Com es pot beneficiar d'una auditoria del projecte

Cada projecte pot beneficiar-se d'una auditoria de tant en tant. Però no us preocupeu, no és tan espantós com sembla. Una auditoria de projectes és quan una persona imparcial revisa el vostre projecte i proporciona orientació sobre el que es podria fer de manera diferent per millorar les seves possibilitats de tenir èxit. Aquest article explica tot i us explica com es pot preparar per a una auditoria de projectes.

Com és formal una auditoria del projecte

Una auditoria de projectes és normalment un exercici formal. L’equivalent informal s’anomena normalment una revisió per parells. Aquí és on un col · lega examina el vostre projecte i la documentació associada i us dóna informació sobre on haureu de passar una mica més de temps.

Les auditories del projecte són formals, ja que solen tenir un conjunt de preguntes definides i són dutes a terme per algú que fa aquest tipus de coses amb regularitat.

Qui realitza auditories de projectes

La persona que fa la vostra auditoria del projecte pot ser un altre gestor de projectes (probablement algú amb molta experiència en l'execució de projectes), però és més probable que sigui algú de l'Oficina del projecte que realitzi auditories amb freqüència.

Serà algú que pugui considerar-se imparcial de manera que no sigui el vostre gestor de línies o el patrocinador del projecte. Fins i tot podria ser un equip humà, segons la mida del projecte.

Com es prepara per a una auditoria de projectes

La primera cosa principal a organitzar és tenir còpies de la documentació del vostre projecte perquè l’auditor revisi. Si teniu un coordinador del projecte, demaneu-los que agafin un paquet de documents (preferentment electrònics). Haureu de tenir tota la vostra informació fàcilment accessible, però fins i tot si ho feu, aquest pas encara pot trigar una mica. Com a mínim, assegureu-vos que disposeu del pla del projecte, del registre de riscos, del registre d’emissions, del pressupost i de l’hora de l’auditor.

Qui necessita ser involucrat

Això depèn del tipus de coses que l’auditor vulgui mirar. Vostè, com a gestor de projectes, haurà de passar algun temps amb ells. Espereu que els vostres membres del vostre equip també siguin convidats a parlar amb l’auditor.

Tingueu en compte que com més temps passen treballant en tasques relacionades amb l'auditoria, menys temps tindran per al treball del projecte, de manera que potser haureu de reprogramar algunes activitats i treballar més lentament durant el període d'auditoria.

Quant durarà un projecte d'auditoria

No hi ha cap període de temps fix per a una auditoria de projectes. En projectes de grans dimensions, trobareu que triga molt més. En projectes petits, l’auditor es podria fer en poques hores. Tan aviat com sàpigues que el teu projecte serà auditat, demana al teu equip d'auditoria quant de temps anticipa la seva feina.

El que busca l’auditoria

Si l’auditoria s’anomenés a causa d’una preocupació particular, com ara la manca d’objectius de qualitat, llavors esperarem que sonda aquesta àrea profundament. Una auditoria de rutina cercarà de manera àmplia les diferents àrees de gestió de projectes i els resultats que el projecte està treballant. Es cobrirà el temps, el cost i la qualitat del vostre projecte i la participació de les parts interessades.

L’objectiu de l’auditoria és saber si el projecte complirà els seus objectius o no. Si l’auditor considera que, en funció del rendiment actual, el projecte no assolirà aquests objectius, ell o ella presentaran recomanacions d’acció.

Les recomanacions depenen del que es troba

Les recomanacions de l’informe de l’auditor dependran del que hagin trobat. Espereu que siguin positius i expressats de manera que us permeti adoptar-los fàcilment. Han de ser pràctics.

En un extrem, l'auditor pot recomanar que el seu projecte estigui tancat, tot i que això només passaria si pensessin que no hi havia cap possibilitat que qualsevol treball del projecte des d'aquest punt donés cap tipus de valor a l'organització.

Busqueu la vostra auditoria de projectes com a experiència positiva. Us hauria d’alerta primerenca de qualsevol senyal que indiqui que el vostre projecte està en problemes i és una oportunitat per treballar amb un professional amb projectes experimentats. La implementació de les seves recomanacions hauria de fer que el vostre equip i el vostre projecte tinguessin més èxit i això només pot ser una bona cosa.