Dóna-li a la confiança del seu cap amb un pla de gestió del risc

Els millors gestors de projectes tenen la plena confiança del seu gestor de línies i patrocinador del projecte. Els responsables dels seus projectes els creuen quan diuen que necessiten finançament addicional, més recursos o ajuden a resoldre un problema.

Quan esteu treballant en situacions de risc, necessiteu el kit adequat. Com un excursionista amb una motxilla de corda i grampons, necessiteu les eines per fer front al risc del projecte.

Podeu augmentar la confiança del vostre gestor en el vostre projecte amb un pla de gestió de riscos. Un simple procés de 5 passos pot transformar enormement el que el vostre cap veu el vostre projecte (i vosaltres).

Què és la gestió del risc en la gestió de projectes?

La gestió del risc en la gestió de projectes és el procés d'identificació, avaluació i resposta als riscos del projecte.

Els riscos del projecte són coses que poden afectar el projecte (de manera positiva o negativa, però en general la gent interpreta el risc com a esdeveniments que tindrien un impacte negatiu en el projecte).

Tant si el vostre projecte és gran o petit, tindrà riscos associats. Aquests podrien ser qualsevol cosa, des del risc que la vostra desfilada escolar estigui plujent davant el risc d’augmentar els preus fins a un component crític de la vostra nova placa de circuit.

El risc del projecte, si no es gestiona correctament, pot dificultar el lliurament del projecte. Els riscos sense marcar poden afegir temps al vostre horari, treballar amb el vostre temps i diners al vostre pressupost. Els directius es posen nerviosos per aquest tipus de coses. Tot això es pot evitar amb un pla de gestió de riscos.

Planificació de la gestió del risc

Un pla de gestió de riscos és una manera fantàstica d’incrementar la vostra confiança en l’habilitat del vostre equip de projectes per oferir-los, i això s’incrementa també en augmentar la confiança del vostre gestor. Voleu que creguin que podeu fer-ho, i voleu que siguin conscients del que us pot impedir el lliurament del projecte amb èxit. Un pla de gestió de riscos és una eina perfecta per fer-ho.

I endevina què? És molt fàcil començar.

La gestió del risc del projecte és un procés senzill de 5 passos. No ho fem més complicat del que ha de ser. Això és una cosa que podeu començar avui, preparar-se per discutir-la en la vostra propera reunió i acabar-la, ja que algú escriu els minuts.

Un procés de gestió de riscs de 5 passos

Igual que amb tantes parts de la gestió de projectes, la gestió del risc és un procés. Els 5 passos són:

1. Iniciar
2. Identificar
3. Avaluar
4. Planifiqueu les respostes
5. Implementar

Si aquests termes no són significatius per a vosaltres ara mateix, si us plau, seguiu-ho: vaig a explicar-ho tot.

Pas 1: Inicieu-vos

En primer lloc, voleu establir el context per a la vostra gestió de riscos al vostre entorn de gestió de projectes.

Probablement no hi ha molta feina a fer aquí perquè algú de la vostra empresa ja ha preparat una política de risc corporatiu i tot el que heu de fer és fer-ne un seguiment. Això explicarà l’enfocament de riscos de l’empresa i fins i tot podria exigir les plantilles que necessiteu. Les plantilles us estalvien sempre una feina i, per tant, no oblideu-ne també!

Fins i tot si no teniu cap política de risc corporatiu, algú que gestioni projectes al costat, pot tenir un pla de gestió de riscos del projecte que podeu copiar. Per què reinventar la roda? La reutilització de documents és imprescindible si voleu estalviar temps i fer-ne més.

Utilitzeu el que heu descobert per produir un pla de gestió de riscos per al vostre projecte. Aquesta és una part del vostre pla de gestió de projectes en general i parla de com abordareu la gestió del risc en el vostre projecte.

Si no sabeu què posar-hi, seguiu llegint. Els següents passos us donaran una millor idea del que cal parlar en el vostre pla de gestió de riscos.

Això millora la confiança per: Mostrant al vostre gerent que teniu un enfocament per fer front a la incertesa del vostre projecte i que esteu gestionant activament el risc.

Pas 2: Identificar

Quan tingueu un enfocament descrit, podeu començar a treballar-hi.

Ara identifiqueu els riscos que afectaran el vostre projecte. Aquesta és només una instantània a temps i el vostre registre de riscos és una cosa que voleu tornar una vegada i una altra per assegurar-vos que hi hagi alguna cosa nova.

Podeu identificar els riscos utilitzant una llista de riscos comuns, entrevistant els grups d'interès sobre el projecte (especialment les parts interessades difícils, ja que en general tenen molt a dir sobre el que pot sortir malament), sessions de pluja d'idees i usant el vostre sentit comú.

Busqueu coses que puguin causar problemes si alguna vegada hagin passat. (Recordeu que els riscos encara no s'han produït. Els problemes del projecte són coses que ja han passat.)

Tot i que ho feu, haureu d’implicar-vos amb altres persones. Només, no tindreu la imatge completa i acabareu perdent coses.

