Com crear un programa de suggeriment dels empleats amb èxit

Les trampes d’un programa de suggeriment dels empleats mal concebuts són múltiples, llegendaris i amb més freqüència, fàcils d’evitar. Un programa de suggeriments dels empleats, que s’ha construït acuradament, que es posa en marxa amb el compromís organitzatiu, la claredat i la comunicació continuada, pot tenir un impacte positiu en la vostra línia de fons i la vostra motivació i entusiasme.

Un programa de suggeriments de treballadors mal concebuts, llançats a la pressa i sense definir, pot desactivar a la gent i generar mala voluntat, cinisme i malentesos. Aquest és el destí de molts programes de suggeriments dels empleats que es van llançar sense pensar a través d’una caixa de suggeriments dels empleats.

La vostra empresa necessita un programa de suggeriments per als empleats?

Abans de llançar un programa de suggeriments sobre els empleats, considereu la vostra cultura corporativa. Està rebent idees noves i reflexives?

Els suggeriments dels empleats ja es troben a la superfície a les reunions del personal i en una conversa casual? Si és així, potser es requereixin mètodes més informals per cultivar noves idees en lloc d'un programa de suggeriments per a empleats o d'una caixa de suggeriments per a empleats.

Potser podeu programar sessions departamentals de pluja d'idees o generar idees sobre temes concrets durant parts de la vostra reunió setmanal de personal. Podeu establir un dia al mes per a un dinar en què es demana a tots els empleats que presentin almenys una idea.

Podeu demanar als vostres directius que aportin tres idees sobre els empleats a la reunió de cada gestor. La creativitat us serveix bé en la generació d’idees.

Si no, comenceu preguntant-vos què hi ha de la vostra cultura actualment està sufocant idees? Aquests problemes continuaran existint quan implementeu un programa de suggeriments per als empleats? Si és així, el vostre programa de suggeriments sobre els empleats ha d'eliminar o evitar aquestes barreres abans de començar.

Els programes de suggeriments dels empleats, incloent el quadre de suggeriments sovint implementat, han de ser construïts i implementats acuradament, ja que són difícils, difícils de mantenir, requereixen molt de temps, poden causar sentiments més durs que resultats positius i han de ser controlats estrictament i de forma justa.

Elements d'un programa de suggeriments d'empleats amb èxit

Alguns programes de suggeriments dels empleats han tingut èxit, però els programes de suggeriments dels empleats que van tenir èxit van compartir elements comuns d’èxit. Podeu fer una pausa pel nombre de factors que es consideren importants per a l’èxit del programa de suggeriments dels empleats, però són factors comuns a qualsevol procés de treball reeixit que triga el temps dels empleats i ofereix la possibilitat de recompenses i reconeixements significatius.

Si seguiu un programa de suggeriments sobre els empleats, el següent ha de succeir pel seu èxit.

Nomenar un equip de revisió de suggeriments entre funcions

Un equip multifuncional ha de revisar els suggeriments que s'han de reconèixer en 48 hores. Si aquest equip és tots els directius o tots els directors, es pot percebre com un canvi fora de contacte o bloqueig. Tanmateix, tindrà el poder d'implementar els suggeriments que rep.

Si es tracta d’altres empleats, el procés pot requerir molt de temps i percebre els seus interessos. El contracte d’administració sènior i la propietat esdevenen un segon pas en el procés d’aprovació. Les persones de l’equip han d’estar disposades a canviar i estan disposades a preguntar-li "per què no" en lloc de "per què"?

Les finances, especialment i tots els altres departaments, han de ser representats a l’equip de revisió de suggeriments. Si els directius o els directors revisen els suggeriments, la revisió ha de formar part d'una reunió programada regularment, amb suggeriments distribuïts i considerats amb antelació.

Si l’equip es reuneix més sovint que mensualment, esdevé més treball del que la gent sol fer. Gireu els membres d'aquest equip de 4 a 6 vegades l'any, però no tots els membres alhora, si el vostre equip de revisió de suggeriments ha estat seleccionat per un equip de treballadors que funcioni de manera transversal. L’elecció dels membres de l’equip per a l’equip de revisió de suggeriments hauria de reflectir com s’aconsegueix el negoci en la vostra cultura.

A continuació, es mostren més idees per dissenyar i administrar un programa de suggeriments efectiu per als empleats, més enllà del quadre de suggeriments.

Establiu directrius per al vostre programa de suggeriments per a empleats

Comunicar públicament el procés de presentació i revisió de suggeriments

El procés decidit per a la presentació i la revisió dels suggeriments del programa de suggeriments dels empleats ha de ser comunicat públicament. Compartiu totes les directrius i, especialment, els objectius que intenteu aconseguir, iniciant un programa de suggeriments per a empleats.

