Com executar reunions efectives que produeixen resultats

La gent passa tant de temps en reunions de negocis que convertir la jornada en resultats sostenibles és una prioritat per a organitzacions amb èxit. Les accions que fan que les reunions empresarials tinguin èxit requereixen la gestió del líder de la reunió abans, durant i després de la reunió.

Si aprofiteu aquests dotze consells de gestió de reunions de negocis, les vostres reunions i equips funcionaran millor i produiran millors resultats.

Accions per fer abans de la reunió empresarial

Les accions abans de la reunió de negocis estableixen les bases per assolir els resultats de la reunió. Podeu fer tot el seguiment necessari, però sense la feina prèvia no tindreu èxit.

Planifiqueu la reunió de negocis

Les reunions comercials eficaces que produeixin resultats comencen per la planificació intel·ligent. Primer, identifiqueu si necessiteu altres empleats per ajudar-vos a planificar la reunió (és a dir, tirar persones de pocs departaments). A continuació, decidiu el que voleu aconseguir realitzant la reunió i establint objectius factibles per a la vostra reunió.

Els objectius que fixeu per a la vostra reunió de negocis establiran el marc per a un pla de reunió eficaç. Com diu Stephen Covey en "Set hàbits de persones altament efectives", "Comenceu amb el final en ment". La finalitat de la vostra reunió determinarà l’enfocament de la reunió, l’agenda de la reunió i els participants per assistir a la reunió.

Assegureu-vos que necessiteu una reunió

És possible que soni cap enrere, però, un cop hagueu desenvolupat el vostre pla de reunions de negocis, assegureu-vos que una reunió sigui un vehicle adequat per assolir els objectius establerts. La celebració de reunions és una empresa costosa quan es té en compte el cost facturable dels assistents. Feu tot el possible per determinar si una reunió és la millor oportunitat per resoldre el problema, millorar el procés o crear una estratègia a llarg o curt termini per al vostre equip o departament.

Assegurar la participació adequada a la reunió

Si una reunió de negocis és el mitjà adequat per assolir els vostres objectius, consulteu els participants amb l'assistència necessària perquè la reunió tingui èxit. Això pot semblar una obvietat, però aixeca el líder més salvatge: els assistents clau han d'estar disponibles per assistir a la reunió.

De vegades les persones envien delegats en absència. Si un delegat assisteix al lloc d'un decisor decisiu, assegureu-vos que el membre del personal designat tingui l’autoritat per prendre les decisions finals en què es pot signar. En cas contrari, ajornar la reunió.

Distribuïu i reviseu la pre-feina abans de la reunió

Quantes reunions heu assistit que van començar amb el facilitador de reunions que va publicar una traca de paper o una presentació de PowerPoint per a debatre? És frustrant a causa de les tàctiques de llautó; la reunió es converteix en un grup d'introducció, difícilment productiu per a la vostra empresa.

Podeu fer reunions empresarials més productives i garantir resultats obtinguts abans de la reunió. Proporcionar treballs previs, gràfics, gràfics i material de lectura 48 hores abans que comenci una reunió significa que tothom ve preparat per saltar.

La documentació que us ajudarà a assolir els objectius de la reunió pot incloure els següents:

• informes i dades
• gràfics i enllaços a informació competitiva
• les vendes del mes al dia
• plans de producció
• Diapositives de Microsoft PowerPoint que il·lustren els punts clau de discussió
• minuts de reunions, notes i seguiment de reunions anteriors o reunions i projectes relacionats

Accions per dur a terme durant la reunió empresarial

Durant la reunió de negocis, si utilitzeu el temps de manera efectiva, generareu entusiasme pel tema i generareu el compromís dels participants. Les persones se sentiran part d’una cosa més gran que els seus desafiaments quotidians. Per tant, una reunió activa, ben facilitada, que posa les bases del seguiment produirà resultats de trobada.

