Directrius de facturació legal o hores facturables

El seguiment i el temps de facturació als clients és una part important i inevitable de treballar en un bufet d'advocats. Els socis, associats, paralegals, personal de suport als litigis i altres cronometradors facturen el seu temps en increments de sis, deu o quinze minuts, depenent de la política de l'empresa i de les directrius dels clients. Si no podeu facturar el vostre temps, l'empresa no pot facturar al client i no es paga la signatura. Per tant, el cronometratge és una funció vital per a l'èxit del bufet.

A mesura que augmenten les despeses legals, els clients han esdevingut més conscients dels costos i més intel·ligent. En conseqüència, els clients examinen les factures legals més de prop i fan servir diverses aplicacions de base de dades per ordenar i analitzar electrònicament les dades de facturació. Una tendència creixent cap a la facturació electrònica (factures electròniques) ha sotmès les factures legals a un major control, negociació i disputa.

Tant si sou nous en el temps de facturació com en un guardià de veterans, els consells següents us poden ajudar a crear entrades de temps precises, precises i precises.

Descripcions de facturació detallades

Les descripcions detallades de les tasques són un component fonamental d’una factura ben elaborada. És important que la descripció dels vostres esforços contingui detalls suficients per permetre al revisor avaluar la naturalesa i el mèrit de la tasca.

Trobar l’equilibri adequat entre la brevetat i el detall pot ser complicat. Una descripció de la tasca que és massa llarga i fictícia augmenta l'ambigüitat i dilueix la comprensió. Una descripció massa breu fa que sigui difícil avaluar l’adequació de la tasca realitzada i el temps gastat. Per exemple, frases superficials com "revisió de fitxers", "preparació de proves" i "revisió de documents" fan poc per explicar la història del que heu fet i per què heu realitzat una tasca particular. En lloc de "revisar els documents", una millor descripció és "Revisió del segon conjunt d'interrogants del demandant".

Eviteu la facturació de blocs

La facturació de blocs és la pràctica de llistar un grup de tasques en un resum de blocs sota una sola entrada. Per exemple: "Projecte de peticions interrogatives; conferència telefònica amb el Dr. Brown: informe d'experts; resumeix la deposició del senyor Smith; revisar i revisar la correspondència amb un advocat contrari. 7,3 hores."

Els clients reconeixen la facturació de blocs com una estratègia per dissimular la ineficiència. A més, molts tribunals no permeten la facturació de blocs, ja que dificulta el reemborsament efectiu dels honoraris d'advocat després d'un judici. Una forma de facturació més eficaç és detallar separadament cada activitat independent i el seu temps corresponent.

Grava el temps ràpidament

La gravació del temps immediatament després de completar una tasca és la millor manera d’assegurar la precisió. L’intent de reconstruir activitats després d’aquest dia (o setmanes o mesos) és difícil i fomenta el "farcit de temps" (inflant el temps real dedicat a una tasca per omplir els buits del temps que no es té en compte).

Potser no és pràctic introduir cada tasca al vostre programa de cronometratge en el moment de fer-ho. Per tant, és aconsellable desenvolupar un sistema de gravació de temps que fomenti el seguiment ràpid del temps. Alguns cronometradors dicten cada tasca immediatament després que la realitzin i la transcrivissin al final del dia. Altres troben que és més fàcil mantenir un quadern de temps, enregistrar cada tasca a mà i, a continuació, introduir-lo (o tenir un secretari introduint-lo) al final del dia, la setmana o el període de facturació.

Recordeu el vostre públic

Igual que qualsevol document que prepareu per a la revisió d’altres persones, és important tenir en compte el vostre públic quan enregistreu les entrades del temps. És possible que conegueu l’individu que revisi els vostres comptes: potser l’assessor intern assignat al fitxer. Tanmateix, compreneu que la revisió pot no acabar aquí. En molts casos, una factura és processada per diverses persones a diferents nivells dins i fora de l'empresa, inclosos professionals legals, comptables amb la corporació client i auditors de tercers. En gravar el vostre temps, el millor és evitar abreviatures, argot i argot complexa.

Utilitzeu una terminologia legal concisa, però tingueu en compte que els vostres fulls de temps poden ser revisats per persones que no estan formats a la llei.

Familiaritzeu-vos amb les polítiques de facturació de clients

Cada client té les seves pròpies polítiques i procediments de facturació.Aquestes polítiques sovint es troben a la carta de retenció o compromís del client. Aquestes polítiques de facturació poden establir limitacions de personal, directrius pressupostàries, polítiques de desemborsament i directrius específiques de cronometratge. En ser conscient de les regles bàsiques al principi, podeu donar compte del vostre temps de manera més responsable i satisfer les expectatives dels clients.

Els clients corporatius fan un major ús de la facturació basada en tasques. La facturació basada en tasques fa un seguiment de la tasca de facturació per litigis d’una empresa. A cada activitat de fons se li assigna un codi informàtic preseleccionat pel client. La factura codificada s’ordena i analitza de manera electrònica i permet una anàlisi en profunditat de la factura. Una part de familiaritzar-se amb les polítiques de facturació dels clients és aprendre i aplicar correctament la infinitat de codis de facturació basats en tasques especialitzats únics per a cada client.