Com fer que les vostres reunions de gestió es produeixin esdeveniments productius

No heu de mirar molt lluny per trobar articles d’experts en gestió del temps, executius satisfets i altres gurús i experts en desacords de reunions i suggerint que eviteu, reduïu o deixeu de banda aquests esforços sovint laboriosos de les empreses.

No obstant això, de vegades només hem de complir. I sí, hi ha alguns excel·lents consells disponibles dels experts en gestió del temps, control d’agenda i regles d’ordre. L'enfocament aquí és una mica diferent, oferint algunes guies provades i veritables que ajudaran els gestors a convertir cinc tipus de reunions habituals en esdeveniments indolors i productius.

Cinc solucions de reunions comunes

1. Elimineu la mort per actualitzacions "Al voltant de la taula". Coneixes aquesta reunió. Cram de divuit persones en una habitació i després demanar a totes les persones que comparteixin una actualització que típicament sona com un intent de justificar la seva existència i fer cas per a la seva consagració en el gran saló de la fama dels empleats. Els directors generals i els líders superiors són coneguts per executar aquestes reunions, creient ingenuament que es tracta d’una manera fantàstica per a tothom d’escoltar el que passa a la firma. En realitat, la majoria de la gent s'ajusta i se centra a planificar la seva pròpia actualització que ningú no escolti.

En canvi: Per descomptat, reuniu-vos amb els vostres companys, membres de l’equip o col·legues clau, però no sucumbiu a l’enfocament "al voltant de la taula". Ofereix informació sobre una base excepcional. Comparteix notícies rellevants, incloent-hi resultats financers, grans guanys de clients o actualitzacions sobre iniciatives per a tota l'organització. A més, esteneu l’oferta perquè les persones plantegin qüestions importants. Si hi ha hagut alguna cosa notable i poc coneguda, algú hauria de compartir-lo. Si un grup necessita ajuda d’un altre grup, sol·liciteu-ho.

En cas contrari, no obligareu tots els assistents a compartir-los.

2. Reunions d'estat en general. Aquests poden ser assaltadors de temps brutals, sobretot quan es connecten com a esdeveniments recurrents i es gestionen malament.

En el seu lloc : Mai no truqueu una reunió per obtenir alguna cosa. Aprofiteu les eines tecnològiques del dia per garantir que els vostres equips de treball mantinguin una actualització d’estat actual i visible on tothom pugui veure-ho amb un clic del ratolí. Si heu de complir tallar el temps de reunió previst a la meitat o, utilitzeu enfocaments àgils i executeu sessions de "resum" curtes. Sigui draconian sobre les divagacions i les distraccions que allarguen aquestes sessions. Centreu-vos en compartir l’estat i requereixi que la gent abordi problemes fora d'aquest fòrum.

3. Reunions no estructurades de pluja d'idees. La majoria de les reunions de brainstorming són tan poc facilitades que acabem suprimint idees, donant suport a la idea del cap o generant grans llistes de coses fantàstiques en el post-it que mai no s’han sentit ni vist.

En canvi: Treballa per definir el tema de la pluja d'idees i compartir-lo amb els convidats abans de la sessió. Recopileu les vostres aportacions i consolideu-lo, publiqueu-lo o compartiu-lo sense atribució a les idees. Utilitzeu la sessió en viu per saltar i construir sobre les idees enviades, afegint-les a la llista. Resisteix la necessitat d’avaluar idees en aquesta sessió. Incorporar altres tècniques que minimitzin les pressions de socialització, com ara l’escriptura del cervell. I sobretot, consolidar les idees i crear un procés per avaluar-les, així com arxivar-les per facilitar la referència del grup en futures sessions i situacions.

4. Les revisions de les operacions que fan que la Inquisició sembli domesticada. Si alguna vegada ha patit una sessió en què el líder de la reunió, generalment un executiu, se centra en qualsevol de les funcions que lluiten o que cerquen el punt feble de la presentació de tothom i, a continuació, graella els missatgers sense pietat, ja saps el destructiu d'aquest format. No perpetueu aquest procés.

En canvi: mantenir les immersions funcionals profundes i els exàmens de proctologia corporativa privats i centrar-se en compartir indicadors, problemes i oportunitats operatius clau. La reunió de grup no és l’hora ni el lloc per desfer-se d’una àrea o un individu amb resultats baixos. Configureu una reunió de seguiment sobre el terreny, però no sotmeteu a tothom al vostre interrogatori transversal visible sobre aquest tema. No retorneu la rendició de comptes per a la millora, sinó que elimineu la crueltat i el que suposa una vergonya pública del repertori de la vostra reunió.

5. Reunions que plantegen qüestions que exigeixen decisions espontànies. Curiosament o irònicament, la sala de reunions és un dels pitjors llocs per prendre decisions ràpides. Si plantegeu un problema per primera vegada i demaneu una decisió, les persones es posen sobre el terreny i us molestaran per utilitzar aquest enfocament.

En canvi: Treballa sense parar abans de les reunions del grup per implicar els grups d'interès clau en qüestions i opcions. Sol·liciteu la vostra aportació, proporcioneu les vostres perspectives i treballeu per negociar interessos compartits. Utilitzeu el fòrum de reunions per validar els interessos de les parts interessades i identificar les seves recomanacions. Tot i que és possible que encara no tingueu la decisió immediata sense un altre o dos passos, haureu reforçat les vostres relacions de treball amb el vostre treball prèvia a la sessió.

La línia inferior per a ara

Som creacions comunitàries per naturalesa i fins i tot amb una varietat d'eines tecnològiques que ens permeten connectar-nos sense estar al mateix lloc, de vegades, només ajuda a ser cara a cara. Aprofiteu aquest temps amb prudència i mireu el vostre respecte per als participants mitjançant la realització de reunions que minimitzin la inversió temporal i maximitzeu l’intercanvi d’informació d’alta qualitat en un entorn sense perill.