Facilitació efectiva de les reunions empresarials

El líder de la reunió estableix un to positiu i productiu per a la interacció entre els participants de la reunió. La facilitació efectiva de les reunions comença amb la revisió dels objectius o els resultats previstos de la reunió i l’agenda. El facilitador ajuda els membres del grup a mantenir-se concentrats i productius.

El disseny de la reunió i l’agenda fixen el marc de la reunió. Com a resultat de la reunió, un facilitador eficaç, que manté els participants a la pista, garanteix el compliment dels resultats desitjats i desitjats.

Involucrar a cada participant en accions factibles

Cada grup de treball té diferents personalitats que es presenten per a reunions. Teniu companys de treball tranquils, així com persones que intenten dominar tots els punts de discussió. Ja sigui facilitant o assistint a la reunió, haureu d’implicar a cadascun dels assistents en el procés dels objectius de la reunió.

Això garanteix que cada participant s’inverteixi en el tema de la reunió i segueixi. No tindràs cap membre, ni tu mateix, tractant de portar tota la càrrega.

Creeu un pla de seguiment de la reunió de negocis eficaç

Durant la reunió de negocis, feu un pla de seguiment amb elements d'acció. Els plans efectius inclouen els següents:

• L’element d’acció específic
• El nom de la persona que s’ha apropiat per realitzar l’element d’acció
• La data de venciment de l’element d’acció
• Consens sobre el que constitueix la finalització de l’acció

Parleu dels escenaris de la vida real i les barreres d’èxit que els membres de l’equip poden experimentar a mesura que intentin aconseguir els elements necessaris per produir resultats. Si necessiteu una reunió de seguiment, configureu l’hora abans que els participants es deixin de manera que sigui al calendari de tothom.

Accions per fer després de la reunió empresarial

Les accions i la planificació abans i durant la reunió tenen un paper important a l'hora d'ajudar-vos a aconseguir resultats esperats, positius i constructius. Les teves accions després de la reunió són igual de crucials. El seguiment de la propera reunió programada mai no és suficient per aconseguir una inversió.

Publica els minuts de reunió

Publiqueu els vostres minuts i el pla d’acció en un termini de 24 hores. La gent contribuirà amb més eficàcia als resultats si es posen en marxa immediatament amb elements d’acció. Encara tenen una memòria nova de la reunió, els diferents punts de discussió i la justificació de cada element de reunió.

A més, un retard en la distribució dels minuts afectarà els resultats perquè la majoria de la gent espera que arribin els minuts abans de fer front als seus compromisos.

Seguiment efectiu de la reunió de negocis

Respectar i observar els terminis i el seguiment us ajudarà a obtenir resultats de les vostres reunions. Després de la reunió, cada persona amb un element d’acció hauria de fer un pla d’acció per complir cadascun dels seus compromisos.

Tant si escriuen els passos en el seu planificador, com delegin les tasques a una altra persona del personal, o bé completen la tasca immediatament, la persona és responsable del seguiment.

I podeu millorar els resultats de la reunió fent el seguiment de cada persona a mig camí entre les reunions. El vostre objectiu és comprovar el progrés i garantir que les tasques estiguin en marxa.

Rendició de comptes per al seguiment durant la propera reunió

Heu sentit alguna vegada en una reunió de seguiment que consistia a que cada participant digués al grup per què no van poder complir el seu compromís? L'establiment de la norma o el costum de la rendició de comptes dels resultats comença molt d'hora en el cicle de la reunió.

El seguiment del facilitador a mig camí entre les reunions ajuda, però el grup no pot mantenir els compromisos inacceptables. Feu que els participants informin dels progressos i resultats de la propera reunió amb l’esperança que tots els participants hagin complert els seus objectius atribuïts. Si una tasca està estancada, a la propera reunió vegeu si hi ha un obstacle legítim per progressar i determinar com procedir.

Divulgar el procés de reunió empresarial per a la millora contínua

La pràctica del debriefing de cada reunió empresarial és una poderosa eina per a la millora contínua. Els participants debaten per torns el que era efectiu o ineficaç sobre el procés actual de reunió de negocis. També es discuteix sobre el progrés que creuen que el grup està fent el tema en qüestió.