Establir directrius per al procés de suggeriment dels empleats

Haureu de definir directrius, com ara quins temes estan oberts als suggeriments. Probablement s’inclouen idees que afectin l’estalvi de costos, la qualitat, la productivitat, la millora del procés, la generació d’ingressos i la millora del moral.

En cas contrari, com a gerent d'una petita empresa a Florida va descobrir quan va prometre un suggeriment de 25 dòlars per empleat a la caixa de suggeriments dels empleats; va rebre una sèrie de suggeriments dels empleats que els van incloure. Poseu una màquina de gelats a la sala d’esmorzar, poseu-vos una màquina de pales de blat de moro a la sala d’esmorzar i qualsevol empleat que compleixi els seus números de producció diària hauria de poder tornar a casa sense importar l’hora del dia.

El suggeriment dels empleats ha de proporcionar detalls sobre la millora

Un suggeriment dels empleats ha de ser més que un suggeriment. Ha de proporcionar alguns detalls sobre com el propositor creu que s'hauria d’implementar el suggeriment. És fàcil d’escoltar-se en una idea, per la qual cosa necessiteu que els detalls addicionals acompanyin a la idea i no sigui un pla d’acció complet, sinó almenys més detalls que una idea.

El suggeriment dels empleats ha de descriure l'impacte potencial

Definitivament es requereix el "per què" i "com" la idea afectarà a l'empresa, incloent-hi una anàlisi d'estalvi de costos. Al mateix temps, dins d’aquests paràmetres, el procés de suggeriment ha de ser senzill. Una empresa que va intentar sol·licitar suggeriments als empleats tenia un formulari de suggeriment per a empleats de tres pàgines i els directius es van preguntar per què no van rebre suggeriments sobre els empleats.

Tracteu de manera diferent amb els suggeriments sobre la feina pròpia de l’empleat

Les idees que estiguin connectades íntegrament amb la feina d’una persona no s’han de considerar ni haurien de ser tractades de manera diferent. A Toyota es generen milions de suggeriments cada any. La raó per la qual tenen tants suggeriments d'empleats és que els seus empleats estan molt enfocats a millorar els seus propis llocs de treball.

L'empleat pensa en una idea de millora, la comparteix amb el seu supervisor i, si cal, la idea es posa en pràctica immediatament. No hi ha cap procés que requereix molt de temps ni un grup de directius que ha de tenir en compte la majoria d’idees. En aquest escenari, els directius han de ser capaços de recompensar les persones que plantegin idees que s'ajustin als paràmetres del programa.

Empleneu un empleat a càrrec del programa de suggeriments dels empleats

Heu de designar un administrador per al programa de suggeriments dels empleats que s'assegurarà que el procés es mogui tal i com s'havia promès. Una empresa de fabricació de mida mitjana de Michigan es va trobar amb una llista de més d'un centenar de suggeriments que es trobaven embolicats en un comitè de revisió que seguia ajornant reunions. Quina conversa moral per a les persones que, amb tant d'esperança, havien convertit aquests suggeriments en consideració.

Comunicar el procés de suggeriment i els objectius

Comunicar públicament el procés que es decideixi amb totes les directrius i, especialment, els objectius que intenta aconseguir, iniciant un programa de suggeriments per als empleats. Definiu directrius com ara els temes oberts a suggeriments: estalvi de costos, qualitat, productivitat, millores de processos, idees que generen ingressos i millora de la motivació dels empleats i la moral positiva.

Un alt directiu ha de defensar el programa de suggeriments dels empleats i participar en el comitè d'avaluació. Això dóna credibilitat al programa de suggeriments dels empleats i fa que els suggeridors se sentin importants.

A continuació, es mostren més idees per dissenyar i administrar un programa de suggeriments efectiu per als empleats, més enllà del quadre de suggeriments.

Recompenses i reconeixements al vostre programa de suggeriments per a empleats

La recompensa per als suggeriments implementats ha d'estar clarament definida a la portada. Si el suggeriment dels empleats és una idea d'estalvi de costos, en molts programes de suggeriments dels empleats, l'empleat rep un percentatge de l'estalvi de costos: sovint aquest premi pot ser igual al cinc per cent dels estalvis de costos provats.