Qualsevol persona pot identificar els riscos i ha de ser identificat. Com a gestor de projectes, la vostra feina és animar els vostres companys a augmentar els riscos amb vosaltres, de manera que, com a equip, pugueu fer alguna cosa.

Tots els riscos identificats s'han de registrar al registre de riscos. Si teniu un coordinador de projecte a l’equip o una persona de suport al projecte, poden fer-ho. En cas contrari, és part de les tasques administratives que haureu de fer.

Això millora la confiança per: Demostrar que esteu conscients dels riscos clau que poden afectar el vostre projecte i que teniu un mitjà per mantenir-vos contínuament conscient de nous riscos.

Pas 3: avaluar

Els riscos es valoren després per la probabilitat i l'impacte. Aquest article detallat sobre com avaluar un risc de projecte us cobreix. Doneu-li una bona lectura si no esteu familiaritzats amb el procés.

Com a mesura addicional, també es pot avaluar la proximitat, la qual cosa significa que el risc és que es produeixi a temps. Un risc amb alta proximitat podria succeir aviat. Un risc amb poca proximitat podria passar en algun moment del futur llunyà. Això us pot donar un altre factor per prioritzar el vostre temps i energia a l'hora de fer front als riscos.

Això millora la confiança per: Assegureu-vos que el vostre gerent i tots els membres de l’equip tinguin una idea clara del que passaria si algun d’aquests riscos es materialitzés realment.

Pas 4: Planifiqueu les respostes

Ara arribem a la part carnosa del vostre pla de gestió de riscos. En aquest pas, esbrinarà com gestionar el risc identificant una resposta adequada.

Ho fem perquè fins ara tot el que teniu és una llista del que podria passar per llançar el vostre projecte fora del curs en el futur i quina quantitat seria gran. El que el seu gerent voldrà saber a continuació és: Què faràs al respecte?

En general, hi ha 4 coses que podeu fer per abordar i gestionar el risc del projecte. Ells son:

• Eviteu-ho
• Transferència
• Mitigació (és a dir, reduir)
• Accepta.

Aquests es detallen detalladament en aquesta profunda immersió en estratègies de resposta al risc per al risc negatiu.

Alguns dels vostres riscos poden tenir un resultat positiu. Per exemple: hi ha el risc que vengueu tant del vostre nou producte que bloquegi les línies telefòniques. Seria un problema que tinguéssim un bon problema, però encara hem de planificar.

Hi ha diverses maneres de preparar-se per a un risc positiu, incloent:

• Explotació
• Compartir
• Millorar
• Accepta.

Es discuteixen amb més detall sobre les estratègies de resposta al risc per al risc positiu.

Haureu de determinar quina estratègia de resposta és la millor per a tots els riscos del vostre registre. Per exemple, podeu decidir que el risc de col·lapsar el sostre de la fàbrica és quelcom que simplement acceptareu, ja que no és probable que passi. Tanmateix, el risc que la intoxicació alimentària tregui a la meitat de la vostra força de treball sigui una cosa que mitigareu activament per reconvertir a tot el vostre personal de restauració. Si ha passat abans i, en realitat, és bastant probable llevat que feu alguna cosa al respecte, voldreu mitigar el risc.

Un cop identificada i acceptada la resposta, es pot nomenar als propietaris de riscos per dur a terme el pla d'acció de gestió de riscos. En altres paraules, necessiteu que algú sigui responsable de veure les tasques que accepteu.

Això millora la confiança per: Mostrant al vostre gerent que heu tingut en compte què fer sobre les coses que poden causar problemes per al vostre projecte i que esteu posant en marxa plans per reduir la incertesa i el risc del projecte.

Pas 5: Implementeu

El vostre pla de gestió de riscs hauria d’incloure ara qui serà el responsable de realitzar les activitats de mitigació de riscos per a cada risc. Ara haurien de treballar a través d’aquestes tasques per gestionar activament els riscos oberts.

Això millora la confiança per: Demostrar que vostè i el seu equip de projectes poden seguir el que vau dir que faríeu. En informar sobre el que heu aconseguit i sobre els riscos que heu reduït, mostra al vostre equip directiu que esteu decidit a oferir i fer el que calgui perquè el vostre projecte sigui resistent al futur contra problemes.

Un cop passat un risc - quan ja no és rellevant perquè ja ha passat o ja no pot passar - podeu tancar-lo des del registre de riscos.

Posar en marxa aquest pla de gestió de riscos del projecte pot diferenciar-vos d'altres gestors. El vostre propi cap tindrà l'evidència que podeu pensar de manera estratègica i creativa sobre el que pot provocar que el vostre projecte s’hagi de desenganxar i, el més important, fer alguna cosa. Seràs la persona que gestiona els problemes abans de succeir, arrossegant els barrots i preparats per a qualsevol cosa.

Ser considerat que és bo per gestionar el risc del projecte és una manera segura de ser considerat com una parella o mans segures per part de la direcció. No necessiteu gaires experiències ni certificats per començar a gestionar amb èxit el risc del projecte (encara que hi hagi titulacions formals en gestió de riscos). Aquest fàcil procés de 5 passos aviat farà que la gestió del risc del projecte estigui incrustada als plans del vostre projecte.