

Reviseu fins que estigueu segurs que heu captat tots els errors ortogràfics i gramaticals, així com errors tipogràfics. Grammarly.com té eines gratuïtes, incloent una extensió per al navegador Chrome, que us pot ajudar amb això.

2. Què diu la meva adreça de correu electrònic de mi?

La vostra adreça electrònica de treball, que per cert, mai no haureu d'utilitzar per a la recerca de feina, probablement és molt senzilla. El més probable és que sigui una variant del vostre nom. És possible que hagueu triat una adreça més similar a la seva empresa per utilitzar-la per correu electrònic personal. Una adreça que sigui suggerent, infantil o bonica, està bé si només l'utilitzeu per enviar missatges als vostres amics i familiars, però si necessiteu escriure un correu electrònic professional, inscriviu-vos a un compte nou que proporcioni professionalitat.

Configureu una adreça de correu electrònic que utilitzi el vostre nom real. Proveu els vostres cognoms; el vostre nom, cognom inicial i secundari; o alguna combinació d'aquests. No envieu mai el vostre correu electrònic professional de [email protected].

3. El nom i l'adreça de correu electrònic del camp "A" són correctes?

Quan comenceu a escriure un nom de destinatari al camp "A", la majoria dels clients de correu electrònic ompliran la resta del nom amb un dels vostres contactes. Podeu acabar fàcilment amb el nom equivocat en aquest camp, així que assegureu-vos de prestar atenció a això.

Imagineu-vos quin problema pot sorgir si envieu un correu electrònic al destinatari equivocat accidentalment. Diguem que busqueu feina mentre esteu treballant. Un gerent de contractació d’un empresari pot tenir un nom que comenci amb la mateixa lletra que el nom del cap actual. Quina vergonya seria que enviareu al vostre cap un missatge per a aquest gerent? No només voleu assegurar-vos que el vostre missatge arribi a la destinació prevista, sinó que també voleu estar segurs que no arribi a un destí no desitjat.

4. He utilitzat el títol adequat per adreçar-me al destinatari?

Si ja teniu un nom de primera persona amb la persona que envieu per correu electrònic, està bé fer-ho si en el vostre missatge. Tanmateix, si aquesta és la primera vegada que comuniqueu amb algú o no esteu segur de com es volen abordar, és preferible utilitzar un títol formal com el senyor, la senyora, el doctor o el darrer i el destinatari. nom.

Sempre errem pel costat de la precaució. No es pot fer malbé ser formal. Per obtenir una pista sobre com algú amb qui ja teniu una relació establerta prefereix ser abordat, mireu enrere els missatges previs per veure com es signen. Això us ajudarà a decidir què fer.

5. El meu to transmet el meu missatge bé?

Com es diu, "no és el que dius, sinó com ho dius". Quan parleu amb algú cara a cara, podeu confiar en l'entonació, el llenguatge corporal i l'expressió facial per ajudar a donar significat addicional a les vostres paraules.

Quan intenteu transmetre el mateix missatge per escrit, hi ha més espai per a malentesos perquè el lector no pot veure la vostra cara, llegir el llenguatge corporal o escoltar la vostra veu. Assegureu-vos que el vostre missatge sigui educat i que soni amigable i que el significat que teniu previst sigui clar.

6. El meu missatge és senzill, però no críptic?

Mantenir els vostres missatges curts i dolços els farà més fàcil d'entendre. Al mateix temps, no heu d'ometre res important. No voleu forçar al destinatari del vostre correu electrònic a endevinar el que esteu intentant dir. El vostre missatge hauria de ser el més precís possible, però incloure tota la informació necessària.

7. He inclòs fitxers adjunts no sol·licitats?

Molta gent es nega a obrir adjunts de correu electrònic que no esperen. Tenen raó per evitar fer-ho. Sovint es transmeten virus informàtics en aquests fitxers adjunts. Si voleu enviar un fitxer a algú, per exemple, al vostre currículum, primer demaneu al vostre destinatari el permís. Envieu-lo només si diu que està bé.