Quan penseu en el vostre programa de suggeriments sobre els empleats, reconegueu que l’estalvi de costos és difícil de "provar" si no teniu un bon nombre que defineixi el procés abans que s’implementi el suggeriment dels empleats. Per tant, sovint el primer pas en una implementació de suggeriments que redueixen els costos és "mesurar" el procés per assegurar-vos de saber com funciona actualment el procés.

Altres idees de processos menys mesurables necessiten una recompensa estàndard designada.Sovint, el reconeixement és important per a l'empleat.

Les recompenses poden incloure mercaderies amb el logotip de l'empresa, certificats de regal, dinars amb un gestor de l’elecció de l’empleat, un sopar trimestral i aposta per la compra d’articles més cars dels catàlegs.

De fet, donada la dificultat de mesurar el resultat de molts suggeriments dels empleats, algunes empreses ofereixen aquestes recompenses de reconeixement fins i tot quan les idees es van afegir a la línia de fons de manera substancial. No obstant això, això no és tan motivador com l’empleat que rep una part dels estalvis realitzats durant un període de temps definit, com ara un any.

Comentaris al vostre programa de suggeriments per a empleats

Feu el feedback a les persones amb suggeriments privats, especialment si es rebutja la idea. En cas contrari, la gent es mostrarà contrariada a sortir del coll oferint suggeriments extraordinaris i, possiblement, els més fructífers.

D’altra banda, quan s’implementa un suggeriment sobre l’empleat i es tradueix en una recompensa, reconeixem públicament la contribució en una reunió de personal, amb el permís de l’empleat implicat. A més, podeu publicar el suggeriment dels empleats, els noms dels empleats de l’equip d’execució i la recompensa donada al suggeriment.

Mantenir els participants del programa de suggeriments dels empleats al corrent del progrés dels seus suggeriments al programa és més important que proporcionar respostes ràpides al suggerent. Els empleats només volen saber què passa al llarg de les seves idees.

En moltes organitzacions, els suggeriments semblen desaparèixer en un forat fosc des del qual poden no sorgir durant mesos: es va garantir un fracàs al programa de suggeriments dels empleats.

Un enfocament popular per a la implementació de suggeriments és incloure el suggerent en qualsevol equip d'implementació. Això també fa que els suggeriments es tornin raonables. Com a mínim, si s'accepta un suggeriment, haureu de tenir una planificació temporal per a la implementació que coneix i entén el suggerent.

Més indicadors per al vostre programa de suggeriment dels empleats amb èxit

Els programes de suggeriments dels empleats han de posar èmfasi en la qualitat dels suggeriments en lloc del nombre de suggeriments. Molts programes animen el contrari, que és una de les raons per les quals la gent es desanima amb tanta facilitat; no proporcionen molta explosió pels diners i el temps invertit.

Els suggeriments dels empleats anònims no es recomanen com a part del vostre procés de suggeriment o del quadre de suggeriments dels empleats. La gent hauria d'estar disposada a posar-se d’acord amb les seves idees. Almenys, aquest és el tipus de cultura empresarial que necessiteu per crear una organització satisfactòria.

De fet, Peter Block, un dels gurús més importants del desenvolupament de les organitzacions que treballen avui dia, s'oposa a qualsevol comentari anònim (de les enquestes dels empleats, etc.) a causa de la cultura que el feedback anònim anima. Alguns empleats no donaran suggeriments? Probablement, però pregunteu-vos quin tipus d’empresa voleu crear? Voleu animar els empleats a practicar el coratge organitzatiu.

Recompenseu no només els empleats que presentin idees guanyadores. Recompenseu i reconegueu els directius i supervisors que han fet la millor feina fomentant els suggeriments dels empleats i sortint del camí del progrés.

Penseu en la possibilitat d’incloure també clients i proveïdors com a suggeridors, sobretot perquè el programa de suggeriments del vostre empleat maduri i tingui èxit.

S'han implementat molts programes de suggeriments en el passat. La majoria va fallar a causa del fracàs de les organitzacions a prestar atenció a aquests punts.

Les persones tendeixen a iniciar programes difús i difusos que no defineixen els beneficis, les estratègies d'implementació i els sistemes de comunicació. Les persones que no aconsegueixen obtenir comentaris oportuns, deixen de presentar idees.

Si cada idea es converteix en un "per què hauríem de fer-ho" en lloc d’un "per què no hauríem de fer-ho", la gent es desanima ràpidament. El procés es converteix en una broma. O, el procés o quadre de suggeriments simplement s'ignora. Quantes caselles de suggeriments buides estan sent en empreses a Amèrica? Més del que us importaria. Utilitzeu aquests suggeriments per assegurar-vos que el procés o el programa de suggeriments dels vostres empleats prosperi.